Project & Operations Specialist
La version française suit.
This is a hybrid position based out of the CIFAR office located in the MaRs Discovery building. Staff are required to be in the office three days a week, ensuring a balance of in-person collaboration and flexibility.
This posting is for a newly created position.
About CIFAR:
The Next Leap Starts Here. At CIFAR, we don’t just solve complex challenges; we imagine new possibilities for humanity. We are a global catalyst for breakthroughs, mobilizing the world’s most brilliant minds to tackle the questions that define our future. Founded in Canada and connected to the world, CIFAR is a not-for-profit research organization that provides the platform for high-risk, high-reward research. When you join CIFAR, you aren’t just taking a job: you are joining a community dedicated to the long-term benefit of people and the planet.
For more information, please visit our website.
The Opportunity
Reporting to the Head, Research Strategy & Operations, the Project & Operations Specialist plays an important role in supporting the day-to-day operations of CIFAR's Research Department. This is an exciting opportunity for someone who enjoys variety, thrives in a collaborative environment, and is motivated by improving how work gets done.
In this role, you’ll bring structure and momentum to departmental and cross-departmental projects, setting up workbacks, tracking milestones, and helping keep people accountable so priorities stay on track. You’ll also contribute to identifying and building practical process improvements, including workflow automations and AI-enabled solutions, that help free up time across the department and improve responsiveness to our research community. As part of a varied mandate, you’ll administer CIFAR's Catalyst Grants program, coordinating cycles from application intake through assessment and reporting.
If you're someone who enjoys finding practical ways to improve workflows, keeping multiple projects organized, and working with a variety of people across an organization, we'd love to hear from you.
Key Responsibilities & Impact:
In this role, you will:
- Coordinate and track a variety of departmental projects, helping to keep priorities organized, timelines on track, and stakeholders informed across multiple concurrent initiatives.
- Support departmental planning, budgeting, and performance management processes by preparing materials, coordinating inputs, and tracking actions, decisions, and deliverables.
- Identify opportunities to improve processes and reduce manual work through automation, AI-enabled tools, and better use of operational systems, while supporting the implementation of approved improvements.
- Administer and support key operational platforms, including grant management and project management systems, ensuring they are well maintained and effectively used across the department.
- Develop and maintain project documentation, operational procedures, templates, and shared resources that promote consistency and efficiency.
- Coordinate the day-to-day administration of CIFAR's Catalyst Grants program, supporting the annual grant cycle from application through reporting while ensuring accurate records, communications, and grant administration.
- Collaborate with colleagues across the Research Department and partner teams, including Finance and IT, to support departmental operations, meetings, events, and cross-functional initiatives.
- Build strong working relationships with internal and external stakeholders while providing responsive, high-quality operational support.
About You
You are an organized and proactive operations professional who enjoys building better ways to do things, whether that’s setting up a clean project tracker, automating a manual process or documenting a workflow so that it runs consistently with or without your involvement. You combine strong attention to detail with a technical mindset, and you’re motivated by finding more efficient ways to get things done.
You bring:
- A bachelor's degree or an equivalent combination of education and experience.
- 3–5 years of experience in project coordination, research administration, operations, grants administration, business operations, or a related field.
- Experience coordinating multiple projects and priorities.
- Experience in a research, academic, or not-for-profit environment is considered an asset, as are certifications such as CAPM, PMP, Agile, Lean, or Certified Research Administrator.
- Strong technical aptitude and confidence working with systems such as CRM platforms (e.g., Salesforce), project management software (e.g., Asana), online application systems, and productivity tools.
- Experience supporting process improvements, workflow automation, or operational efficiencies.
- Excellent organizational, analytical, and problem-solving skills.
- Strong written and verbal communication skills with the ability to build effective working relationships across teams.
- The ability to work independently while contributing to a collaborative, high-performing team.
Hiring Salary Range
$65,662.50 – $77,250.00, with the ability to progress to a maximum of $88,837.50. To ensure fair and equitable pay at CIFAR, placement on the salary range will be based on your years of experience, skills, and qualifications relevant to the role.
What We Offer
Just as we champion the world's best researchers, we champion our people. We offer a culture of collaboration, courage, clarity and curiosity. Our benefits prioritize your well-being, growth and inclusion so you can do your best work in a community of extraordinary thinkers.
Our team members benefit from
- Comprehensive wellness and benefits - extended health coverage, mental health supports, a defined benefit pension, 4 weeks’ vacation, and “CIFAR Days” (days off with pay) throughout the year.
- Opportunities for learning and growth - supported by professional development resources.
- An inclusive, collaborative culture - grounded in our values the “4Cs” (Collaboration, Curiosity, Courage and Clarity), where diverse perspectives are valued and ideas are encouraged.
- Work Flexibility - We encourage a hybrid working model that includes work-from-home arrangements with a minimum of 3 days in the office and Focus Fridays (meeting-free Fridays every week).
- Employee Focused - We offer generous maternity and parental leave top-ups and a flexible work environment, including CIFAR Days (designated days off in addition to vacation allotments).
Apply:
Qualified applicants are invited to apply by July 26 at 11:59pm. We appreciate your interest in this opportunity, however, only those selected for an interview will be contacted via email.
Our Commitment to Inclusion
CIFAR is committed to equity, diversity and inclusion. We recognize that bringing together individuals from multiple backgrounds, perspectives and experiences is integral to advancing excellence and increasing the impact of our organization. Our leadership, staff and volunteers strive to create an equitable, diverse and inclusive workplace and, in turn, an environment that will give our diverse global community of researchers the support to successfully address the most important questions facing science and humanity. Ensuring that every person feels valued and welcome, regardless of age, education, sexual orientation, gender expression and identity, parental status/responsibility, immigration status, Indigenous status, religion, disability, language, race, place of origin, ethnicity, culture, socio-economic status, and other attributes is vital to achieving our mission. We strongly encourage applications from members of our society who face systemic barriers and biases, including, but not limited to, women, Indigenous persons, members of visible minority/racialized communities, 2SLGBTQ+ persons, members of marginalized gender identity communities, and persons with disabilities. Applicants may confidentially self-identify at the time of application.
ACCESSIBILITY FOR APPLICANTS WITH DISABILITIES - CIFAR is committed to providing accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005, and the Ontario Human Rights Code. To request a reasonable accommodation, please email [email protected] and include the term ‘Accessibility’ in the Subject Line, or call 416-971-4251. Please provide your name, preferred contact method, and a detailed description of the nature of any accommodation that you may require. Please include any materials or processes that may be used to ensure your equal participation.
CIFAR frequently communicates in both official languages and our preference is to hire employees who are fluent in both English and French where possible. Other languages are also considered an asset. For a French version of the job posting, please visit www.cifar.ca.
CIFAR is supported by the governments of Canada, Alberta, and Quebec, as well as international partner organizations, individuals, foundations, and corporations.
Spécialiste, Projets et activités opérationnelles
English version above
Il s'agit d'un poste hybride basé dans le bureau du CIFAR situé dans le bâtiment MaRs Discovery. Le personnel doit être présent au bureau trois jours par semaine, garantissant un équilibre entre collaboration en personne et flexibilité.
Cette offre concerne un poste nouvellement créé.
À propos du CIFAR :
La prochaine avancée prend forme ici. Au CIFAR, nous ne faisons pas que relever des défis complexes : nous imaginons de nouvelles possibilités pour l’humanité. Catalyseur d’innovations majeures, nous mobilisons les plus brillants cerveaux du monde pour nous attaquer aux grands enjeux de demain. Fondé au Canada et résolument tourné vers le monde, le CIFAR est un organisme de recherche à but non lucratif qui sert de tremplin aux projets de recherche les plus ambitieux. Travailler au CIFAR, c’est plus qu’un simple emploi : c’est intégrer une équipe qui se consacre à bâtir un avenir meilleur pour les gens et la planète.
Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter notre site Web.
L’offre d’emploi
Relevant de la direction, Stratégie et activités de recherche, la ou le spécialiste, Projets et activités opérationnelles contribue de manière importante au bon déroulement des activités quotidiennes du Service de la recherche du CIFAR. Il s’agit d’un défi taillé sur mesure pour une personne qui aime la variété, carbure au travail d’équipe et souhaite faire évoluer les méthodes de travail.
Ce rôle consiste à structurer et à faire avancer les projets du Service de la recherche et les projets transversaux. Plus concrètement, vous établirez les échéanciers, assurerez le suivi des étapes clés et veillerez à ce que tout le monde assume ses responsabilités afin de garantir le maintien des priorités. De plus, vous contribuerez activement à l’optimisation de nos façons de faire. Par l’automatisation des tâches et le recours à des solutions propulsées par l’IA, vous ferez gagner un temps précieux à l’équipe tout en nous permettant de répondre plus rapidement aux besoins de notre communauté de la recherche. Parmi vos diverses responsabilités, vous assurerez la gestion du programme de subventions Catalyseur du CIFAR en en coordonnant les différentes phases, de la réception et de l’évaluation des demandes à la production des rapports.
Si vous aimez trouver des façons concrètes d’améliorer les méthodes de travail, coordonner plusieurs projets à la fois et collaborer avec des personnes de différents secteurs, nous vous invitons à poser votre candidature.
Vos responsabilités principales et votre impact
La ou le titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :
- Assurer la coordination et le suivi de toutes sortes de projets internes, en veillant à la bonne gestion des priorités, au respect des échéanciers et à une communication efficace avec les parties prenantes dans le cadre de plusieurs initiatives menées de front;
- Contribuer aux processus de planification, de budgétisation et de gestion du rendement du Service de la recherche en préparant les documents requis, en coordonnant la collecte des données et en assurant le suivi des interventions, des décisions et des livrables;
- Trouver des façons d’améliorer les processus et de réduire le travail manuel grâce à l’automatisation, aux outils propulsés par l’IA et à une meilleure utilisation des systèmes opérationnels, tout en soutenant le déploiement des améliorations retenues;
- Gérer et soutenir les principales plateformes opérationnelles, notamment les systèmes de gestion des subventions et des projets, afin d’en assurer l’entretien adéquat et l’utilisation efficace par le Service de la recherche;
- Élaborer et tenir à jour la documentation relative aux projets, les procédures opérationnelles, les modèles et les ressources partagées dans un souci d’harmonisation et d’efficacité;
- Assurer la coordination des activités courantes du programme de subventions Catalyseur du CIFAR en prenant en charge toutes les étapes du cycle annuel – de la réception des demandes à la production des rapports –, tout en assurant l’exactitude des dossiers, la fluidité des communications et la gestion des subventions;
- Contribuer aux activités du Service, aux initiatives transversales et à l’organisation des réunions et événements, en collaboration avec les collègues du Service de la recherche et des services partenaires, dont les Finances et les TI;
- Établir de solides relations de travail avec les parties prenantes internes et externes, tout en offrant un soutien opérationnel réactif et de grande qualité.
Votre profil
Vous êtes une personne organisée, proactive et à l’aise dans un rôle opérationnel. Vous prenez plaisir à améliorer les façons de faire – qu’il s’agisse de mettre en place des outils de suivi de projet, d’automatiser des tâches manuelles ou de documenter les processus afin d’en assurer l’exécution uniforme, avec ou sans votre intervention. Alliant souci du détail et esprit technique, vous êtes constamment à la recherche de manières plus efficaces d’accomplir le travail.
Vous possédez ce qui suit :
- Diplôme universitaire de premier cycle, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle;
- Trois à cinq ans d’expérience en coordination de projets, en gestion opérationnelle, en administration de subventions ou de programmes de recherche (ou dans un domaine connexe);
- Expérience de la coordination de plusieurs projets et de la gestion de priorités multiples;
- Expérience acquise au sein d’un environnement universitaire, scientifique ou communautaire et titre de compétence reconnu (CAPM, PMP, Agile, Lean ou Certified Research Administrator) (un atout);
- Solides aptitudes techniques et capacité à travailler avec des systèmes de gestion de la relation client (p. ex., Salesforce), des logiciels de gestion de projet (p. ex., Asana), des systèmes de dépôt de candidatures en ligne et des outils de productivité;
- Expérience dans le domaine de l’amélioration des processus, de l’automatisation des flux de travail ou de l’optimisation opérationnelle;
- Esprit d’analyse, capacité à résoudre les problèmes et sens de l’organisation remarquables;
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale, doublées d’une capacité à établir des relations de travail fructueuses avec différentes équipes;
- Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant au succès d’une équipe collaborative et hautement performante.
La rémunération
Se situe entre 65,662.50 $ et 77,250.00 $ à l’embauche et peut progresser pour atteindre un maximum de 88,837.50 $. Dans un souci d’équité salariale, le CIFAR détermine le positionnement dans l’échelle de rémunération en fonction de l’expérience, des compétences et des qualifications liées au poste.
Ce que nous offrons
De même que nous soutenons l’élite mondiale de la recherche, nous soutenons aussi nos talents. Nous offrons une culture organisationnelle axée sur la collaboration, le courage, la clarté et la curiosité. Notre régime d’avantages sociaux priorise votre mieux-être, votre évolution professionnelle et le maintien d’un environnement inclusif pour vous permettre d’exceller au sein d’une communauté de talents remarquables.
Les membres de notre équipe profitent de nombreux avantages :
- Régime complet d’avantages sociaux et de prestations mieux-être – assurance maladie complémentaire, services de soutien psychologique, régime de retraite à prestations déterminées, quatre semaines de vacances et « jours CIFAR » (congés payés) pendant l’année;
- Possibilités d’apprentissage et de perfectionnement – accompagnées de ressources de perfectionnement professionnel;
- Culture d’inclusion et de collaboration – mettant en valeur la diversité des points de vue et encourageant le partage d’idées, en accord avec nos 4 C (collaboration, curiosité, courage et clarté);
- Modalités de travail variables – modèle hybride alliant télétravail et présence minimale de trois jours au bureau, en plus d’offrir des vendredis sans réunions chaque semaine pour vous permettre de vous concentrer sur vos dossiers;
- Gestion à échelle humaine – généreux compléments aux prestations de congé de maternité et parental, et environnement de travail flexible comprenant des « jours CIFAR », soit des congés payés en plus des jours de vacances annuels.
Postulez:
Les personnes qualifiées sont invitées à soumettre leur candidature d’ici le 26 juillet à 11:59pm EST. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste et communiquerons par courriel uniquement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.
Notre engagement en faveur de l’inclusion
Le CIFAR accorde une grande importance à l’équité, à la diversité et à l’inclusion. Nous reconnaissons qu’il est essentiel de réunir des personnes d’origines, de perspectives et d’expériences diverses si nous voulons faire progresser l’excellence et accroître les retombées de notre organisation. Les membres de la direction, le personnel et nos bénévoles s’efforcent de créer un milieu de travail équitable, diversifié et inclusif; en retour, ce milieu donnera à notre communauté mondiale de recherche le soutien qui lui permettra de se pencher avec succès sur les questions les plus importantes auxquelles la science et l’humanité sont confrontées. Pour mener à bien notre mission, il est essentiel que chaque personne se sente valorisée et accueillie, peu importe son âge, son niveau de scolarité, son orientation sexuelle, son expression et son identité de genre, son statut ou sa responsabilité parentale, son statut d’immigrant ou d’Autochtone, sa religion, son handicap, sa langue, sa race, son lieu d’origine, son ethnicité, sa culture, son statut socio-économique ou toute autre caractéristique. Nous encourageons vivement les membres de la société qui sont confrontés à des obstacles et à des préjugés systémiques à présenter leur candidature, y compris, mais sans s’y limiter, les femmes, les membres des Premières Nations, les membres de minorités visibles ou racisées, les personnes LGBTQ2S+, les membres de communautés d’identité de genre marginalisée et les personnes handicapées. Les candidates et candidats peuvent s’identifier de manière confidentielle au moment de la présentation de leur candidature.
ACCESSIBILITÉ POUR LES CANDIDATES ET CANDIDATS PRÉSENTANT DES HANDICAPS – Le CIFAR s’engage à offrir un accommodement raisonnable aux personnes présentant des handicaps pendant les processus d’embauche et de sélection, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, 2005, et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Pour faire une demande de mesure raisonnable d’adaptation, veuillez écrire à l’adresse [email protected] et mettre en objet « Accessibilité » ou appelez au 416 971-4251. Veuillez fournir votre nom, le moyen de communication que vous préférez, ainsi qu’une description détaillée de la nature des mesures d’adaptation dont vous pourriez avoir besoin. Veuillez mentionner tout matériel ou processus susceptible d’être utilisé pour garantir votre égalité d’accès à l’emploi.
Le CIFAR communique fréquemment dans les deux langues officielles et désire embaucher des employés qui maîtrisent la langue française et la langue anglaise, autant que possible. La connaissance d’autres langues est également considérée comme un atout.
Le CIFAR reçoit le généreux soutien des gouvernements du Canada, du Québec, de l’Alberta, de partenaires canadiens et étrangers, ainsi que de donateurs individuels, de fondations et d’entreprises.
