CONCOURS RÉSERVÉ AU PERSONNEL DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX
Remplacement à temps complet
Lieu de travail : 400 boul. de Maisonneuve Ouest
Sommaire des responsabilités
Sous la responsabilité du Coordonnateur, l’agent administratif assure la liaison entre son supérieur et tous les membres de l’équipe, les gestionnaires des autres secteurs de la DRI et des partenaires du réseau. Elle coordonne l’organisation des ressources humaines et matérielles du secteur en s’assurant notamment de la liaison avec les différents secteurs et les partenaires réseau. Elle coordonne les activités de secrétariat et effectue des activités relatives au support administratif et clérical de son supérieur et des cadres de son secteur au besoin. Personne responsable de l’accueil de la clientèle, de la réception téléphonique, de la gestion de l’agenda et du courrier du responsable. Elle apporte le support administratif et de secrétariat pour l’ensemble de la coordination. Elle assiste à des comités de travail à la demande du responsable.
Responsabilités principales
Personne qui assiste le Coordonnateur dans ses mandats en lui apportant un soutien administratif et assure la liaison entre le responsable et les employés du secteur. Elle effectue diverses tâches de nature administrative et assume la production de différents travaux de secrétariat pour les besoins de la coordination.
Volet A. Soutien administratif (80%)
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Tient à jour l’agenda de son supérieur, note les rendez-vous et effectue les rappels ;
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Transmet des renseignements d’usage sur demande et au besoin ;
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Assure le suivi des appels téléphoniques du supérieur et autres ;
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Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs selon les normes de l’établissement ;
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Classe les documents, les registres et les dossiers de son secteur selon la procédure établie ;
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Assure la reproduction des documents dans les délais requis ;
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Reçoit, dépouille et distribue le courrier quotidiennement ;
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Transcrit les lettres, les documents et les courriels qui lui sont demandés ;
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Rédige la correspondance de routine et en dispose selon la procédure établie ;
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Effectue les convocations aux réunions, et en assure la logistique.
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Peut y assister pour noter le compte rendu ;
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Fait la réservation de salles de réunion selon la pratique établie ;
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S’assure d’avoir les fournitures nécessaires à son travail et voit au renouvellement du matériel selon la procédure établie ;
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Vérifie, imprime et enregistre les factures en vue de leur paiement ;
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Informe sans délai son supérieur immédiat des situations problématiques, des cas litigieux, des manquements, des plaintes reçues et tout incident ou accident ;
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Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers, le tout conformément aux lois ;
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Reçoit les demandes des membres du service, donne suite ou assure le suivi auprès de son supérieur ou des autres services de la DRI ;
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S’assure que tous les relevés de présence des employés réguliers et contractuels du secteur sont remis dans les délais requis pour autorisation et traitement ;
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Prépare tous les documents relatifs aux grilles de vacances ;
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Reçoit et vérifie les formulaires administratifs complétés par les membres de l’équipe, les fait autoriser et les achemine au secteur administratif concerné ;
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Accueille et dirige les demandes d’assistance qui lui sont adressées vers les ressources concernées ;
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Apporte un soutien administratif à son supérieur dans les mandats qui lui sont confiés et à tous les membres de l’équipe ;
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Organise la logistique des déplacements et rendez-vous de son supérieur ;
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Assiste son supérieur dans sa démarche avec les autres instances et partenaires ;
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Assiste son supérieur dans l’application de politiques et procédures administratives du secteur et de la DRI ;
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Accueille le nouveau personnel, voit à l’installation, répond à leurs questions et les dirige vers les bonnes ressources ;
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Rédige ou collabore à la transcription ou la mise à jour de différents documents en respectant les règles de rédaction ;
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Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction de dossiers ;
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Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.
Volet B. Soutien aux opérations (20%)
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Réceptionne le matériel et équipement informatique reçu et récupère les bons de livraison ;
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Valide les quantités reçues et inscrites sur les bons de livraison et rapporte les écarts au responsable ;
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Procède à la prise d’inventaire des équipements reçus ;
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Suivi des demandes dans le système de requêtes Octopus ;
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Tient à jour le module de gestion des pièces dans l’application Octopus ;
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Coordonne l’importation des équipements inventoriés dans l’application Octopus ;
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Assure le suivi des entrées et sorties du matériel informatique de l’entrepôt.
Ce que nous offrons
- 4 semaines de vacances par année
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9,6 jours de maladie rémunérés
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13 jours de congé fériés
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Congés sociaux (parental, retour aux études, sabbatiques, etc.)
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Régime de retraite et de retraite progressive
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Assurances collectives (médicaments, consultations, assurance salaire, assurance vie, etc.)
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Rabais exclusifs pour le personnel
Formation académique exigée
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Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou Attestation d’études collégiales (AEC) en bureautique ou Diplôme d’études secondaires (DES);
Expérience de travail (expérience demandée)
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Expérience de trois (3) années dans un poste administratif dans le réseau de la santé
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Expérience d’un an dans le domaine d’affaire de l’informatique
Remarques
Si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada, vous devez joindre une copie de l’évaluation comparative d’études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration à votre dossier en ligne, sans quoi votre candidature pourrait ne pas être considérée. Notez que, conformément à la loi canadienne sur l'immigration, vous devez avoir le statut de citoyen canadien ou celui de résident permanent, ou encore être titulaire d’un permis de travail valide au Canada.
Seules les personnes dont la candidature a été retenue seront convoquées en entrevue.
Conformément à la
Loi sur l'Accès à l'égalité en emploi, tous les établissements de santé et de services sociaux appliquent un programme d'accès à l'égalité. De ce fait, les personnes issues des groupes visés (femme, autochtone, minorité visible, minorité ethnique et personne handicapée) sont encouragées à faire parvenir leur candidature. De plus, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Selon le contexte, le genre masculin ou féminin utilisé dans les affichages désigne aussi bien les femmes que les hommes.
