Spécialiste en administration et en engagement communautaire
Permanent, temps partiel
(lundi- jeudi, 28h par semaine) / Horaire:10h à 18h
Sommaire du Poste
Le ou la Spécialiste en administration et en engagement communautaire de L’Annexe joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du Centre Ometz pour jeunes adultes, en s’occupant de diverses tâches liées aux opérations du centre et à son offre de programmes. Le poste comprend la gestion des tâches administratives, la tenue des dossiers des client·e·s, la compilation et la production de rapports de données, ainsi que la mise en œuvre d’activités de liaison auprès des jeunes adultes à la recherche de services sociaux. La personne idéale est minutieuse, organisée et passionnée par le soutien aux initiatives communautaires qui favorisent l’autonomie et l’épanouissement des jeunes adultes.
Responsabilités
·Assurer le fonctionnement efficace du Centre Ometz pour jeunes adultes en accomplissant des tâches liées aux opérations et aux programmes du centre
·Gérer l’ensemble des tâches administratives, notamment la tenue des dossiers des client·e·s, la compilation et la production de rapports de données, ainsi que les activités de sensibilisation auprès des jeunes adultes recherchant des services sociaux
· Assurer la planification et la coordination des réunions, événements (y compris la dotation en personnel), services et rendez-vous pour le personnel et les clients
·Maintenir des systèmes de classement organisés (format numérique et papier), tout en garantissant la confidentialité des renseignements personnels et le respect des lois sur la protection de la vie privée
·Effectuer des activités de sensibilisation auprès de clients potentiels et des partenaires communautaires référents, afin de faciliter l’orientation et l’inscription aux services de L’Annexe
·Coordonner la logistique des événements, notamment la réservation des espaces et l’organisation du matériel nécessaire
· Assurer le suivi de la participation aux événements et des résultats obtenus; formuler des recommandations en vue d’une amélioration continue
· Saisir et garder à jour les données concernant les services aux clients, la participation aux programmes et les activités de sensibilisation communautaire
· Préparer régulièrement des rapports sur les résultats des programmes et les tâches administratives, selon les besoins
· Analyser les tendances de participation et d’engagement des client·e·s pour améliorer la prestation de services
Exigences
·Diplôme d’études secondaires ou équivalent; diplôme d’études collégiales (DEC) ou baccalauréat, un atout
· Expérience démontrée dans des postes de soutien administratif, idéalement dans un milieu communautaire ou de services sociaux
· Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, tout en établissant les priorités efficacement
· Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’un fort souci du service à la clientèle
· Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des équipements de bureau courants
· Capacité à travailler auprès de populations diversifiées tout en faisant preuve de professionnalisme et d’empathie
· Connaissance des lois sur la confidentialité et de la réglementation en matière de protection des renseignements personnels, particulièrement dans le secteur des services sociaux.
· Bilingue (français et anglais). Le niveau d’anglais requis est avancé selon les besoins réels du poste. La personne titulaire devra communiquer fréquemment en anglais avec des clients et des partenaires communautaires. Ces communications comprennent la coordination des rendez-vous et des horaires, la collecte et la transmission d’informations cliniques et relatives aux services ainsi que l’évaluation des besoins des clients et les réponses appropriées a ceux-ci.
Merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation à [email protected] ................................................................................................................................................................................
Administrative and Outreach Specialist
Permanent, part time
JOB SUMMARY
The L’Annexe Administrative & Outreach Specialist plays a vital role in ensuring the efficient operation of the Ometz centre for young adults by providing tasks pertaining to the operations of the centre and its program offerings. The position involves managing administrative tasks, maintaining client records, compiling and reporting on data, and providing exceptional outreach to young adults seeking social services. The ideal candidate is detail-oriented, organized, and passionate about supporting community initiatives that empower young adults.
RESPONSIBILITES
· Ensure the efficient operation of the Ometz centre for young adults by providing tasks pertaining to the operations of the centre and its program offerings
· Manage all administrative tasks, including maintaining client records, compiling and reporting on data, and providing exceptional outreach to young adults seeking social services
· Oversee scheduling and coordination of meetings, events (and staffing of), services and appointments for staff and clients
· Maintain organized filing systems (both digital and paper), ensuring client confidentiality and compliance with privacy laws.
· Outreach to potential clients and referring community partners to ensure smooth orientation and enrollment into L’Annexe services
· Coordinate logistics for events, including reserving space and organizing materials
· Track event attendance and outcomes, providing feedback for continuous improvement
· Input and maintain data related to client services, program participation, and community outreach efforts
· Prepare regular reports on program outcomes and administrative tasks as required
· Analyze trends of client participation and engagement to inform and improve service delivery
REQUIREMENTS
- High school diploma or equivalent; cegep or bachelor’s degree preferred
- Proven experience in administrative or office support roles, ideally in a community or social services setting
- Strong organizational and multitasking skills with the ability to prioritize tasks effectively
- Excellent communication skills, both verbal and written, with a focus on customer service
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and basic office equipment
- Ability to work with diverse populations and maintain a professional, empathetic attitude
- Knowledge of confidentiality laws and privacy regulations, especially related to social services
- Fluently bilingual in French and English. The level of English required for this position is advanced, based on the actual needs related to the duties of the role. The incumbent will be required to communicate frequently in English with clients and community partners. These communications involve coordinating appointments and schedules, gathering and conveying clinical and service-related information and assessing and responding to client needs.
Please submit your CV and letter of interest to [email protected]
Pay: $1,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Company pension
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Flexible schedule
- Life insurance
- Paid time off
- Vision care
- Work from home
Experience:
- Executive & Personal Assistants: 1 year (preferred)
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC H3W 3E8
