Nous recherchons un(e) spécialiste des projets RH et des services partagés pour nous aider à mettre en place, développer et consolider notre fonction RH grâce à des pratiques RH modernes et de niveau international. À mesure que notre organisation continue d’évoluer, ce poste contribuera à l’élaboration d’un modèle opérationnel RH plus solide, plus cohérent et évolutif — un modèle qui nous aidera à renforcer notre avantage concurrentiel grâce à des processus efficaces, une gouvernance rigoureuse, des cadres clairs et une mise en œuvre efficace des initiatives RH clés.
À ce poste, vous allierez deux atouts essentiels : des compétences en coordination de projets pour organiser les initiatives RH et suivre les étapes clés, ainsi qu’une compréhension globale des services RH et des processus RH fondamentaux afin de soutenir la cartographie des processus, la standardisation, la gouvernance, la conformité et l’amélioration continue.
Coordination des projets RH et suivi des étapes clés
Dans ce cadre, vous serez amené(e) à :
- Soutenir la coordination des projets RH, notamment en ce qui concerne les calendriers, les plans d’action, le suivi des parties prenantes, la documentation et le suivi des étapes clés.
- Contribuer au suivi de l’avancement des projets, identifier les risques ou les retards, et signaler les problèmes si nécessaire afin de garantir une livraison dans les délais.
- Préparer les documents relatifs aux projets, tels que les comptes-rendus de réunion, les registres d’actions, les mises à jour d’état d’avancement, les tableaux de suivi de la mise en œuvre et la documentation d’accompagnement.
- Assurer la coordination avec les parties prenantes des RH et les fonctions transversales de l’entreprise afin de soutenir la mise en œuvre des initiatives RH et le déploiement des processus.
- Contribuer à garantir que les livrables des projets RH soient organisés, visibles et réalisés conformément aux priorités et aux calendriers convenus.
Cartographie, standardisation et amélioration des processus RH
Dans ce domaine, vous serez amené(e) à :
- Contribuer à l’évaluation, à la documentation et à la cartographie des processus RH actuels afin d’identifier les lacunes, les doublons, les inefficacités ou les incohérences.
- Soutenir la conception et la documentation de processus RH simples, clairs, cohérents et évolutifs.
- Formuler des recommandations concrètes pour améliorer l’efficacité, la clarté, la cohérence et l’expérience utilisateur des processus.
- Soutenir la création de flux de processus, de procédures standard
Gouvernance, conformité et évaluations des processus
Dans ce domaine, vous serez amené(e) à :
- Soutenir les activités de gouvernance et de conformité RH liées aux processus, politiques et cadres clés des ressources humaines.
- Participer aux audits de processus, aux évaluations de conformité et aux revues de documentation afin de vérifier que les processus sont efficaces, simples, cohérents et conformes aux exigences de l’entreprise.
- Contribuer à identifier les risques liés aux processus, les lacunes en matière de contrôle, les responsabilités mal définies ou les points nécessitant des éclaircissements.
- Formuler des recommandations visant à améliorer la cohérence, l’efficacité, la simplicité et la conformité des processus.
- Apporter votre soutien à la préparation des documents d’audit, des preuves de conformité, de la documentation relative aux processus et des actions de suivi.
- Contribuer à garantir que les politiques, procédures et directives RH sont maintenues, communiquées et appliquées de manière cohérente.
Accompagnement à la gestion du changement et au déploiement des processus
Dans ce domaine, vous serez amené(e) à :
- Utiliser des outils de base de gestion du changement pour accompagner le déploiement de processus, de directives et de cadres RH nouveaux ou révisés.
- Contribuer à la préparation des analyses d’impact pour les parties prenantes, des plans de communication, des tableaux de suivi de l’état de préparation, des supports de formation et des outils de suivi de l’adoption.
- Contribuer à la création
Soutien aux politiques, directives et cadres RH
Dans ce domaine, vous serez amené(e) à :
- Soutenir la conception et la mise en œuvre de directives, de cadres et de normes de processus RH à l’échelle mondiale.
- Participer à la rédaction, à la mise à jour et à l’organisation des politiques RH et de la documentation associée, selon les besoins.
- Veiller à ce que la documentation relative aux processus et aux politiques RH soit claire, accessible et adaptée aux besoins de l’organisation.
- Contribuer à l’alignement de la documentation RH sur la gouvernance d’entreprise, les exigences de conformité et les spécificités régionales.
- Collaborer avec la direction des ressources humaines et les parties prenantes concernées pour contribuer à la mise à disposition de documents spécifiques relatifs aux politiques ou aux processus.
Soutien en matière de données, d’indicateurs et de reporting RH
Dans ce domaine, vous serez amené(e) à :
- Apporter votre soutien au reporting RH concernant les effectifs, les structures organisationnelles, l’avancement des projets, la mise en œuvre des processus et les indicateurs RH clés.
- Tenir à jour la documentation et les données nécessaires à la gouvernance RH, au reporting et à la prise de décision.
- Participer à la préparation de tableaux de bord, de synthèses d’état d’avancement et de rapports offrant une visibilité sur les initiatives RH clés.
- Utiliser les données RH et les informations sur les processus pour aider à identifier les tendances, les lacunes et les opportunités d’amélioration.
Expérience :
- 3 à 5 ans d’expérience dans les opérations RH, les services partagés RH, l’amélioration des processus RH, les projets RH ou un poste similaire.
- Une expérience dans l’accompagnement de projets RH, la documentation des processus, les initiatives de gouvernance, les activités de conformité ou la mise en œuvre de politiques.
- Une bonne compréhension des processus RH fondamentaux tels que l’intégration, le départ, la documentation relative aux salariés, les avantages sociaux, les congés, la mobilité, le SIRH, le reporting et la gestion du cycle de vie des salariés.
- Une expérience en cartographie des processus, en documentation des flux de travail, en création de procédures opérationnelles standard (SOP) ou en amélioration de la prestation des services RH.
- Une expérience professionnelle au sein d’une organisation internationale, multi-sites ou du secteur industriel serait considérée comme un atout.
Diplômes/Certifications :
- Un Baccalauréat en ressources humaines, en gestion d’entreprise, en développement organisationnel ou dans un domaine connexe.
- Une certification CHRP, CPHR ou équivalente en ressources humaines, obtenue ou en cours d’obtention, serait également considérée comme un atout.
Compétences :
- Une connaissance des outils de base de la gestion de projet tels que les plans d’action, les calendriers, le suivi des jalons, les registres des risques et le suivi des parties prenantes.
- Connaissance des outils de base de la gestion du changement, tels que la planification de la communication, l’évaluation de l’impact sur les parties prenantes, le suivi de l’état de préparation, l’accompagnement à la formation et le suivi de l’adoption.
- Connaissance des questions de conformité RH, des audits de processus, des contrôles internes ou des évaluations de conformité.
Vous possédez :
- De solides compétences en matière de coordination, d’organisation et de suivi.
- La capacité à gérer plusieurs priorités et à soutenir des initiatives RH simultanées.
- Une compréhension concrète des services RH, des flux de processus RH et des activités liées au cycle de vie des collaborateurs.
- La capacité à documenter, analyser, simplifier et améliorer les processus RH.
- Un grand souci du détail et un engagement envers la précision.
- La capacité à identifier les incohérences, les lacunes dans les processus et les contrôles, ainsi que les opportunités d’amélioration.
- De solides compétences en communication écrite et orale.
- Capacité à créer une documentation claire sur les processus, des directives, des modèles et des supports de communication.
- Une approche collaborative et orientée vers le service.
- Un état d’esprit axé sur l’amélioration continue.
- Discrétion et bon jugement lors du traitement d’informations sensibles ou confidentielles.
- Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel, PowerPoint, Word et Teams.
- Une expérience des plateformes SIRH et des outils de reporting RH serait un atout.
Capacité à communiquer en français avec notre équipe basée au Québec
Dans un environnement multiculturel et international, une bonne maîtrise de l’anglais est nécessaire pour interagir avec une partie de notre clientèle et avec les équipes internationales.
Ce que nous offrons :
- Une assurance collective entièrement prise en charge par l'employeur dès votre premier jour, car votre santé et votre bien-être sont importants.
- Un programme REER compétitif avec une contribution de l'employeur pouvant atteindre 6 % pour vous aider à bâtir votre avenir financier.
- Des célébrations et des événements annuels pour les employés, au cours desquels nous reconnaissons les réalisations et les succès que nous accomplissons ensemble.
- Un lieu de travail collaboratif et solidaire, où vos idées sont les bienvenues, valorisées et ont un impact réel.
- Des opportunités de croissance professionnelle significatives, avec la possibilité d'apprendre, de vous développer et de faire passer votre carrière au niveau supérieur.
- La possibilité de travailler aux côtés d'une équipe fière de la qualité, de la sécurité et des résultats exceptionnels qu'elle offre à nos clients.
- Soins de santé virtuels TELUS avec accès 24h/7j
- Grâce à notre partenariat avec OPUS, vous pouvez économiser sur vos déplacements quotidiens. Les employés bénéficient d’un rabais de 35 % sur le tarif régulier de l’abonnement mensuel Zone A.
Déclaration d'égalité des chances en matière d'emploi
SMARDT est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et s'engage à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié où tous les individus sont traités avec dignité et respect. Nous ne faisons aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe (y compris la grossesse, l'orientation sexuelle et l'identité sexuelle), l'origine nationale, l'âge, le handicap, les informations génétiques, le statut militaire ou d'ancien combattant, l'état civil ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, étatiques ou locales applicables.
Dans le cadre de notre processus de recrutement, Smardt procède à des vérifications des antécédents conformément aux lois applicables.
Veuillez noter que Smardt n'accepte pas les CV non sollicités provenant de recruteurs ou d'agences de placement. En l'absence d'un contrat de services signé avec une agence/un recruteur, nous n'envisagerons ni n'accepterons le paiement d'une commission de recommandation ou de frais de recrutement.
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We are looking for an HR Projects & Shared Services Specialist to help us enable, grow, and consolidate our HR function through world-class and contemporary HR practices. As our organization continues to evolve, this role will support the development of a stronger, more consistent, and scalable HR operating model — one that helps build our competitive advantage through efficient processes, sound governance, clear frameworks, and effective deployment of key HR initiatives.
In this role, you will bring together two important strengths: project coordination capabilities to help organize HR initiatives and track milestones, and a broad understanding of HR services and core HR processes to support process mapping, standardization, governance, compliance, and continuous improvement.
What You’ll Help Drive
HR Project Coordination & Milestone Support
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Support the coordination of HR projects, including timelines, action plans, stakeholder follow-ups, documentation, and milestone tracking.
- Help monitor project progress, identify risks or delays, and escalate items when needed to support timely delivery.
- Prepare project materials such as meeting notes, action logs, status updates, implementation trackers, and supporting documentation.
- Coordinate with HR stakeholders and corporate functions to support the execution of HR initiatives and process deployments.
- Help ensure HR project deliverables are organized, visible, and completed in alignment with agreed priorities and timelines.
HR Process Mapping, Standardization & Improvement
You will help us better understand how current HR processes work today and support the design of simpler, more consistent, and scalable ways of working.
In this area, you will:
- Help assess, document, and map current HR processes to identify gaps, duplication, inefficiencies, or inconsistencies.
- Support the design and documentation of HR processes that are simple, clear, consistent, and scalable.
- Provide practical recommendations to improve process efficiency, clarity, consistency, and user experience.
- Support the creation of process flows, standard operating procedures, templates, guidelines, and reference materials.
- Contribute to the implementation of standardized HR service delivery practices across regions or business functions.
Governance, Compliance & Process Assessments
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Support HR governance and compliance activities related to key HR processes, policies, and frameworks.
- Assist with process audits, compliance assessments, and documentation reviews to help confirm that processes are efficient, simple, consistent, and aligned with corporate requirements.
- Help identify process risks, control gaps, unclear responsibilities, or areas requiring clarification.
- Provide recommendations to improve process consistency, efficiency, simplicity, and compliance.
- Support the preparation of audit materials, compliance evidence, process documentation, and follow-up actions.
- Help ensure HR policies, procedures, and guidelines are maintained, communicated, and applied consistently.
Change Management & Process Deployment Support
In this area, you will:
- Use basic change management tools to support the deployment of new or revised HR processes, guidelines, and frameworks.
- Help prepare stakeholder impact assessments, communication plans, readiness trackers, training materials, and adoption follow-up tools.
- Support the creation of change materials such as FAQs, communication drafts, training guides, process summaries, and implementation checklists.
- Help monitor adoption of new processes and gather feedback to support continuous improvement.
- Support a smooth transition from current-state to future-state HR processes in a structured and practical way.
HR Policy, Guidelines & Framework Support
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Support the design and implementation of global HR guidelines, frameworks, and process standards.
- Assist in drafting, updating, and organizing HR policies and related documentation as needed.
- Help ensure HR process and policy documentation is clear, accessible, and aligned with organizational needs.
- Support alignment of HR documentation with corporate governance, compliance requirements, and regional considerations.
- Partner with HR leadership and relevant stakeholders to help deliver specific policy or process materials.
HR Data, Metrics & Reporting Support
In this area, you will:
- Support HR reporting related to headcount, organizational structures, project progress, process implementation, and key HR metrics.
- Maintain accurate documentation and data inputs required for HR governance, reporting, and decision-making.
- Assist in preparing dashboards, status summaries, and reports that provide visibility into key HR initiatives.
- Use HR data and process information to help identify trends, gaps, and opportunities for improvement.
Experience :
- 3–5 years of experience in HR operations, HR shared services, HR process improvement, HR projects, or a similar role.
- Experience supporting HR projects, process documentation, governance initiatives, compliance activities, or policy implementation.
- A good understanding of core HR processes such as onboarding, offboarding, employee documentation, benefits, leave, mobility, HRIS, reporting, and employee lifecycle administration.
- Experience with process mapping, workflow documentation, SOP creation, or HR service delivery improvement.
- Experience working in a global, multi-location, or manufacturing organization, which would be considered an asset.
Diplomas/Certifications
- A bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, Organizational Development, or a related field.
- A CHRP, CPHR, or equivalent HR certification completed or in progress, which would also be considered an asset
Skills:
- Exposure to basic project management tools such as action plans, timelines, milestone tracking, risk logs, stakeholder follow-up.
- Exposure to basic change management tools such as communication planning, stakeholder impact assessment, readiness tracking, training support, and adoption follow-up.
- Familiarity with HR compliance, process audits, internal controls, or compliance assessments.
You are someone who brings:
- Strong coordination, organization, and follow-through skills.
- The ability to manage multiple priorities and support concurrent HR initiatives.
- A practical understanding of HR services, HR process flows, and employee lifecycle activities.
- The ability to document, analyze, simplify, and improve HR processes.
- Strong attention to detail and a commitment to accuracy.
- The ability to identify inconsistencies, process gaps, control gaps, and opportunities for improvement.
- Strong written and verbal communication skills.
- The ability to create clear process documentation, guidelines, templates, and communication materials.
- A collaborative and service-oriented approach.
- A continuous improvement mindset.
- Discretion and sound judgment when working with sensitive or confidential information.
- Proficiency with Microsoft Office, especially Excel, PowerPoint, Word, and Teams.
- Experience with HRIS platforms and HR reporting tools, which would be an asset.
Ability to speak French with our team in Quebec
In a multicultural and international environment, a good command of English is necessary to interact with part of our clientele and international team.
What We Offer:
- 100% employer-paid group insurance starting on your very first day because your health and well-being matter.
- A competitive RRSP program with up to 6% employer contribution to help you build your financial future.
- Annual employee celebrations and events where we recognize the achievements and successes we accomplish together.
- A collaborative, supportive workplace where your ideas are welcomed, valued, and make a real impact.
- Meaningful career growth opportunities with the ability to learn, develop, and take your career to the next level.
- The opportunity to work alongside a team that takes pride in quality, safety, and delivering exceptional results for our customers.
- TELUS Virtual Health Care with 24/7 access
- Through our partnership with OPUS, you can save on your daily commute. Employees receive 35% off the regular monthly Zone A transit pass.
Equal Employment Opportunity Statement
SMARDT is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and diverse workplace where all individuals are treated with dignity and respect. We do not discriminate based on race, color, religion, sex (including pregnancy, sexual orientation, and gender identity), national origin, age, disability, genetic information, military or veteran status, marital status, or any other characteristic protected by applicable federal, state, or local law.
As part of our hiring process, Smardt conducts background checks in compliance with applicable laws.
Please note that Smardt does not accept unsolicited resumes from recruiters or employment agencies. In the absence of a signed Services Agreement with agency/recruiter, we will not consider or agree to payment of any referral compensation or recruiter fee.
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