Coordonnateur ou coordonnatrice, RH et bureau
Ce poste s'adresse aux candidates et candidats situés dans le Grand Montréal. En présentiel à Dorval, 5 jours par semaine.
Qui nous sommes
Limotour est une entreprise montréalaise de transport terrestre qui offre du transport de passagers avec chauffeur.
Nous nous spécialisons dans les transferts aéroportuaires, le service de berline et de limousine pour la clientèle d'affaires, ainsi que le transport nolisé pour les événements corporatifs et les voyages de groupe. Forts de plus de 60 ans d'expérience et d'une flotte allant de la berline de luxe à l'autocar de 56 passagers, nous sommes l'entreprise sur laquelle les voyageurs d'affaires comptent lorsque l'horaire ne laisse aucune place à l'imprévu.
Le rôle
À titre de coordonnateur ou coordonnatrice, RH et bureau, vous mènerez deux choses de front : les opérations RH quotidiennes d'une équipe grandissante de chauffeurs, de répartiteurs, de techniciens de flotte et de personnel administratif, ainsi que le bureau de Dorval par lequel tout le monde passe.
Du côté RH, vous coordonnerez l'embauche, l'intégration et les dossiers des employés, et veillerez à ce que les permis, les certifications et les documents obligatoires soient complets et à jour, avec le directeur général pour vous guider. Du côté du bureau, vous serez la personne qui fait rouler le milieu de travail : des fournitures et des fournisseurs jusqu'aux visiteurs, aux réunions et aux événements d'entreprise.
Vous relèverez du directeur général et travaillerez en étroite collaboration avec les responsables de département. Il s'agit d'un rôle concret et très visible, pour une personne qui aime être la référence et qui tire une fierté d'une opération bien menée.
Vos responsabilités
Ressources humaines
- Coordonner le recrutement de bout en bout : publier les postes, présélectionner les candidatures, planifier les entrevues, faire avancer les gestionnaires embaucheurs et tenir à jour le suivi des candidatures
- Préparer les lettres d'offre et les contrats de travail à partir des modèles approuvés, et assurer le suivi jusqu'à l'acceptation et la signature
- Coordonner les vérifications préalables à l'embauche pour tous les postes, en confirmant que les permis, les certifications, les examens médicaux, les vérifications d'antécédents et les vérifications de références sont complétés et versés au dossier avant qu'une date d'entrée en fonction soit confirmée
- Orchestrer la logistique d'intégration afin que les nouvelles recrues soient documentées, équipées et productives dès le premier jour : accès aux systèmes, ouverture du dossier de paie, adhésion aux avantages sociaux et certifications requises
- Veiller à ce que les nouvelles recrues et les employés en poste aient complété les formations obligatoires
- Organiser la logistique des formations en présentiel et assurer la coordination avec les formateurs externes au besoin
- Tenir à jour les dossiers des employés, les tableaux de suivi RH et les dates d'expiration des certifications pour que rien n'échappe, et soutenir la paie avec des informations exactes sur les changements et les absences
- Soutenir la mobilisation et la rétention par des points de contact réguliers avec le personnel sur place et sur la route, et signaler rapidement toute préoccupation à la direction. Collaborer avec les gestionnaires pour les évaluations de rendement tout au long de l'année.
Bureau et administration
- Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau de Dorval : fournitures, équipement, cuisine et aires communes, courrier et messageries, ainsi que l'allure générale du milieu de travail
- Agir comme premier point de contact pour les visiteurs, les candidats et les appels entrants, en français et en anglais
- Organiser les événements d'entreprise, les réunions du personnel et les moments de reconnaissance, de la planification jusqu'au jour même
Votre profil
- 2 à 4 ans d'expérience à titre de coordonnateur RH, d'adjoint RH, de gestionnaire de bureau ou de coordonnateur administratif, idéalement avec une exposition aux deux volets
- ***Les personnes nouvellement diplômées qui souhaitent lancer leur carrière sont les bienvenues; une entrevue technique supplémentaire pourrait toutefois être requise
- Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit. Le français est la langue de travail courante de l'entreprise. La connaissance de l'anglais est requise parce que la personne titulaire du poste agit comme premier point de contact pour les appels et les visiteurs, ce qui inclut des clients corporatifs, des voyagistes et des voyageurs de l'extérieur du Québec.
- Une expérience de soutien à une main-d'œuvre non sédentaire, travaillant par quarts, est un atout
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel et Outlook
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HR & Office Coordinator
Who We Are
Limotour is a Montreal-based ground transportation company providing chauffeur-driven passenger transport.
We specialize in airport transfers, executive sedan and limousine service and charter transportation for corporate events and group tours. With over 60 years in the industry, a fleet ranging from luxury sedans to 56-passenger coaches we are the company business travellers rely on when the schedule cannot slip.
The Role
As our HR & Office Coordinator, you will keep two things running at once: the day-to-day people operations of a growing team of chauffeurs, dispatchers, fleet technicians and administrative staff, and the Dorval office they all pass through.
On the HR side, you will coordinate hiring, onboarding and employee records, and make sure licences, certifications and required paperwork are complete and current with the General Manager to guide you. On the office side, you will be the person who keeps the workplace working, from supplies and vendors to visitors, meetings and company events.
You will report to the General Manager and work closely with department leads. This is a hands-on, visible role for someone who likes being the go-to person and takes pride in a well-run operation.
What You’ll Do
People & HR
- Coordinate recruitment activity end to end: post roles, screen applications, schedule interviews, keep hiring managers moving and maintain the candidate tracker
- Prepare offer letters and employment contracts from approved templates and follow through on acceptance and signature
- Coordinate pre-employment verification across all roles, confirming that licences, certifications, medical exams, background checks and reference checks are complete and on file before a start date is confirmed
- Run onboarding logistics so new employees are documented, equipped and productive from day one, including system access, payroll setup, benefits enrolment and required certifications
- Ensure new recruits and existing employees have completed required training
- Organize logistics around in-person training and coordinate with external trainers as needed
- Maintain employee files, HR trackers and certification expiry dates so nothing lapses, and support payroll with accurate change and absence information
- Support engagement and retention through regular touchpoints with on-site and on-the-road staff, and flag concerns to management early. Work with managers on performance reviews and evaluations throughout the year.
Office & Administration
- Keep the Dorval office running day to day: supplies, equipment, kitchen and common areas, mail and couriers, and the general look and feel of the workplace
- Act as the first point of contact for visitors, candidates and incoming calls, in French and English
- Organize company events, staff meetings and recognition moments, from planning through to the day itself
What You Offer
- 2 to 4 years of experience in an HR coordinator, HR assistant, office manager or administrative coordinator role, ideally with exposure to both
- We are open to new graduates looking to start their career off however, an additional Technical Interview may be required
- Fluency in French and English, written and spoken
- French is the everyday working language of the company. English is required for this role because the person in it is the first point of contact for incoming calls and visitors from outside Quebec.
- Experience supporting a non-desk, shift-based workforce is an asset
- Solid Microsoft Office skills, especially Excel and Outlook
Pay: From $53,000.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- On-site parking
- Paid time off
Ability to commute/relocate:
- Dorval, QC H9P 2X9: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Application question(s):
- What are your salary expectations [/ year]? Failure to answer will result in immediate rejection
- Qu'est-ce qui, dans ce poste, rejoint vos objectifs professionnels ? || What about this role aligns with your professional goals?
Experience:
- HR OR Administrative Role: 1 year (preferred)
Language:
- French (required)
- English (required)
Work Location: In person
