Entrée en fonction : Septembre 2026
Lieu : Brossard, QC
Durée : Poste permanent – temps plein
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MISSION GÉNÉRALE DU POSTE
L'adjoint(e) de direction au Directeur général et assistant(e) marketing assure le soutien administratif exécutif du Directeur général et de l'équipe de direction tout en coordonnant les principaux processus administratifs marketing pour l'ensemble des marques.
Ce rôle constitue un lien essentiel entre le Marketing et les départements multifonctionnels afin d'assurer l'exécution efficace des réunions, des communications, de la documentation de conformité, des activités d'approvisionnement, des programmes promotionnels et des processus d'affaires. Le poste exige un niveau élevé d'organisation, de professionnalisme, de discrétion et de collaboration.
RESPONSABILITÉS DU POSTE
Soutien au Directeur général et à l'équipe de direction (40 %)
- Coordonner les réunions de l'équipe de direction (CODIR), incluant la planification, la préparation des ordres du jour, la logistique, la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions.
- Gérer l'agenda, les priorités et l'horaire des réunions du Directeur général.
- Filtrer, coordonner et prioriser les demandes de rencontres.
- Préparer les présentations, rapports et documents nécessaires aux réunions de direction et aux revues d'affaires.
- Organiser et coordonner les visites corporatives, les réunions internes et les événements de direction.
- Coordonner les déplacements d'affaires via Egencia, y compris les vols, l'hébergement, les itinéraires et la logistique des voyages.
- Soutenir la mise en œuvre et le respect des politiques de communication interne.
- Maintenir les dossiers confidentiels et les informations d'affaires sensibles.
- Appuyer les communications internes au nom du Directeur général et de l'équipe de direction.
Coordination marketing et administration des affaires (60 %)
- Coordonner les principaux processus administratifs marketing pour l'ensemble des marques.
- Faciliter les communications et le suivi entre les départements Marketing, Ventes, Finances, Affaires réglementaires, Opérations et les partenaires externes.
- Soutenir l'exécution des lancements de produits, des programmes promotionnels et des activités commerciales.
- Maintenir les standards documentaires et les exigences de conformité liés aux programmes marketing et aux activités promotionnelles.
- Assurer le suivi des livrables, échéances et actions découlant des réunions Marketing et de l'équipe de direction.
- Préparer, consolider et maintenir les suivis, rapports et mises à jour de statut du département Marketing pour révision par la direction.
- Identifier les opportunités d'amélioration de l'efficacité administrative et des processus au sein de l'organisation Marketing.
Gestion documentaire
- Préparer et coordonner la documentation de lancement ainsi que les formulaires de commandes promotionnelles pour toutes les marques, incluant les commandes internes BDC et les commandes promotionnelles destinées aux clients et aux bannières.
- Gérer la création et la mise à jour des codes produits et des codes d'outils promotionnels pour toutes les marques.
- Préparer et coordonner la documentation réglementaire et de conformité, incluant les feuilles de travail, dossiers d'étiquetage et documents connexes.
- Coordonner les demandes de production (feuilles de travail) liées aux activités promotionnelles et aux exigences produits.
- Assurer l'exactitude et la complétion des documents dans les délais requis afin de soutenir les activités de l'entreprise.
Soutien administratif marketing
- Fournir un soutien administratif et de coordination aux responsables de l'activation des marques (BAM) pour l'ensemble des marques.
- Coordonner les projets marketing et les activités de suivi multifonctionnelles.
- Superviser l'administration des programmes de coupons et de promotions consommateurs avec les partenaires externes, notamment Redemco.
- Soutenir la préparation et l'organisation du matériel marketing et des outils promotionnels.
- Participer à la coordination et à l'exécution des initiatives de marque, réunions et événements.
- Gérer l'inventaire et l'organisation des échantillons marketing et des produits utilisés à des fins promotionnelles, commerciales et éducatives.
- Coordonner la distribution et le suivi des échantillons de produits et du matériel marketing.
Approvisionnement et gestion des factures
- Soumettre les demandes de création de fournisseurs et maintenir les informations fournisseurs dans les systèmes internes.
- Créer et gérer les demandes d'achat (PR) et les bons de commande (PO) pour le département Marketing.
- Traiter les factures marketing, numériques, d'agences et promotionnelles conformément aux politiques et procédures de l'entreprise.
- Coordonner avec les équipes Finances et Comptabilité afin d'assurer l'approbation et le paiement des factures dans les délais requis.
- Soutenir les processus d'approvisionnement, incluant ARIBA.
- Assurer le suivi des activités d'approvisionnement et de facturation afin de garantir la conformité et l'efficacité.
Coordination du bureau
- Gérer l'inventaire et l'organisation des armoires de stockage de produits et des échantillons pour toutes les marques.
- Coordonner les achats de fournitures de bureau et la gestion des inventaires.
- Soutenir la logistique des réunions internes, des événements et des opérations de bureau.
- Maintenir un environnement de travail organisé, efficace et professionnel.
FORMATION
- Diplôme d’études Collégiales en administration des affaires, marketing, administration de bureau, communications ou dans un domaine connexe.
- Une formation complémentaire en coordination de projets, administration, approvisionnement ou soutien aux affaires constitue un atout.
EXPÉRIENCE :
- Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle d'adjoint(e) de direction, coordonnateur(trice) administratif(ve), coordonnateur(trice) marketing, associé(e) marketing ou poste similaire.
- Expérience auprès de dirigeants et dans un environnement multifonctionnel (atout).
- Expérience en approvisionnement, achats, facturation et gestion des fournisseurs (atout)
- Expérience ou certification en gestion de projets (atout).
- Expérience dans les secteurs pharmaceutique, de la santé, des produits de consommation, de la beauté ou de la dermocosmétique (atout).
COMPÉTENCES CLÉS
- Maîtrise obligatoire du français et de l’anglais.
- Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint et Word).
- Expérience avec SAP, ARIBA, Egencia ou des systèmes d'affaires similaires considérée comme un atout.
- Gestion des parties prenantes
- Présence exécutive et jugement professionnel
- Coordination multifonctionnelle
- Confidentialité et discrétion
- Souci du détail
- Coordination de projets et rigueur dans le suivi
- Adaptabilité et flexibilité
HABILETÉS REQUISES POUR RÉUSSIR
- Excellentes compétences en organisation et gestion du temps
- Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles
- Attitude proactive et orientée vers les solutions
DÉTAILS
- Poste permanent – temps plein (37.5h/sem)
- Travail Hybride
- Programme d’assurance collectif complet dès le 1er jour
- Régime de retraire avec contribution de l’employeur
- Compte de Gestion santé
- Contribution Santé et bien-être
- Programme d’aide aux employés et leurs familles
- Horaire flexible & possibilité de terminer le travaille à midi les vendredis (toute l’année)
- Politique de congé généreuse
- Rabais corporatifs
PFDC Canada souscrit au principe d’accès à l’égalité en emploi; nous acceptons les candidatures de personnes en situation de handicap et nous pouvons offrir des mesures d’adaptation pendant le processus d’embauche.
Nous accordons une grande importance à la diversité des personnes que nous embauchons et de celles que nous servons. La diversité, pour PFDC Canada, c’est de favoriser un milieu de travail où les différences individuelles sont reconnues, appréciées, respectées et valorisées, de façon à développer le plein potentiel et à mettre à profit les talents et les forces de chaque personne.
Expected hours: 37.5 per week
Benefits:
- Casual dress
- Dental care
- Disability insurance
- Employee assistance program
- Extended health care
- Flexible schedule
- Life insurance
- On-site gym
- On-site parking
- Paid time off
- RRSP match
- Store discount
- Wellness program
Language:
- French and English (required)
Work Location: Hybrid remote in Brossard, QC
