We, the Western Quebec School Board, acknowledge that the lands upon which we live, learn, and work are the traditional unceded territory of the Algonquin Anishinaabe peoples. We thank them for sharing these lands and commit, as an organization, as educators and as individuals, to an ongoing relationship that recognizes and respects the lands, traditions, and culture of the Anishinaabe people. The Western Quebec School Board is committed to building an educational community with the common purpose to realize the potential of all our students by cultivating a strong corps of support, professional, teaching, and administrative excellence. We, therefore, encourage applications from Indigenous people, as well as from other racialized people groups, persons living with a disability, people of religious faith, and gender minorities. As an organization, we strive to hire individuals who reflect the communities we serve, and who embody and practice a love of life-long learning, teamwork, and the highest professional ethics. Our efforts to achieve a diverse workforce that contributes to a culturally safe working environment include establishing proactive employment practices to address systemic barriers and removing obstacles to hiring and retaining qualified people.
Nature of the work
In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training centre secretaries.
Characteristic functions
As instructed or in conjunction with others, the employee plans and organizes secretarial work so that the school or centre complies with the various administrative obligations associated with the school board, the ministries and various organizations and meets the deadlines of the operations and the various school or centre activities; carries out the follow-up and the appropriate reminders; takes note of the administrative procedures related to his or her tasks so that he or she may comply thereto and, if necessary, inform the persons concerned about them.
As instructed and within the limits of his or her duties, the employee responds to requests and complaints and tries to resolve problems within their competence; in the absence of the administration and as instructed, the employee provides information on the decisions and directives normally applicable to the problems reported to them.
Compiles the necessary information for the preparation of the budget, participates in preparing it, monitors it and prepares reports on the budget balances; keeps the accounting books of the school or centre and of extracurricular activities, pays invoices and other accounts and makes bank deposits; signs cheques jointly, reconciles accounts, keeps a petty cash and collects funds raised during fundraising events.
Compiles requests for material from school or centre staff, carries out the necessary calculations, verifies budget allocations and prices with suppliers; purchases goods or fills out purchase orders as well as receives and distributes goods according to the policy in effect.
Keeps a school supply store. Draws up the physical inventory of the school’s or centre’s immovables and of library books. As regards the repair of material and equipment, requests the appropriate services and ensures that the necessary repairs are made.
As instructed, the employee prepares the list of persons available for teacher substitution and, as requested, ensures that absent employees are replaced.
Responsible for keeping registers and files concerning, among others, student registration and placement, staff and student absences, temporary staff payroll, school exams, report cards, declaration of student enrolment and student transportation; verifies the necessary data, enters it, produces and forwards reports; fills out forms.
Responds to students’ needs: conveys, in unusual circumstances, specific and pertinent messages to students, parents and school or centre staff and, if necessary, reminds those concerned; according to the policy in effect and within their competence, the employee takes the appropriate measures in emergency situations; may be required to supervise students in exceptional circumstances and for short periods; if necessary; administers first aid; completes the reports required.
May be required to carry out the loan of books and oversee the loan of audiovisual equipment and carry out administrative tasks related to the loan and rental of rooms, participates in organizing the materials for educational activities, such as transportation reservations.
Responds to information requests on the follow-up of files and meetings, policies, regulations or other subjects related to the duties performed and, if necessary, reminds those concerned; forwards the pertinent documentation; handles the mail as well as finds, gathers and compiles pertinent information; within the limits of their duties, the employee prepares a draft response, forwards it to the person concerned and ensures the follow-up; prepares a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned.
The employee organizes meetings, convenes participants and prepares the necessary files; prepares, as instructed, a draft agenda of the subjects compiled and, if necessary, attends meetings and prepares a draft of the minutes or reports.
Drafts memorandums or bulletins from brief notes; takes part in setting up a filing system; archives school or centre documents according to the policy in effect.
Uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; carries out research on the Internet and follows up on electronic mail messages. May be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.
May be required to train new school or centre secretaries and to coordinate the work of support staff.
If need be, performs any other related duty.
Required qualifications
Schooling and experience:
Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have four (4) years of pertinent experience.
Other Requirements
-
Have a basic knowledge of office automation
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Hold a certificate dated no more than three (3) years attesting to the successful completion of:
1. a standard first aid course of a minimum eight (8)-hour duration;
2. a refresher course of a minimum six (6)-hour duration updating the skills acquired in the course mentioned in
subparagraph 1
In accordance with Law 94, new employees must comply with regulations concerning the wearing of religious symbols in the workplace. While the Board values diversity and inclusion, we are required to fulfill our obligations under provincial law
Nous, la commission scolaire de Western Quebec, reconnaissons que les terres sur lesquelles nous vivons, apprenons et travaillons sont le territoire traditionnel non cédé des peuples algonquins Anishinaabe. Nous les remercions de partager ces terres et nous nous engageons, en tant qu'organisation, en tant qu'éducateurs et en tant qu'individus, à entretenir une relation continue qui reconnaît et respecte les terres, les traditions et la culture du peuple Anishinaabe. La Commission scolaire Western Québec s'engage à bâtir une communauté éducative ayant pour objectif commun de réaliser le potentiel de tous nos élèves en cultivant un solide corps de soutien et l'excellence professionnelle, pédagogique et administrative. Nous encourageons donc les candidatures des Autochtones, ainsi que celles des autres groupes racialisés, des personnes vivant avec un handicap, des personnes de confession religieuse et des minorités de genre. En tant qu'organisation, nous nous efforçons d'embaucher des personnes qui reflètent les communautés que nous servons, et qui pratiquent l'amour de l'apprentissage tout au long de la vie, le travail d'équipe et l'éthique professionnelle la plus élevée. Nos efforts pour obtenir une main-d'œuvre diversifiée qui contribue à un environnement de travail culturellement sûr comprennent la mise en place de pratiques d'emploi proactives afin d'aborder les barrières systémiques et d'éliminer les obstacles à l'embauche et à la rétention de personnes qualifiées.
Nature du travail
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.
Attributions caractéristiques
Conformément aux instructions reçues ou en collaboration avec d'autres, l'employé planifie et organise le travail de secrétariat de manière à ce que l'école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives liées à la commission scolaire, aux ministères et aux différents organismes, et respecte les échéances des opérations et des diverses activités de l'école ou du centre ; il assure le suivi et envoie les rappels appropriés ; il prend connaissance des procédures administratives liées à ses tâches afin de s'y conformer et, si nécessaire, d'en informer les personnes concernées.
Conformément aux instructions et dans les limites de ses fonctions, l’employé répond aux demandes et aux plaintes et s’efforce de résoudre les problèmes relevant de sa compétence ; en l’absence de l’administration et conformément aux instructions, l’employé fournit des informations sur les décisions et les directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.
Il rassemble les informations nécessaires à la préparation du budget, participe à son élaboration, en assure le suivi et établit des rapports sur les soldes budgétaires ; il tient les livres comptables de l'école ou du centre et des activités parascolaires, règle les factures et autres comptes et effectue les dépôts bancaires ; il cosigne les chèques, effectue le rapprochement des comptes, gère la petite caisse et collecte les fonds récoltés lors des événements de collecte de fonds.
Il compile les demandes de matériel émanant du personnel de l'école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les dotations budgétaires et les prix auprès des fournisseurs ; il achète les marchandises ou remplit les bons de commande, et réceptionne et distribue les marchandises conformément à la politique en vigueur.
Gère un magasin de fournitures scolaires. Réalise l'inventaire physique des biens immobiliers de l'école ou du centre ainsi que des livres de la bibliothèque. En ce qui concerne la réparation du matériel et des équipements, fait appel aux services appropriés et s'assure que les réparations nécessaires sont effectuées.
Conformément aux instructions, l’employé(e) prépare la liste des personnes disponibles pour le remplacement des enseignants et, sur demande, veille à ce que les employés absents soient remplacés.
Est chargé(e) de tenir les registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le placement des élèves, les absences du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins scolaires, la déclaration d’inscription des élèves et le transport scolaire ; vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet des rapports ; remplit des formulaires.
Répond aux besoins des élèves : transmet, dans des circonstances exceptionnelles, des messages précis et pertinents aux élèves, aux parents et au personnel de l'école ou du centre et, si nécessaire, en rappelle le contenu aux personnes concernées ; conformément à la politique en vigueur et dans les limites de ses compétences, l'employé prend les mesures appropriées en cas d'urgence ; peut être amené à surveiller les élèves dans des circonstances exceptionnelles et pendant de courtes périodes ; si nécessaire, dispense les premiers secours ; remplit les rapports requis.
Peut être amené à gérer le prêt de livres et à superviser le prêt de matériel audiovisuel, ainsi qu’à effectuer des tâches administratives liées au prêt et à la location de salles ; participe à l’organisation du matériel nécessaire aux activités éducatives, telles que les réservations de transport.
Répond aux demandes d’information concernant le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, les règlements ou d’autres sujets liés aux fonctions exercées et, si nécessaire, rappelle les choses aux personnes concernées ; transmet la documentation pertinente ; gère le courrier ainsi que recherche, rassemble et compile les informations pertinentes ; dans les limites de ses fonctions, l’employé prépare un projet de réponse, le transmet à la personne concernée et assure le suivi ; rédige un résumé des problèmes et des questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
L'employé organise les réunions, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires ; il rédige, selon les instructions, un projet d'ordre du jour reprenant les sujets retenus et, si nécessaire, assiste aux réunions et rédige un projet de procès-verbal ou de rapport.
Il rédige des notes de service ou des bulletins à partir de brèves notes ; il participe à la mise en place d'un système de classement ; il archive les documents de l'école ou du centre conformément à la politique en vigueur.
Utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires pour accomplir ses tâches liées au traitement de texte, à la saisie de données dans des bases de données, aux tableurs et aux programmes internes ; effectue des recherches sur Internet et assure le suivi des messages électroniques. Peut être amené(e) à aider, à l'occasion, ses collègues à utiliser les logiciels et programmes courants.
Peut être amené(e) à former les nouveaux secrétaires de l'école ou du centre et à coordonner le travail du personnel de soutien.
Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
Qualifications requises
Formation et expérience :
Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat, d'un diplôme d'études secondaires ou d'un diplôme ou d'une attestation d'études reconnus comme équivalents par l'autorité compétente, et justifier de quatre (4) ans d'expérience pertinente.
Autres exigences
Posséder des connaissances de base en bureautique
Être titulaire d’un certificat datant de moins de trois (3) ans attestant de la réussite :
1. d’un cours standard de secourisme d’une durée minimale de huit (8) heures ;
2. d’un cours de remise à niveau d’une durée minimale de six (6) heures visant à actualiser les compétences acquises lors du cours mentionné au point 1
Conformément à la loi 94, les nouveaux employés doivent se conformer à la réglementation relative au port de symboles religieux sur le lieu de travail. Bien que le Conseil d'administration valorise la diversité et l'inclusion, nous sommes tenus de respecter nos obligations en vertu de la loi provinciale.
