Job Description
Night Auditor / Front Desk Agent
Position Summary
Reporting to the Front Office Supervisor, the Night Auditor / Front Desk Agent is responsible for providing exceptional guest service while overseeing front desk operations during the overnight shift. This position serves as the primary point of contact for guests throughout the night and ensures all guest interactions are handled in a friendly, courteous, and professional manner.
In addition to regular front desk responsibilities, the Night Auditor is responsible for completing the hotel’s daily financial audit, reconciling transactions, verifying guest accounts, processing reports, and ensuring the hotel’s systems are accurately balanced before the start of the next business day.
The Night Auditor / Front Desk Agent also handles guest check-ins and check-outs, reservations, telephone inquiries, guest requests, payments, and overnight concerns while ensuring hotel policies, standards, security procedures, and emergency protocols are followed.
Duties & Responsibilities
The following outlines the primary duties and responsibilities associated with this position. Responsibilities may vary depending on operational needs.
Primary Duties
- Adhere to all policies, procedures, and service standards established by The Amsterdam Inn & Suites.
- Provide friendly, professional, and efficient guest service throughout the overnight shift.
- Accurately register arriving guests while following all identification and credit policies.
- Process guest check-ins and early check-outs and ensure all required documentation is completed accurately.
- Process room reservations, cancellations, modifications, and telephone inquiries.
- Prepare and issue guest room keys while following established key-control procedures.
- Process guest charges, payments, refunds, and credit card transactions accurately.
- Complete the nightly audit process and ensure all transactions from the business day are properly recorded and balanced.
- Reconcile front desk transactions, cash, credit card payments, room charges, and other revenue accounts.
- Review guest accounts for accuracy and correct or report discrepancies as required.
- Verify room rates, postings, taxes, payments, and adjustments.
- Prepare and distribute required nightly, financial, occupancy, and operational reports.
- Complete the end-of-day process within the hotel’s property management system.
- Maintain accurate records and supporting documentation for all nightly audit transactions.
- Prepare deposits and report any cash or financial discrepancies to management.
- Maintain cash floats and ensure proper handling and security of hotel funds.
- Review room status, arrivals, departures, VIP guests, group bookings, and special requests for the following day.
- Communicate important overnight information, guest concerns, maintenance issues, and outstanding tasks to the incoming morning team.
- Communicate effectively with Housekeeping and other departments regarding room status, early arrivals, late departures, room changes, and special accommodations.
- Respond promptly and professionally to guest concerns, complaints, and requests.
- Record and follow up on relevant information in daily log books.
- Handle guest receipts and account inquiries while adhering to privacy policies.
- Record and manage wake-up calls and guest messages accurately.
- Monitor the property during overnight hours and report suspicious activity, security concerns, or disturbances.
- Respond appropriately to emergency situations, including fire alarms, security incidents, and medical emergencies.
- Maintain familiarity with emergency equipment and procedures, including fire extinguishers.
- Maintain cleanliness and organization of front desk, lobby, and back-office areas during the overnight shift.
- Maintain knowledge of local attractions, restaurants, transportation options, and directions to assist guests.
- Attend scheduled meetings, training sessions, and orientation programs as required.
- Foster positive and professional working relationships with guests, coworkers, and management.
- Perform additional duties, including cleaning and light operational responsibilities, as assigned by the Front Office Manager or General Manager.
Qualifications
To successfully perform this role, an individual must be able to carry out the essential duties and responsibilities effectively. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform essential job functions.
Skills and Abilities
- Excellent interpersonal, communication, and customer service skills.
- Strong attention to detail and accuracy, particularly when handling financial transactions and completing audit procedures.
- Strong organizational and problem-solving abilities.
- Ability to work independently and make sound decisions during overnight hours.
- Comfortable working with computers, hotel systems, payment terminals, and basic financial reports.
- Ability to handle confidential guest and financial information appropriately.
- Ability to remain calm and professional when handling guest concerns or emergency situations.
- Ability to effectively promote and sell hotel accommodations and services.
- Strong verbal and written communication skills in English.
- Additional language skills are considered an asset, with French preferred.
Education Requirements
- Minimum Grade 12 education or equivalent.
- Additional hospitality, accounting, bookkeeping, or customer service education or training is considered an asset.
Work Experience Requirements
- Previous customer service experience preferred.
- Previous hotel or front desk experience considered an asset.
- Previous night audit, cash-handling, bookkeeping, or financial reconciliation experience considered an asset.
- Experience working independently during overnight shifts is considered an asset.
Other Requirements
- Must be available to work overnight shifts, including weekends and holidays as required.
- Must be comfortable working independently for portions of the overnight shift.
- Additional requirements may apply depending on operational needs.
Description du poste
Auditeur de nuit / Réceptionniste
Description du poste
Sous la responsabilité du responsable de la réception, l’auditeur de nuit / réceptionniste est chargé d’offrir un service exceptionnel aux clients tout en supervisant les activités de la réception pendant le quart de nuit. Ce poste constitue le principal point de contact pour les clients durant la nuit et veille à ce que chaque interaction soit gérée de manière aimable, courtoise et professionnelle.
En plus des responsabilités habituelles de la réception, l’auditeur de nuit est responsable d’effectuer la vérification financière quotidienne de l’hôtel, de rapprocher les transactions, de vérifier les comptes clients, de préparer les rapports requis et de s’assurer que les systèmes de l’hôtel sont correctement équilibrés avant le début de la prochaine journée d’exploitation.
L’auditeur de nuit / réceptionniste gère également les arrivées et départs des clients, les réservations, les appels téléphoniques, les demandes des clients, les paiements et les préoccupations pouvant survenir durant la nuit, tout en veillant au respect des politiques, normes, procédures de sécurité et protocoles d’urgence de l’hôtel.
Fonctions et responsabilités
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales fonctions et responsabilités associées à ce poste. Les responsabilités peuvent varier selon les besoins opérationnels.
Fonctions principales
- Respecter l’ensemble des politiques, procédures et normes de service établies par l’Amsterdam Inn & Suites.
- Offrir un service à la clientèle professionnel, courtois et efficace pendant le quart de nuit.
- Enregistrer avec précision les clients à leur arrivée tout en respectant les politiques relatives à l’identification et au crédit.
- Traiter les arrivées et les départs anticipés et s’assurer que tous les documents requis sont correctement remplis.
- Traiter les réservations, annulations, modifications et demandes téléphoniques.
- Préparer et remettre les clés des chambres conformément aux procédures de contrôle des clés.
- Traiter avec précision les frais, paiements, remboursements et transactions par carte bancaire.
- Effectuer le processus de vérification de nuit et s’assurer que toutes les transactions de la journée sont correctement enregistrées et équilibrées.
- Rapprocher les transactions de la réception, les espèces, les paiements par carte bancaire, les frais de chambre et les autres comptes de revenus.
- Vérifier l’exactitude des comptes clients et corriger ou signaler toute anomalie au besoin.
- Vérifier les tarifs des chambres, les frais, les taxes, les paiements et les ajustements.
- Préparer et distribuer les rapports financiers, d’occupation et opérationnels requis.
- Effectuer le processus de fin de journée dans le système de gestion hôtelière.
- Maintenir des dossiers précis ainsi que les pièces justificatives liées aux transactions de l’audit de nuit.
- Préparer les dépôts et signaler toute anomalie financière ou de caisse à la direction.
- Gérer les fonds de caisse et assurer la manipulation et la sécurité appropriées des fonds de l’hôtel.
- Vérifier l’état des chambres, les arrivées, les départs, les clients VIP, les réservations de groupe et les demandes spéciales pour la journée suivante.
- Communiquer à l’équipe du matin les informations importantes de la nuit, les préoccupations des clients, les problèmes d’entretien et les tâches en suspens.
- Communiquer efficacement avec le service d’entretien ménager et les autres départements concernant l’état des chambres, les arrivées anticipées, les départs tardifs, les changements de chambre et les demandes particulières.
- Répondre rapidement et professionnellement aux préoccupations, plaintes et demandes des clients.
- Consigner et assurer le suivi des informations pertinentes dans les registres quotidiens.
- Gérer les reçus et les demandes concernant les comptes clients conformément aux politiques de confidentialité.
- Enregistrer et gérer avec précision les appels de réveil et les messages des clients.
- Surveiller l’établissement pendant la nuit et signaler toute activité suspecte, préoccupation de sécurité ou perturbation.
- Réagir de manière appropriée aux situations d’urgence, notamment les alarmes incendie, les incidents de sécurité et les urgences médicales.
- Maintenir une connaissance adéquate des équipements et procédures d’urgence, notamment des extincteurs.
- Veiller à la propreté et à l’organisation de la réception, du hall et des espaces administratifs pendant le quart de nuit.
- Se tenir informé des attractions locales, restaurants, moyens de transport et itinéraires afin d’aider les clients.
- Participer aux réunions, sessions de formation et programmes d’intégration prévus, au besoin.
- Favoriser des relations de travail positives et professionnelles avec les clients, les collègues et la direction.
- Effectuer toute autre tâche, y compris certaines tâches de nettoyage et responsabilités opérationnelles légères, selon les directives du responsable de la réception ou du directeur général.
Qualifications
Pour remplir ce poste avec succès, le candidat doit être capable d’exercer efficacement les fonctions et responsabilités essentielles du poste. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être mises en place afin de permettre aux personnes en situation de handicap d’exercer les fonctions essentielles de l’emploi.
Compétences et aptitudes
- Excellentes compétences interpersonnelles, en communication et en service à la clientèle.
- Grande attention aux détails et souci de l’exactitude, particulièrement lors du traitement des transactions financières et des procédures d’audit.
- Solides compétences organisationnelles et en résolution de problèmes.
- Capacité à travailler de façon autonome et à prendre de bonnes décisions pendant les heures de nuit.
- Aisance avec les ordinateurs, les systèmes hôteliers, les terminaux de paiement et les rapports financiers de base.
- Capacité à traiter de façon confidentielle les renseignements des clients et les informations financières.
- Capacité à demeurer calme et professionnel lors de la gestion de préoccupations de clients ou de situations d’urgence.
- Capacité à promouvoir et à vendre efficacement les services et hébergements de l’hôtel.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais.
- La connaissance d’autres langues constitue un atout, le français étant privilégié.
Exigences en matière de formation
- Diplôme d’études secondaires (12e année) ou équivalent.
- Une formation complémentaire en hôtellerie, comptabilité, tenue de livres ou service à la clientèle constitue un atout.
Exigences en matière d’expérience professionnelle
- Une expérience préalable en service à la clientèle est préférable.
- Une expérience préalable dans l’hôtellerie ou à la réception est considérée comme un atout.
- Une expérience en audit de nuit, manipulation d’espèces, tenue de livres ou rapprochement financier constitue un atout.
- Une expérience de travail autonome pendant les quarts de nuit constitue un atout.
Autres exigences
- Être disponible pour travailler de nuit, y compris les fins de semaine et les jours fériés, selon les besoins.
- Être à l’aise de travailler de façon autonome pendant certaines périodes du quart de nuit.
- Des exigences supplémentaires peuvent s’appliquer selon les besoins opérationnels.
Pay: $15.90-$18.90 per hour
Benefits:
- Dental care
- On-site parking
- RRSP match
Work Location: In person
