Job Posting:
ENGLISH VERSION BELOW
Êtes-vous prêt à relever un défi savoureux?
Aperçu du rôle:
Le titulaire du poste de adjoint(e) administratif(ve) des opérations fournira un soutien à l’équipe des opérations de la boulangerie dans les domaines des ressources humaines et de l’acquisition de talents, des finances et des opérations. Le/la titulaire s’appropriera les activités clés liées aux personnes qui ont une incidence sur la culture des employés dans nos boulangeries, plusieurs programmes et événements qui sont essentiels aux activités quotidiennes et les principaux systèmes financiers au niveau de la boulangerie. Ce rôle donnera au titulaire l’occasion de développer une vaste expertise inter-fonctionnelle dans un environnement de fabrication au rythme rapide
Conditions de travail:
- Entrée en poste: Aussitôt que possible.
- Location: 255 Chemin Industriel, Gatineau Qc J8R 3V8
- Statut: Temps plein
- Horaire: Lundi- Vendredi
Ce que Wonderbrands offre:
- Wonderbrands croit au talent local et à la croissance accélérée de la carrière
- Rémunération concurrentielle, soins de santé et avantages dentaires
- Régime de retraite avec cotisation de contrepartie
- Programme d’incitation annuel
- Programme de réduction qui couvre presque tout sous le soleil - Restaurants, gymnases, shopping, etc.
Vos rôles et responsabilités consisteront notamment à:
- Gérez le processus de facturation pour vous assurer que toutes les factures sont payées à l’heure.
- Assurer le traitement complet et rigoureux de la paie, incluant les validations, ajustements et suivis requis afin de garantir l’exactitude et le respect des échéanciers.
- Coordonner et soutenir les programmes en matière de sécurité et d’environnement.
- Agir à titre de personne-ressource pour les employés en répondant à leurs questions relatives à la paie, aux avantages sociaux, aux politiques internes et aux conditions de travail.
- Effectuer les suivis administratifs auprès des équipes corporatives (paie, avantages sociaux, ressources humaines) pour toute situation nécessitant une coordination ou une résolution particulière.
- Participer activement au processus de recrutement : affichage de postes, présélection, coordination et conduite d’entrevues, recommandations d’embauche et préparation des documents requis.
- Gérer les processus d’embauche et d’intégration administrative des nouveaux employés, incluant la mise à jour des statuts (temps plein / temps partiel) dans les systèmes RH.
- Procéder à l’attribution des postes conformément aux conventions collectives et aux règles d’ancienneté en vigueur.
- Préparer et transmettre mensuellement les listes syndicales ainsi que les listes d’ancienneté, en assurant leur exactitude et leur conformité.
- Assurer le suivi administratif des absences et des congés (maladie, CNESST, congés personnels, LOA), incluant la documentation, les communications et la coordination avec les parties prenantes internes et externes.
- Gérer le cycle de facturation : saisie des factures dans le système, validation, et suivi des paiements.
- Effectuer les suivis auprès des fournisseurs en cas de non-paiement et maintenir de bonnes relations d’affaires.
- Assurer la gestion et le suivi des services contractuels (ex. : uniformes avec Cintas ou autres fournisseurs).
- Contribuer à la planification et à la coordination d’événements internes (événements reconnaissance, rencontres d’équipe, activités corporatives).
- Veiller à l’approvisionnement des fournitures administratives (papeterie, café, etc.) afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien des opérations.
- Participer à des projets spéciaux visant l’optimisation des processus administratifs et opérationnels.
- Contribuer à l’amélioration des pratiques internes en matière de communication, d’engagement des employés et d’efficacité organisationnelle.
- Soutenir les initiatives de conformité réglementaire et syndicale.
- Collaborer avec les équipes interfonctionnelles lors d’implantations de nouveaux systèmes, procédures ou programmes corporatifs.
- Effectuer toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement des opérations et de l’équipe.
Exigences et Profil recherché :
- Connaissance avancée de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance de SAP, Workday et Kronos un atout
- Professionnel
- Capacité de régler les problèmes avec un minimum de supervision.
- Assurer la confidentialité du traitement des renseignements de nature délicate.
- Être capable de communiquer efficacement et avec empathie avec tous les employés, à tous les niveaux.
- Souci du détail, antécédents en matière d’exactitude.
- A un sens aigu de la résolution de problèmes
- Produit des résultats dans une organisation allégée au rythme rapide, en utilisant un grand sens de l’organisation et la capacité de mener plusieurs tâches en même temps et d’établir des priorités.
Quelle est la recette d’une grande carrière chez Wonderbrands?
Wonderbrands est une boulangerie canadienne de premier plan avec 140 ans d’expérience dans la cuisson de pains emballés. Nous sommes les fabricants de Wonder Bread, Country Harvest, D’Italiano, Gadoua et Casa Mendosa. Nous avons un réseau de 12 usines de fabrication de boulangeries au Canada.
Wonderbrands, qui fait maintenant partie du groupe d’entreprises FGF Brands, ouvre une incroyable opportunité de croissance en mettant l’accent sur les capacités d’innovation de production, en mettant l’accent sur une pratique de chaîne d’approvisionnement de pointe et en investissant profondément dans les communautés où nous cuisinons. Nous nous concentrons fortement sur l’adoption d’une motivation entrepreneuriale et d’une culture de démarrage hautement collaborative en mettant l’accent sur la collaboration interfonctionnelle.
ENGLISH VERSION
Are you ready for a tasty challenge?
Role overview :
The Operations Administrative Assistant position will provide support to the Bakery Operations team in the areas of human resources and talent acquisition, finance and operations. The incumbent will take ownership of key people activities that impact employee culture in our bakeries, several programs and events that are essential to daily operations, and key financial systems at the bakery level. This role will provide the incumbent with the opportunity to develop broad cross-functional expertise in a fast-paced manufacturing environment
Work conditions:
- Start Date : ASAP
- Location: 255 Chemin Industriel, Gatineau Qc J8R 3V8
- Status: Full Time
- Schedule: Monday-Friday
What Wonderbrands offers:
- Wonderbrands believes in local talent and accelerated career growth
- Competitive compensation, health and dental benefits
- Pension plan with matching contributions
- Annual incentive program
- Discount program that covers almost everything under the sun - restaurants, gyms, shopping, etc.
Your roles and responsibilities will include:
- Manage the billing process to ensure all invoices are paid on time.
- Ensure the complete and rigorous processing of payroll, including the validations, adjustments and follow-ups required to guarantee accuracy and adherence to deadlines.
- Coordinate and support programs related to safety and the environment.
- Act as a resource person for employees by answering their questions relating to payroll, benefits, internal policies and working conditions.
- Perform administrative follow-ups with corporate teams (payroll, benefits, human resources) for any situation requiring coordination or specific resolution.
- Actively participate in the recruitment process: posting job openings, pre-screening candidates, coordinating and conducting interviews, making hiring recommendations, and preparing required documents.
- Manage the hiring and administrative integration processes for new employees, including updating statuses (full-time/part-time) in HR systems.
- Allocate positions in accordance with applicable collective agreements and seniority rules.
- Prepare and transmit monthly union lists and seniority lists, ensuring their accuracy and compliance.
- Ensure the administrative follow-up of absences and leaves (illness, CNESST, personal leave, LOA), including documentation, communications and coordination with internal and external stakeholders.
- Managing the billing cycle: entering invoices into the system, validation, and payment tracking.
- Follow up with suppliers in case of non-payment and maintain good business relationships.
- Ensure the management and monitoring of contractual services (e.g., uniforms with Cintas or other suppliers).
- Contribute to the planning and coordination of internal events (recognition events, team meetings, corporate activities).
- Ensure the supply of administrative supplies (stationery, coffee, etc.) in order to ensure the smooth daily operation of activities.
- Participate in special projects aimed at optimizing administrative and operational processes.
- Contribute to improving internal practices in communication, employee engagement and organizational effectiveness.
- Support regulatory and union compliance initiatives.
- Collaborating with cross-functional teams during the implementation of new corporate systems, procedures, or programs.
- Perform any other related tasks that contribute to the smooth running of operations and the team.
Requirements and profile :
- Awareness Advanced MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Knowledge of SAP, Workday and Kronos is an asset
- Professional
- Ability to resolve problems with minimal supervision.
- Ensure the confidentiality of the processing of sensitive information.
- Being able to communicate effectively and empathetically with all employees, at all levels.
- Attention to detail, track record of accuracy.
- Has a keen sense of problem-solving
- Produces results in a lean, fast-paced organization, using a strong sense of organization and the ability to multitask and prioritize.
What's the recipe for a great career at Wonderbrands?
Wonderbrands is a leading Canadian bakery with 140 years of experience baking packaged breads. We are the makers of Wonder Bread, Country Harvest, D'Italiano, Gadoua and Casa Mendosa. We have a network of 12 bakery-manufacturing plants across Canada.
Wonderbrands, now part of the FGF Brands group of companies, is creating an incredible opportunity for growth by focusing on innovative production capabilities, emphasizing leading-edge supply chain practices and investing deeply in the communities where we bake. We focus strongly on embracing entrepreneurial drive and a highly collaborative start-up culture with an emphasis on cross-functional collaboration.
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