Administrative Assistant – Financial Services (Advancement to Junior Advisor)
We are seeking a professional, organized, and client-focused Administrative Assistant to join our growing financial services office located in Orléans, Ontario.
This position offers an excellent opportunity for an individual looking to build a long-term career in the financial services industry. The successful candidate will gain valuable experience in the day-to-day operations of a financial advisory practice, with the potential to advance into a Junior Advisor role within approximately 3–4 years.
Key Responsibilities
- Answer incoming telephone calls and assist clients with general inquiries or direct calls to the appropriate team member.
- Schedule appointments and meetings for Advisors.
- Welcome and greet clients in a professional and courteous manner.
- Manage electronic filing and maintain organized client records.
- Monitor and respond to emails promptly and professionally.
- Prepare and process administrative documentation as required.
- Perform general office and administrative support duties.
- Assist with various back-office processes and client service activities.
Qualifications
- Fully bilingual (English and French), both written and spoken.
- Strong knowledge of Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, SharePoint, OneDrive, and Microsoft Teams).
- Excellent organizational and time-management skills.
- Strong attention to detail and ability to multitask.
- Professional appearance and customer service-oriented attitude.
- Ability to work independently and as part of a team.
- Previous administrative experience is considered an asset.
- Preference will be given to candidates who are currently studying or have completed studies in Finance, Business, Financial Services, or a related college or university program.
- A strong interest in pursuing a career as a Financial Advisor is considered an asset.
Career Development Opportunity
We are committed to investing in the professional growth of our team members. The successful candidate will learn the administrative and back-office processes required to support a successful financial advisory practice.
Following successful training and demonstrated performance, there may be an opportunity to progress into a Junior Advisor role within approximately 3–4 years.
The firm is willing to support and sponsor industry licensing requirements, including:
- Mutual Fund License (paid by the firm)
- Life Insurance License (paid by the firm)
Additional professional development opportunities, including progression toward the Certified Financial Planner (CFP®) designation, may be available for suitable candidates.
Work Schedule
Monday to Thursday: 8:30 a.m. – 4:00 p.m.
Friday: 8:30 a.m. – 12:00 p.m.
- In-office position only; remote work is not available.
- Office location: Orléans, Ontario.
Compensation
- Starting wage: $18.00 per hour
- Opportunity for salary review based on performance and experience
- Health Spending Account (HSA) available after the successful completion of the probationary period
- Group Registered Savings Plan (GRSP) available after the successful completion of the probationary period
We offer a professional, friendly, and supportive work environment and are looking for an individual who enjoys working with clients and contributing to a team-oriented office. This role provides a unique opportunity to gain hands-on experience in the financial services industry while building a pathway toward a future advisory career.
Only candidates selected for an interview will be contacted.
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Adjoint(e) administratif(ve) – Services financiers (Possibilité d'avancement au poste de conseiller(ère) adjoint(e))
Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) professionnel(le), organisé(e) et axé(e) sur le service à la clientèle pour se joindre à notre cabinet de services financiers en pleine croissance situé à Orléans, en Ontario.
Ce poste représente une excellente occasion pour une personne souhaitant bâtir une carrière à long terme dans le secteur des services financiers. Le ou la candidat(e) retenu(e) acquerra une expérience précieuse dans les opérations quotidiennes d’un cabinet de conseils financiers, avec la possibilité d’évoluer vers un poste de conseiller(ère) adjoint(e) dans un horizon d’environ 3 à 4 ans.
Principales responsabilités
- Répondre aux appels téléphoniques entrants et aider les clients avec leurs demandes générales ou acheminer les appels au membre de l’équipe approprié.
- Planifier les rendez-vous et les réunions pour les conseillers.
- Accueillir les clients de façon professionnelle et courtoise.
- Gérer le classement électronique et maintenir des dossiers clients organisés.
- Surveiller et répondre aux courriels de manière rapide et professionnelle.
- Préparer et traiter la documentation administrative requise.
- Effectuer diverses tâches générales de soutien administratif et de bureau.
- Participer à différents processus administratifs de soutien (« back-office ») et aux activités de service à la clientèle.
Qualifications
- Bilinguisme complet (français et anglais), à l’oral comme à l’écrit.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, SharePoint, OneDrive et Microsoft Teams).
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps.
- Grand souci du détail et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Présentation professionnelle et attitude axée sur le service à la clientèle.
- Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une équipe.
- Une expérience préalable dans un poste administratif est considérée comme un atout.
- La préférence sera accordée aux candidats qui poursuivent actuellement des études ou qui ont complété des études en finance, administration des affaires, services financiers ou dans un domaine connexe au niveau collégial ou universitaire.
- Un intérêt marqué pour une carrière comme conseiller(ère) financier(ère) est considéré comme un atout.
Possibilités de développement professionnel
Nous croyons au développement professionnel de nos employés et nous sommes engagés à investir dans leur croissance.
La personne retenue aura l’occasion d’apprendre les processus administratifs et opérationnels nécessaires au bon fonctionnement d’un cabinet de conseils financiers. Après une formation réussie et selon son rendement, elle pourra avoir l’opportunité d’accéder à un poste de conseiller(ère) adjoint(e) dans un délai d’environ 3 à 4 ans.
L’entreprise est disposée à soutenir et à financer l’obtention des licences et certifications de l’industrie, notamment :
- Licence de fonds communs de placement (payé par l’entreprise)
- Licence assurance de personnes (payé par l’entreprise)
D’autres possibilités de perfectionnement professionnel, incluant un cheminement vers l’obtention du titre de Planificateur financier agréé (CFP®), pourraient également être offertes aux candidats qualifiés.
Horaire de travail
Lundi au jeudi : 8 h 30 à 16 h 00
Vendredi : 8 h 30 à 12 h 00
- Poste en présentiel seulement; le télétravail n’est pas offert.
- Bureau situé à Orléans, Ontario.
Rémunération et avantages sociaux
- Salaire de départ : 18,00 $ l’heure
- Possibilité de révision salariale selon le rendement et l’expérience
- Compte gestion santé (CGS/HSA) offert après la réussite de la période de probation
- Régime enregistré d’épargne collective (REER collectif/GRSP) offert après la réussite de la période de probation
Nous offrons un environnement de travail professionnel, convivial et collaboratif. Nous recherchons une personne qui aime travailler avec les clients et contribuer au succès d’une équipe dynamique. Ce poste offre une occasion unique d’acquérir une expérience concrète dans le secteur des services financiers tout en développant les compétences nécessaires pour évoluer vers un rôle-conseil.
Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
Pay: From $18.00 per hour
Benefits:
Work Location: In person
