L'ICIS
L’ICIS regroupe des leaders d’opinion passionnés par les données qui veulent apporter leur contribution au milieu de la santé. À titre d’organisme autonome sans but lucratif, nous collaborons avec nos partenaires au partage d’informations essentielles sur les systèmes de santé du Canada pour éclairer les décisions au profit de la santé des Canadiens. À titre d’employé de l’ICIS, vous jouerez un rôle déterminant dans l’évolution du système de santé canadien.
L’ICIS offre un milieu de travail exceptionnel où diversité, respect, intégrité, collaboration et innovation sont valorisés. Consultez notre strategie sur l'équité, la diversité et l'inclusion qui décrit les efforts que nous déployons pour créer un environnement plus inclusif et accueillant en misant sur nos apprentissages, notre gouvernance et nos pratiques.
L'ICIS, sachant ce qui importe à ses employés, offre une gamme d'avantages, , notamment :
- L’adhésion au régime de retraite HOOPP (à prestations déterminées)
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Un programme de planification de la retraite
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Un régime de vacances généreux pour les employés permanents ou contractuels à long terme
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Un équilibre travail-vie personnelle
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Un programme de planification de carrière
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Un programme d’apprentissage et de perfectionnement professionnel
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Un régime d’avantages sociaux flexible dès le premier jour de travail pour les employés permanents ou contractuels à long terme
Pourquoi ce rôle est-il important ?
Le coordonnateur principal joue un rôle essentiel dans le soutien des activités quotidiennes liées aux installations, ce qui nécessite sa présence au bureau 5 jours par semaine. Il est responsable de la coordination des fonctions administratives du bureau, notamment l’utilisation des locaux, la sécurité physique, l’entretien des installations et la continuité des activités. De plus, il coordonne des projets complexes, tels que les déménagements de bureaux et la planification des espaces, et appuie l’élaboration et la mise en œuvre de politiques et de procédures.
Le coordonnateur principal est la personne-ressource du programme de sécurité physique de l’ICIS et est tenu d’être disponible sur appel en tout temps pour évaluer les incidents de sécurité physique et intervenir au besoin, conformément aux politiques et aux procédures.
Quelles seront vos responsabilités ?
1. Préparer les bons de commande pour l’achat des fournitures, du mobilier et de l’équipement de bureau et prendre les dispositions nécessaires pour l’entretien de l’équipement des bureaux sous sa responsabilité. Être le premier point de contact pour les fournisseurs; trouver de nouveaux fournisseurs et obtenir des offres de prix.
2. Répondre aux demandes liées aux installations et à la sécurité, en veillant au respect des politiques et des procédures.
3. Veiller à ce que le système de planification des espaces de l’ICIS soit tenu à jour en y apportant les modifications requises en matière d’attribution des locaux, de déménagements, d’ajouts et de réaménagements.
4. Travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire à l’élaboration de plans à long terme d’utilisation des locaux en tenant compte des budgets actuels et futurs et de l’augmentation des effectifs.
5. Superviser et organiser les services d’entretien ménager et les services d’entrepreneurs, y compris le ménage, l’entretien général des bureaux, les réparations mineures et d’autres services connexes, au besoin.
6. Traiter les demandes d’accès à l’immeuble et prendre les dispositions nécessaires lorsque des infractions à la sécurité sont signalées. Communiquer la politique et les procédures aux employés et veiller au respect de la politique.
7. Appuyer la mise en œuvre des normes, des politiques et des procédures relatives au mobilier de bureau, à l’équipement et à la sécurité physique.
8. Tenir à jour et améliorer le programme de gestion de la continuité des opérations, y compris les mesures de préparation aux situations d’urgence et les exercices connexes.
Que mettriez-vous à profit ?
- Diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- De 3 à 5 ans d’expérience de l’administration de bureau, de la gestion d’installations et de la planification de l’utilisation des locaux.
- Capacité manifeste à diriger des projets de déménagement de grands bureaux et à gérer les exploitations d’établissements complexes.
- Grande minutie, excellent sens de l’organisation et solides aptitudes pour l’analyse et la résolution de problèmes.
- Entregent et excellentes aptitudes pour la communication.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Access) et expérience de l’utilisation d’un système de planification des locaux ou de Microsoft Project, un atout.
- Capacité à gérer de multiples priorités et à travailler selon un horaire flexible, y compris le soir et les fins de semaine, au besoin.
- Connaissance des normes et des pratiques de la BOMA, un atout.
Autres exigences
- Bureau principal : Ottawa.
- Se conformer à toutes les politiques en milieu de travail de l’ICIS, y compris celles relatives au respect de la vie privée et à la confidentialité.
- Des heures supplémentaires occasionnelles ou un horaire flexible pourraient être à prévoir afin de soutenir des événements, des projets spéciaux ou des situations urgentes.
- Maîtrise de l’anglais essentielle; maîtrise du français, un atout.
Declaration
Pour en savoir plus sur cette offre ou sur d'autres excellentes possibilités, visitez-nous au www.icis.ca et parcourez notre section Carrières.
Nous remercions tous les postulants, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus.
L’utilisation dans le présent document de la forme masculine ou féminine, selon le contexte, a pour seul but d’alléger le texte.
Équité en emploi
L’ICIS veille à offrir un milieu de travail inclusif, sans obstacle et accessible, notamment en prenant les mesures d’adaptation nécessaires à une participation équitable aux processus de recrutement et de sélection. Par conséquent, si vous avez des besoins spéciaux, nous nous efforcerons d’y répondre.
