(English follows)
DES PERCÉES MÉDICALES PRENNENT VIES ICI
Depuis 1969, la Fondation de l’Hôpital général juif constitue une source essentielle de soutien pour l’HGJ dans le but d’améliorer les soins extraordinaires offerts aux patients, d’appuyer la recherche scientifique et de transformer la prestation des soins de santé grâce à l’innovation. Nous établissons des partenariats avec d’éminents membres de la communauté pour mener à bien diverses initiatives de collecte de fonds dans le but d’atteindre ces objectifs ambitieux.
Nous sommes une équipe de professionnels dynamiques et une organisation déterminée à vous outiller pour entreprendre un rôle majeur au sein de cet écosystème essentiel. Ensemble, nous continuons à rendre possibles des découvertes médicales impressionnantes et à faire avancer l’Hôpital général juif pour le bien de la population du Québec et au-delà. Joignez-vous à nous!
L’OCCASION D’EMPLOI
L'adjoint(e) exécutif(ve) fournira un soutien administratif à la Vice-présidente et chef du développement (VP et CD) afin de développer ses activités de collecte de fonds.
FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Soutien administratif :
- Fournir un soutien administratif complet et une aide à la gestion des dons à la VP et CD afin de garantir que ses priorités et ses objectifs sont respectés et que ses relations avec les donateurs sont gérées avec précision et attention.
- Gérer de manière proactive l'agenda de la VP et CD, ce qui inclut la gestion des réunions et les préparatifs de déplacements.
- Assurer la préparation des ordres du jour et des procès-verbaux, et suivre l'avancement des actions à entreprendre.
- Rédiger, éditer et formater une variété de correspondance.
- Remplir les rapports de dépenses sur une base mensuelle.
- Soutenir et contribuer à la mise en place de nouveaux processus relatifs à la gestion des dons.
Soutien relatif aux donateurs et à la collecte de fonds :
- Participer aux événements liés aux donateurs, tels que les réunions en personne, les visites de l'hôpital, les événements de reconnaissance, etc.
- Suivre et gérer toutes les actions et interactions avec les donateurs, en tenant des registres précis et en assurant un suivi en temps opportun.
- Préparer et coordonner la réalisation et la livraison des documents relatifs aux dons, des lettres de remerciement, des reçus fiscaux, des mises à jour de la campagne, des rapports aux donateurs, des documents d'intendance et de la correspondance correspondante.
- Gérer les registres des dons reçus et s'assurer que tous les détails pertinents sont corrects afin de garantir le traitement des dons en temps voulu.
- Saisir et extraire des informations de la base de données, Raiser's Edge.
Autres responsabilités :
- Fournir de temps à autre une assistance à la réception et prendre les dons par téléphone.
- Fournir un soutien administratif à d'autres membres de l'équipe de développement, le cas échéant.
- Maintenir une stricte confidentialité
COMPÉTENCES ET EXIGENCES
- Certificat ou diplôme en administration, en collecte de fonds ou diplôme dans un domaine connexe.
- Au moins deux ans d'expérience dans un poste similaire.
- Connaissance de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Teams
- Capacité à prendre des initiatives et à relever des défis.
- Approche proactive envers les tâches assignées.
- Solides compétences en communication et capacité à travailler en équipe.
- Capacité à maintenir une stricte confidentialité.
RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS
- Salaire : 50,000$ - 60,000$
- Poste régulier à temps plein (35 heures / semaine)
- Avantages compétitifs, y compris un plan de retraite collectif avec abondement de l'employeur.
- Environnement de travail hybride
- Pour en savoir plus sur les réalisations de la Fondation de l’HGJ afin d’offrir plus d’heureux lendemains aux patients, consultez notre plus récent rapport annuel.
ÉNONCÉ SUR LA DIVERSITÉ, L’ÉQUITÉ, L’INCLUSION ET L’APPARTENANCE
La Fondation de l’HGJ est fière de souscrire au principe de l’accès équitable à l’emploi et s’engage à offrir un milieu de travail inclusif permettant à tous ses employés d’atteindre leur plein potentiel. Une équipe diversifiée véritablement passionnée pour notre cause constitue la clé de notre succès, et nous croyons en l’importance d’être soi-même au travail. Nous invitons toutes les personnes qualifiées à postuler. Nous ne communiquerons toutefois qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.
------------------------------
ADVANCEMENTS IN HEALTHCARE ARE MADE HERE.
Since 1969, the Jewish General Hospital (JGH) Foundation has been a vital source of support for the JGH – one of Quebec’s top hospitals – to enhance its extraordinary patient care, further scientific discovery, and transform healthcare delivery through innovation. We partner with inspired community members to implement a wide variety of fundraising initiatives to achieve these ambitious goals.
We are a vibrant team of professionals and an organization committed to empowering you to take on a pivotal role in this vital ecosystem. Together, we continue to enable awe-inspiring medical breakthroughs and drive the Jewish General Hospital forward, for the betterment of all Quebecers and beyond. Join us!
THE OPPORTUNITY
The Executive Assistant will provide administrative support to the Vice-President, Development and Chief Development Officer (VP and CDO) to grow her fundraising capacity.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Administrative Support:
- Provide comprehensive administrative and gift management support to the VP and CDO to ensure her priorities and objectives are met and that her relationships are managed with precision and care.
- Proactively manage the agenda of the VP and CDO, which includes scheduling meetings and travel arrangements.
- Ensure the preparation of agendas and minutes, and track progress of action items.
- Write, edit and format a variety of correspondence.
- Complete expense reports on a monthly basis.
- Support and contribute to the rolling out of new processes relating to gift management.
Donor and Fundraising Support:
- Assist with donor-related events, such as in-person meetings, hospital tours, recognition events, etc.
- Track and manage all donor actions and interactions, maintaining accurate records and ensuring timely follow-up.
- Prepare and oversee the completion and delivery of gift documents, acknowledgment letters, tax receipts, campaign updates, donor reports, stewardship materials, and related correspondence.
- Manage incoming donation logs and ensure all relevant details are correct to ensure timely processing of donations.
- Input and extract information from the data management database, Raiser’s Edge.
Other responsibilities:
- Occasionally provide reception coverage and take donations by telephone.
- May be required to provide administrative support to other members of the Development Team as required.
- Maintain strict confidentiality.
QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS
- Completion of a Certificate or Diploma in Administration, Fundraising, or in a related field.
- Minimum of two years in a similar position.
- Knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and Teams.
- Ability to take initiative and embrace challenges.
- Proactive approach to assigned tasks.
- Strong communication skills and ability to work as part of a team.
- Above-average time management skills.
- Ability to maintain strict confidentiality.
KEY INFORMATION
- Salary range: $50,000 - $60,000
- Regular full-time position (35 hours / week)
- Competitive benefits package, including group retirement plan with employer match
- Hybrid work environment
- For more information on how the JGH Foundation is creating more tomorrows, consult our latest Annual Report.
DIVERSITY, EQUITY, INCLUSION AND BELONGING STATEMENT
The JGH Foundation is a proud equal-opportunity employer and we are committed to creating an inclusive workplace that allows all of our people to reach their full potential. A diverse team with a genuine passion for our cause is the key to our success and we believe in bringing your whole self to work. We welcome all qualified candidates to apply. However, only those applicants selected for an interview will be contacted.
Job Type: Full-time
Pay: $50,000.00-$60,000.00 per year
Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC H3T 1E2
