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Adjoint(e) de direction exécutive au Chef de l’administration (CAO)
Salaire : 80 000 $ à 90 000 $ par année (selon l’expérience) + excellents avantages sociaux
Horaire : Temps plein, du lundi au vendredi – Présentiel (100 %)
Une flexibilité est requise pour répondre à des besoins opérationnels occasionnels ou à des heures prolongées.
Lieu : Montréal (Québec)
Responsabilités
Soutien exécutif
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Gérer de façon proactive l’agenda, les communications et les priorités quotidiennes du CAO.
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Préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des actions requises.
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Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance professionnelle ainsi que les documents exécutifs.
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Maintenir un système de classement numérique structuré pour les contrats, rapports et documents de projets.
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Coordonner les déplacements, les dépenses, les réunions et les événements du CAO.
Coordination de projets et des fournisseurs
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Soutenir les projets en cours liés à la construction, aux rénovations, aux installations et aux améliorations opérationnelles.
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Communiquer avec les fournisseurs, entrepreneurs et consultants afin d’obtenir des soumissions, mises à jour et livrables.
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Participer à la distribution des appels d’offres (RFP/RFQ), à la collecte des soumissions et à la coordination des visites de sites.
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Vérifier l’exhaustivité des soumissions et signaler toute information manquante ou incohérente.
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Maintenir à jour les dossiers des fournisseurs, les documents d’assurance et les dossiers de conformité.
Suivi administratif et financier
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Créer et maintenir des outils de suivi pour les budgets, soumissions, factures et ordres de changement.
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Soutenir le suivi financier, notamment les bons de commande, les paiements et les approbations.
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Comparer les coûts réels des projets aux budgets approuvés et signaler les écarts.
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Utiliser des tableurs pour organiser les données, effectuer des comparaisons et produire des rapports sommaires.
Soutien administratif et personnel
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Coordonner les rendez-vous personnels, les commissions et l’horaire du CAO.
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Assurer l’organisation du bureau, la gestion des fournitures et la préparation des espaces de travail.
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Organiser les services de traiteur, les réunions et l’accueil des invités.
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Accueillir les visiteurs et offrir une expérience professionnelle et soignée.
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Effectuer diverses tâches administratives et personnelles selon les besoins.
Qualifications et expérience
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Minimum de trois (3) années d’expérience dans le soutien à des cadres supérieurs.
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Expérience en administration, gestion, construction, hôtellerie, immobilier ou dans un environnement axé sur les projets.
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Excellente maîtrise de Google Workspace (Docs, Sheets, Slides et Gmail).
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Aisance avec les fonctions avancées des feuilles de calcul (formules, tableaux croisés dynamiques, suivi de données).
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Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais (bilinguisme requis).
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Capacité à travailler dans un environnement rapide où les responsabilités sont élevées.
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Expérience dans la gestion d’informations confidentielles et sensibles avec discrétion.
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Formation postsecondaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe (un atout).
Compétences clés
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Excellente organisation et grand souci du détail.
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Approche proactive, autonome et orientée vers les résultats.
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Solides aptitudes numériques et analytiques.
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Excellentes habiletés de communication et de suivi.
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Fortes capacités de résolution de problèmes, de jugement et d’initiative.
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Fiabilité, discrétion et professionnalisme irréprochables.
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Executive Assistant to the Chief Administrative Officer (CAO)
Salary: $80k– $90k annually (based on experience) + great benefits
Schedule: Full-time, Monday to Friday On-site role (100%) Flexibility required for occasional extended hours or operational needs
Location: Montreal, QC
Responsibilities
Executive Support
- · Manage the CAO’s calendar, communications, and daily workflow proactively
- · Prepare agendas, take meeting notes, and ensure follow-ups are completed
- · Draft, edit, and format professional correspondence and executive documents
- · Maintain structured digital filing systems for contracts, reports, and project documentation
- · Coordinate travel arrangements, expenses, meetings, and events
Project & Vendor Coordination
- · Support active projects across construction, renovations, facilities, and operational improvements
- · Communicate with vendors, contractors, and consultants to obtain quotes, updates, and deliverables
- · Assist with RFP/RFQ distribution, bid collection, and coordination of site visits
- · Review submissions for completeness and flag inconsistencies or missing information
- · Maintain vendor records, insurance documentation, and compliance files
Cost & Administrative Tracking
- · Build and maintain trackers for budgets, quotes, invoices, and change orders
- · Support financial tracking including purchase orders, payments, and approvals
- · Reconcile project costs against approved budgets and highlight variances
- · Use spreadsheets to organize data, comparisons, and reporting summaries
Office & Personal Support
- · Coordinate personal appointments, errands, and scheduling for the CAO
- · Support office organization, supplies, and workspace readiness
- · Arrange catering, meetings, and guest coordination
- · Welcome visitors and ensure professional and polished office experience
- · Assist with miscellaneous administrative and personal tasks as required
Qualifications & Experience
- · Minimum 3 years of experience supporting senior executives
- · Background in administration, business, construction, hospitality, real estate, or project-based environments
- · Strong proficiency in Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Gmail)
- · Comfortable with advanced spreadsheet functions (formulas, pivot tables, data tracking)
- · Strong written and verbal communication skills in French and English (bilingual required)
- · Ability to work in a fast-paced, high-accountability environment
- · Experience handling confidential and sensitive information with discretion
- · Post-secondary education in business administration or related fields is an asset
Key Competencies
- · Highly organized with strong attention to detail
- · Proactive and self-directed approach to work
- · Strong numerical and analytical ability
- · Confident communicator with strong follow-up skills
- · Problem-solver with strong judgment and initiative
- · Reliable, discreet, and professional at all times
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