Purchasing Clerk – Data Entry and Logistics Support
Job Summary
For over 40 years, we have been a trusted distributor of brands across Canada, operating from the western part of Montreal. We are looking for a detail-oriented Purchasing Clerk to support our purchasing team with order preparation, supplier B2B order entry, purchasing data maintenance, documentation, and logistics follow-up. This role is ideal for someone who enjoys structured work, accuracy, organization, and helping purchasing activities move forward smoothly.
This is an on-site role based in the western part of Montreal, reporting to the Purchasing Manager and working closely with internal departments, suppliers, factories, and logistics partners.
The Purchasing Clerk will support a larger brand portfolio by preparing accurate PO requisitions for Purchasing Manager approval, entering approved supplier orders, and helping ensure orders are submitted on time to reduce the risk of out-of-stock situations. This role is well suited to someone who enjoys structured purchasing support, detailed order review, supplier portal work, and routine follow-up. It requires strong attention to detail, basic purchasing understanding, and the ability to verify item setup, quantities, pricing, pack sizes, and order details against our internal system before orders are issued through supplier B2B platforms.
Key ResponsibilitiesPurchasing Requisitions and Order Support
· Review inventory needs and support timely order preparation to help maintain stock availability.
· Prepare accurate order requisitions for Purchasing Manager approval, ensuring all required details are complete.
· Enter approved supplier orders through B2B platforms in line with established purchasing procedures.
· Verify order details before submission, including item numbers, descriptions, quantities, pack sizes, pricing, factory details, and item setup information against the internal system.
· Track pending approvals and order submission timelines, escalating stock risks or missing information when needed.
Purchase Order Processing and Supplier Follow-Up
· Follow up with suppliers and factories after approved orders are submitted.
· Monitor order status, shipment readiness, and outstanding responses by product, factory, or order.
· Communicate with the appropriate supplier or factory contact regarding product, order, shipment, or PO-related issues.
· Support timely resolution of missing information, discrepancies, or delays.
· Escalate unresolved issues when additional support or direction is needed.
Data Entry and Documentation
· Enter and update purchasing data accurately in Excel and designated internal systems.
· Maintain item, supplier, order, and purchasing record information with strong attention to detail.
· Prepare and update Excel files, order trackers, and purchasing documents as required.
· Save and organize related documents using proper file names and folder locations.
· Assist with PDF saving, document handling, and folder organization for assigned purchase orders.
Logistics Support Backup
· Provide backup support to the Logistics Coordinator with courier and shipment-related tasks.
· Prepare courier quotations and assist with shipment documentation and follow-up.
· Support direct-to-customer shipments using international B2B platforms.
· Communicate with courier and logistics partners to confirm details and obtain updates.
· Escalate shipment delays or missing information when needed.
Qualifications and Skills· Strong attention to detail when entering, reviewing, and validating order or item data.· Experience in purchasing, order entry, logistics, data entry, or administrative support is an asset.· Comfortable using Excel, supplier B2B platforms, ERP systems, and structured processes.· Able to understand basic purchasing details, identify discrepancies, and manage multiple brands, factories, and order timelines.· Organized, adaptable, and able to adjust priorities to support urgent projects and changing business needs.· Good communication skills in English and willingness to work with internal teams, suppliers, factories, and logistics partners; French communication skills and AS400 experience are assets.
This role may be a good fit if you...
· Enjoy structured administrative work and detailed order review.
· Are comfortable following established processes and maintaining organized records.
· Like communicating with suppliers, factories, and internal teams to keep tasks moving.
· Want to build practical experience in purchasing, supplier coordination, and logistics support.
Why Join Us?
· Build practical experience in purchasing, supplier coordination, data entry, and logistics support.
· Join an established company with long-standing operations, structured processes, and a collaborative team environment.
· Work in a role where accuracy, organization, and reliable follow-through are valued.
· Gain hands-on exposure to PO requisitions, supplier B2B ordering, order tracking, and shipment coordination.
· Learn how purchasing, supplier order entry, inventory support, documentation, and logistics follow-up connect within a busy distribution environment.
· Group insurance plan with shared employer/employee contribution.
· Full-time, on-site role based in the western part of Montreal.
Commis aux achats – Saisie de données et soutien logistique
Sommaire du poste
Depuis plus de 40 ans, nous sommes un distributeur de confiance de marques partout au Canada, établi dans l’ouest de Montréal. Nous sommes à la recherche d’un(e) commis aux achats rigoureux(se) et soucieux(se) du détail pour soutenir notre équipe des achats dans la préparation des commandes, la saisie des commandes fournisseurs sur les plateformes B2B, la mise à jour des données d’achat, la gestion de la documentation et le suivi logistique. Ce poste convient particulièrement à une personne qui apprécie le travail structuré, la précision, l’organisation et qui aime contribuer au bon déroulement des activités d’achat.
Il s’agit d’un poste en présentiel, basé dans l’ouest de Montréal. La personne relèvera du/de la gestionnaire des achats et travaillera en étroite collaboration avec les différents départements internes, les fournisseurs, les usines et les partenaires logistiques.
Le/la commis aux achats supportera la gestion d’un large portefeuille de marques en préparant des réquisitions d’achat précises, nécessitant l’approbation du/ de la gestionnaire des achats, en saisissant les commandes fournisseurs approuvées et en contribuant à ce que les commandes soient soumises dans les délais requis afin de réduire les risques de rupture de stock. Ce rôle convient particulièrement à une personne qui apprécie le soutien structuré aux achats, la vérification détaillée des commandes, le travail dans les portails fournisseurs et les suivis réguliers. Il exige une grande attention aux détails, une compréhension de base des processus d’achat ainsi que la capacité de vérifier les paramètres des articles, les quantités, les prix, les formats d’emballage et les détails des commandes dans notre système interne avant leur transmission par l’intermédiaire des plateformes B2B des fournisseurs.
Principales responsabilitésRéquisitions d’achat et soutien aux commandes
- Examiner les besoins en inventaire et contribuer à la préparation des commandes dans les délais requis afin d’aider à maintenir une disponibilité adéquate des stocks.
- Préparer des réquisitions d’achat précises pour approbation par le/la gestionnaire des achats, en veillant à ce que tous les renseignements requis soient complets.
- Saisir les commandes fournisseurs approuvées dans les plateformes B2B conformément aux procédures d’achat établies.
- Vérifier les détails des commandes avant leur soumission, notamment les numéros d’articles, les descriptions, les quantités, les formats d’emballage, les prix, les renseignements relatifs aux usines et les paramètres des articles, en les comparant aux données du système interne.
- Effectuer le suivi des approbations en attente et des échéanciers de soumission des commandes, et signaler les risques liés aux stocks ou les renseignements manquants lorsque nécessaire.
Traitement des bons de commande et suivi auprès des fournisseurs
- Effectuer le suivi auprès des fournisseurs et des usines après la soumission des commandes approuvées.
- Surveiller l’état des commandes, la disponibilité des marchandises pour expédition ainsi que les réponses en attente, par produit, usine ou commande.
- Communiquer avec la personne-ressource appropriée chez le fournisseur ou à l’usine concernant toute question ou tout problème lié aux produits, aux commandes, aux expéditions ou aux bons de commande.
- Contribuer à la résolution rapide des renseignements manquants, des écarts ou des retards.
- Transmettre les problèmes non résolus à la personne appropriée lorsqu’un soutien ou des directives supplémentaires sont nécessaires.
Saisie de données et documentation
- Saisir et mettre à jour avec précision les données relatives aux achats dans Excel et autres systèmes internes désignés.
- Maintenir à jour les renseignements relatifs aux articles, aux fournisseurs, aux commandes et aux dossiers d’achat, avec une grande attention aux détails.
- Préparer et mettre à jour les fichiers Excel, les outils de suivi des commandes et les documents d’achat, selon les besoins.
- Enregistrer et classer les documents connexes en utilisant les noms de fichiers et les emplacements de dossiers appropriés.
- Participer à l’enregistrement de documents en format PDF, à la gestion documentaire et à l’organisation des dossiers associés aux bons de commande assignés.
Soutien logistique – relève
- Offrir un soutien de relève au/à la coordonnateur(-trice) logistique pour les tâches liées aux services de messagerie et aux expéditions.
- Préparer des demandes de soumissions auprès des services de messagerie et aider à la préparation de la documentation ainsi qu’au suivi des expéditions.
- Soutenir les expéditions directes aux clients au moyen de plateformes B2B internationales.
- Communiquer avec les services de messagerie et les partenaires logistiques afin de confirmer les renseignements nécessaires et d’obtenir des mises à jour.
- Signaler les retards d’expédition ou les renseignements manquants lorsque nécessaire.
Qualifications et compétences
- Grande attention aux détails lors de la saisie, de la vérification et de la validation des données relatives aux commandes ou aux articles.
- Une expérience en achats, saisie de commandes, logistique, saisie de données ou soutien administratif constitue un atout.
- À l’aise avec Excel, les plateformes B2B des fournisseurs, les systèmes ERP et les processus de travail structurés.
- Capacité à comprendre les notions de base liées aux achats, à repérer les écarts et à gérer simultanément plusieurs marques, usines et échéanciers de commandes.
- Sens de l’organisation, capacité d’adaptation et aptitude à ajuster les priorités afin de soutenir les projets urgents et l’évolution des besoins de l’entreprise.
- Bonnes compétences en communication en anglais et volonté de collaborer avec les équipes internes, les fournisseurs, les usines et les partenaires logistiques. La capacité à communiquer en français et une expérience avec AS400 constituent des atouts.
Ce poste pourrait vous convenir si vous…
- Aimez le travail administratif structuré et la vérification détaillée des commandes.
- Êtes à l’aise avec le respect de processus établis et la tenue de dossiers bien organisés.
- Aimez communiquer avec les fournisseurs, les usines et les équipes internes afin de faire avancer les dossiers.
- Souhaitez acquérir une expérience pratique en achats, coordination avec les fournisseurs et soutien logistique.
Pourquoi vous joindre à nous?
- Acquérir une expérience pratique en achats, coordination avec les fournisseurs, saisie de données et soutien logistique.
- Vous joindre à une entreprise bien établie, dotée de processus structurés et d’un environnement de travail collaboratif.
- Occuper un poste où la précision, l’organisation et la fiabilité des suivis sont valorisées.
- Acquérir une expérience concrète dans la préparation des réquisitions d’achat, la saisie des commandes sur les plateformes B2B des fournisseurs, le suivi des commandes et la coordination des expéditions.
- Comprendre concrètement comment les achats, la saisie des commandes fournisseurs, le soutien à la gestion des stocks, la documentation et le suivi logistique s’intègrent dans les activités quotidiennes d’un environnement de distribution dynamique.
- Régime d’assurance collective avec cotisation partagée entre l’employeur et l’employé(e).
- Poste à temps plein, en présentiel, basé dans l’ouest de Montréal.
Pay: Up to $50,000.00 per year
Benefits:
- Casual dress
- Dental care
- On-site parking
Work Location: In person
