Agent(e) de soutien aux opérations
Bras droit opérationnel de la Direction des opérations et des ressources humaines
À propos de nous
Novallier est une étude notariale en croissance comptant environ 70 employés répartis entre ses bureaux de Montréal et de Saint-Bruno.
Nous investissons dans nos équipes, dans nos outils et dans nos façons de faire afin de créer un milieu où chacun peut grandir, contribuer et avoir un impact réel.
Notre objectif est simple : offrir une expérience professionnelle de qualité à nos clients tout en créant un environnement de travail humain, structuré et efficace pour nos équipes. Nous sommes fiers d'avoir obtenu la certification Employeur Élite, une reconnaissance qui reflète notre engagement envers nos employés, la qualité de notre environnement de travail et notre volonté d'offrir un milieu où performance, développement professionnel et bien-être peuvent coexister.
Votre rôle
Nous recherchons une personne organisée, polyvalente et proactive qui agira comme bras droit opérationnel de la Direction des opérations et des ressources humaines.
Ce poste est idéal pour une personne qui aime faire avancer les choses, coordonner les suivis, résoudre des problèmes concrets et contribuer à la fluidité d’une organisation.
Vous serez impliqué(e) dans plusieurs aspects de la vie de l’entreprise : opérations, bâtiments, fournisseurs, logistique, événements, soutien administratif, accueil des nouveaux employés et amélioration continue.
Bien que le rôle soit principalement orienté vers le soutien aux opérations, la personne retenue contribuera également à la continuité des activités administratives en assurant certains remplacements ponctuels à la réception lors de vacances ou d’absences.
Principales responsabilités
Soutien aux opérations
- Assurer le suivi de diverses demandes opérationnelles.
- Coordonner certains dossiers administratifs et logistiques.
- Effectuer les relances nécessaires auprès des fournisseurs, partenaires et collaborateurs.
- Assurer le suivi de différents projets et plans d’action.
- Préparer et maintenir des tableaux de bord, listes de suivi et outils de gestion.
- Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et opérationnels.
- Contribuer à la mise à jour des procédures et documents internes.
- Soutenir la Direction des opérations dans le suivi des priorités organisationnelles.
Gestion des bâtiments et logistique
- Assurer le suivi des besoins des bureaux de Montréal et de Saint-Bruno.
- Coordonner les réparations, entretiens et interventions de fournisseurs.
- Effectuer le suivi des fournitures et des inventaires.
- Participer à l’organisation des espaces de travail.
- Coordonner certaines livraisons et installations.
- Effectuer des tournées périodiques afin d’identifier les besoins ou irritants.
- Participer à la gestion des équipements et du matériel de bureau.
Soutien technologique et inventaire
- Assurer le suivi administratif de certains équipements technologiques.
- Coordonner les demandes auprès des fournisseurs TI.
- Participer à la gestion des inventaires de matériel informatique et bureautique.
- Effectuer les suivis nécessaires lors des arrivées, départs ou déplacements d’employés.
- Collaborer avec les fournisseurs TI afin d’assurer la disponibilité du matériel requis.
Soutien aux ressources humaines
- Participer à la préparation de l’accueil des nouveaux employés.
- Préparer le matériel d’intégration.
- Soutenir l’organisation des formations.
- Participer à certaines activités de mobilisation et événements internes.
- Effectuer différents suivis administratifs liés aux employés.
- Soutenir la mise à jour de documents, formulaires et outils RH.
Événements et vie organisationnelle
- Participer à l’organisation d’événements internes.
- Coordonner certains fournisseurs et réservations.
- Assurer la préparation logistique des salles et du matériel.
- Soutenir l’organisation de rencontres, formations et activités corporatives.
Continuité administrative et réception
- Assurer des remplacements ponctuels à la réception de Montréal ou de Saint-Bruno lors de vacances, absences ou besoins opérationnels.
- Accueillir les visiteurs et offrir un service professionnel.
- Répondre aux demandes générales et orienter les personnes vers les bonnes ressources.
- Contribuer au maintien d’une expérience client de qualité.
- Soutenir certaines tâches administratives nécessaires à la continuité des opérations.
Profil recherché
Nous recherchons une personne qui :
- est reconnue pour son sens de l’organisation;
- possède un excellent sens du suivi;
- est autonome et débrouillarde;
- aime trouver des solutions concrètes;
- est capable de gérer plusieurs dossiers simultanément;
- possède un bon jugement;
- fait preuve de discrétion et de professionnalisme;
- aime collaborer avec différents intervenants;
- est à l’aise dans un environnement dynamique;
- apprécie autant le travail administratif que le travail terrain;
- possède un excellent service à la clientèle.
Qualifications recherchées
- Diplôme en administration, bureautique, gestion, ressources humaines ou toute autre formation pertinente.
- Minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience dans un rôle similaire.
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
- Bonne connaissance de la suite Microsoft 365.
- Excellente maîtrise d’Outlook, Word et Excel.
- Expérience avec Teams, SharePoint ou des outils collaboratifs (atout).
- Permis de conduire valide et capacité de se déplacer entre Montréal et Saint-Bruno.
Ce qui fera votre succès
Vous aimez :
- organiser;
- coordonner;
- anticiper les besoins;
- faire avancer les dossiers;
- soutenir les équipes;
- améliorer les façons de faire;
- résoudre des problèmes avant qu’ils deviennent urgents.
Vous êtes la personne que l’on appelle lorsque quelque chose doit être réglé efficacement.
Ce que nous offrons
- Un rôle varié et stimulant.
- Une grande autonomie.
- Une proximité avec la direction.
- La possibilité d’avoir un impact concret sur le fonctionnement de l’organisation.
- Un environnement humain, collaboratif et professionnel.
- L’occasion de participer activement à l’amélioration continue de l’entreprise.
Notre philosophie - Plaisir. Structure. Rigueur. Humain.
Nous croyons que les meilleures organisations ne sont pas celles qui travaillent plus fort, mais celles qui travaillent plus intelligemment. Notre objectif est de créer un environnement où les employés disposent de la structure, des outils et du soutien nécessaires pour donner le meilleur d’eux-mêmes.
Tu crois être la personne idéale pour ce poste?
Nous t’invitons à nous faire parvenir ton CV.
Avantages :
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Gym sur place
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place
Lieu du poste : En présentiel
