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Relevant de la direction générale, la technicienne en administration assure un rôle clé dans le soutien administratif, comptable et organisationnel de la Maison. Elle veille au bon déroulement des activités liées à la comptabilité, à la paie, aux comptes recevables et payables, ainsi qu’au soutien administratif offert à l’équipe de direction. Elle accomplit également toute autre tâche connexe liée à ses fonctions, dans le respect des procédures, des politiques et des règles internes de la Maison.
Type d’horaire: 35 heures par semaine (horaire de jour flexible)
ASPECTS TECHNIQUES DE LA FONCTION
1. Tâches administratives :
Soutien à la direction et coordination administrative
1. Assister la direction générale et les directeurs de département dans l’exécution de leurs tâches administratives.
2. Rédiger des lettres, des procédures et créer des chiffriers pour les rapports.
3. Coordonner les réunions de la direction, y compris l’envoi des invitations et des liens de vidéoconférence, au besoin.
4. Prendre des notes lors des comités de direction, des conseils d’administration et des comités du conseil, rédiger les procès-verbaux et les acheminer aux personnes concernées.
5. Rédiger les résolutions du conseil d’administration et toute autre correspondance qui s’y rattache, au besoin.
6. Planifier et coordonner les envois par la poste.
7. Faire la mise en page et la correction linguistique des documents de la Maison.
Gestion documentaire et logistique
8. Maintenir les systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers.
9. Effectuer les demandes de soumission pour les acquisitions.
10. Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et faire les commandes.
11. Mettre à jour différents documents administratifs, procédures et listes.
Ressources humaines et conformité administrative
12. Déterminer les échelons salariaux à octroyer à chaque employé des soins selon la charte salariale, les diplômes et les années d’expérience.
13. Gérer les révisions salariales et les bonifications en collaboration avec la direction générale et le département des ressources humaines.
14. Mettre à jour le rapport des vacances et de l’ancienneté.
15. Remplir la Déclaration annuelle des salaires.
16. Effectuer la déclaration en matière d’équité salariale.
17. Assurer la gestion des adhésions au régime d’assurance collective.
Dossiers corporatifs et soutien technologique
18. Produire le rapport cumulatif des dons in memoriam pour la direction générale.
19. Offrir un soutien technologique en lien avec la firme de soutien informatique.
20. Effectuer les appels de service pour les équipements informatiques et autres besoins techniques.
21. Mettre à jour annuellement le registre des entreprises.
22. S’occuper du système téléphonique en mettant à jour les boîtes vocales, le bottin téléphonique et les changements de nom.
23. Contribuer à la gestion du parc informatique et des clés lors des embauches et des départs.
24. Déchiqueter les documents confidentiels en coordonnant le processus.
2. COMPTES RECEVABLES
1. Répertorier et comptabiliser l’argent reçu par la Maison.
2. Effectuer l’entrée de lot dans SAGE 50.
3. Procéder aux dépôts en remplissant la documentation nécessaire et en allant les déposer à l’institution financière.
3. Activités comptables
1. Préparer et mettre à jour les prévisions budgétaires chaque année (revenus, dépenses) en collaboration avec la direction générale.
2. Effectuer le suivi sur l’amortissement de l’immeuble et des équipements.
3. Effectuer le suivi des liquidités et la gestion du fonds de roulement.
4. Réviser le budget de chaque évènement et faire le suivi de ces budgets avec chaque directeur.
5. Produire et analyser les états des résultats mensuels, afin d’assurer les suivis budgétaires et l’acheminer aux instances concernées.
6. Préparer les bilans annuels pour le conseil d’administration et assurer l’entérinement du budget annuel par ce dernier.
7. Produire annuellement le rapport TPS-TVQ.
8. Travailler conjointement avec le vérificateur auditeur afin de lui fournir l’information nécessaire à son travail.
9. Préparer les documents et procéder à toute autre préparation avant la vérification annuelle externe.
10. Effectuer un suivi et une analyse des dépenses, en plus de reporter des anomalies à la direction générale.
11. Procéder aux prévisions salariales annuelles pour insérer ces prévisions dans le budget.
12. Faire une demande de subvention salariale auprès d’Emploi-Québec lorsqu’un employé s’y prête.
13. Faire les demandes de subvention provinciale ou fédérale selon les besoins et l’admissibilité de la Maison aux différentes subventions.
14. Produire et analyser les états des résultats mensuels, afin d’assurer les suivis budgétaires et l’acheminer aux instances concernées.
15. Préparer les bilans annuels pour le conseil d’administration et assurer l’entérinement du budget annuel par ce dernier.
4. Comptes payables
1. Assurer l’ouverture des comptes fournisseurs.
2. Recevoir, valider et codifier les factures fournisseurs dans SAGE 50.
3. Faire la ventilation des factures, examiner, pour en vérifier l'exactitude, les pièces comptables et autres documents concernant les paiements, les encaissements et les autres opérations financières.
4. Effectuer les vérifications et s’assurer de la conformité des factures entrées dans le système.
5. Procéder aux paiements des factures et s’assurer que les factures sont payées dans les délais requis.
6. Effectuer le traitement et le remboursement des comptes de dépenses approuvées par les directions.
7. Signer les chèques et assurer la deuxième signature.
8. Faire signer les paiements.
9. Remplir la documentation nécessaire lors d’enquête de crédit.
10. Créer et enregistrer les comptes GL nécessaires.
11. Enregistrer les paiements directs.
5. GESTION DES HORAIRES ET DE LA PAIE
1. Effectuer l’ouverture du dossier de paie d’un nouvel employé dans le système de traitement de paie.
2. Planifie dans Agendrix les horaires du personnel aux soins en collaboration avec le DSI .
3. Entrer les heures de travail des employés dans le système de paie chaque deux semaines.
4. Effectuer le calcul des salaires et des allocations
5. Assurer le traitement de la paie dans Employeur D toutes les deux semaines.
6. Assurer le suivi des changements salariaux.
7. Assurer le suivi des changements relatifs aux vacances annuelles.
8. Assurer le suivi des dossiers de congés de maternité et CNESST.
9. Assurer le suivi des dossiers d’assurance.
10. Gérer les changements d’échelons.
11. Émettre les relevés d’emploi.
12. Produire et distribuer les relevés 1, les T4 et faire les sommaires annuellement.
13. Sortir les rapports de paie et faire les écritures de journal dans SAGE 50.
ASPECTS COMPORTEMENTAUX À DÉMONTRER
Adopter, démontrer et partager la mission et les valeurs de la Maison, afin d’en être un ambassadeur inspirant et contagieux ;
Faire preuve d’un bon sens de la planification et de l’organisation du travail ;
Faire preuve d’intégrité, de rigueur et de professionnalisme ;
Faire preuve d’un bon sens de la priorisation des enjeux ;
Être en mesure d’exécuter plusieurs tâches de front dans un environnement sous pression ;
Faire preuve d’autonomie, d’initiative et de flexibilité ;
Démontrer un esprit de synthèse et une attitude pragmatique.
§ Avoir un grand souci et respect de la confidentialité.
ASPECTS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE
Diplôme d’études collégiales en administration, en comptabilité ou dans un domaine connexe, ou toute combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience pertinente.
Toute combinaison pertinente d’expérience et de diplômes pourra être considérée.
Compétences linguistiques et informatiques
Maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Bonne connaissance de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement d’Excel.
La connaissance des logiciels Agendrix, Sage 50 et Employeur D constitue un atout.
NOS BÉNÉFICES :
- Vacances : 8% (4 semaines) après un an de service;
- 3 journées de congé-maladie et 2 journées personnelles ;
- Régime d'assurances collectives payées à 50% par l’employeur;
- Régime volontaire d’épargne retraite (RVER) de Desjardins;
- Plusieurs activités offertes durant l'année;
- Repas complet offert à prix modique;
- Lieu de travail enchanteur, paisible et privilégié situé à Hudson.
Rémunération : 27,07$ à 36,14$ par heure
Avantages :
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Heures d’arrivée et de départ flexibles
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Programme d'Aide aux Employés
- RVER
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée
Expérience:
- Comptabilité: 2 ans (Obligatoire)
Langue:
Lieu du poste : En présentiel
