Administrateur (trice) des dons, dons mensuels
Détails du poste : Temps plein
Modalités de travail : Hybride, bureau de Toronto
Veiller sur l’environnement n’a jamais été aussi important qu’aujourd’hui. Conservation de la nature Canada (CNC) est à la recherche d’un(e) Administrateur(trice) des dons, dons mensuels, pour se joindre à une équipe qui œuvre à la protection de nos milieux naturels les plus précieux et des espèces animales et végétales qu’ils abritent.
Chef de file en conservation de terres privées au Canada et organisme sans but lucratif, CNC œuvre à la protection de nos milieux naturels les plus précieux et des espèces qu’ils abritent. Depuis 1962, nous avons mobilisé la population pour conserver et restaurer plus de 20 millions d’hectares à travers le pays. Grâce à son approche axée sur la collaboration et les données probantes, CNC obtient des réussites en matière de conservation, pour le bien de la nature et de la population. Comptant un bureau national situé à Toronto et sept bureaux régionaux à travers le pays, CNC arrive à obtenir des résultats concrets.
CNC reconnaît qu’il œuvre au sein de territoires sur lesquels les peuples autochtones veillent depuis longtemps en vertu de leurs propres lois et systèmes de connaissances. Nous nous engageons à transformer notre façon de travailler, à faire progresser la réconciliation par la conservation et à collaborer avec les peuples autochtones de manière significative, respectueuse et solidaire.
Description du poste
Nous recherchons une personne très motivée, capable de travailler en équipe et passionnée par notre mission, pour rejoindre notre équipe basée dans nos locaux du centre-ville de Toronto (modèle hybride). Vous ferez partie d’une équipe engagée et ambitieuse au sein de notre organisation classée parmi les « Meilleurs lieux de travail », et intégrerez une culture axée sur les personnes qui met l’accent sur l’apprentissage et le développement. Vous êtes un communicateur efficace, doué pour nouer des relations et doté d’un sens du détail irréprochable. Dans ce rôle, vous serez chargé(e) de la mise en place et du traitement des dons préautorisés provenant de toutes les sources hors ligne (campagnes de publipostage, de télémarketing et en face à face), tout en garantissant le plus haut niveau d’intégrité pour nos donateurs et leurs informations financières dans Raiser’s Edge. Vous mettrez régulièrement à jour les fichiers de dons mensuels actifs, en harmonisant les données de collecte de fonds avec les données financières pour notre équipe de marketing intégré.
Exigences du poste
Entrée de données, traitement des dons et émission de reçus.
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Télécharger de manière précise et rapide des fichiers cryptés provenant des fournisseurs, saisir des données, traiter les dons, effectuer des paiements de compensation, et interrompre ou annuler les dons préautorisés récurrents provenant de plusieurs canaux, tels que les coupons-réponse envoyés par la poste, les fichiers internes, d’autres canaux de collecte de fonds, tels que le télémarketing et les fichiers des fournisseurs de campagnes en personne.
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Gérer le traitement de bout en bout ainsi que le rapprochement des dons mensuels. Effectuer des contrôles de qualité et des rapprochements financiers entre les fichiers de données fournis par les fournisseurs et les données enregistrées dans Raiser’s Edge, et fournir des rapports d’état réguliers à l’équipe interne et à la direction.
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Collaborer avec les parties prenantes internes du Marketing et du Développement ainsi qu’avec les fournisseurs concernés par les fichiers de données et les processus avant le lancement de nouvelles campagnes et pendant les périodes opérationnelles des campagnes respectives.
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Émettre et générer annuellement des fichiers de reçus fiscaux en conformité avec l’ARC pour les reçus consolidés, les reçus annulés, les reçus ad hoc provenant de campagnes en personne.
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Créer et mettre à jour des modèles de fichiers d’importation à partir de diverses sources pour RE en utilisant soit le module d’importation RE, soit un produit tiers, tel que Import O’Matic.
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Créer, mettre à jour et annuler dans RE les contributions salariales du personnel prélevées sur la paie, sur la base des informations fournies par le ou la responsable de la paie toutes les deux semaines.
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S’assurer que le rapprochement quotidien des dons récurrents et des données relatives aux dons désignés par des tiers enregistrés dans RE et dans la banque est effectué, et que tout écart est résolu.
Rapports, formation et amélioration des processus
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Fournir à l’équipe de direction des statistiques programmées et ad hoc sur les recettes des dons récurrents mensuels, ainsi que sur leurs tendances.
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Maintenir une documentation complète et former les autres membres du personnel et de l’administration des dons sur le traitement et l’émission de reçus des dons récurrents.
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Identifier les enjeux des processus et recommander des solutions qui permettraient de gagner en efficacité, d’éliminer les redondances et de mettre en œuvre de nouvelles solutions liées au traitement des dons.
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Utiliser des outils d’intelligence artificielle pour synthétiser les documents relatifs aux dons, identifier les tendances et signaler les incohérences entre les différents systèmes.
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Développer et mettre en œuvre des scripts ou des flux de travail automatisés à l’aide de langages de programmation, tels que Python ou de plateformes d’automatisation (Power Automate, Zapier).
PPDC et manuels
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Mettre à jour le guide de saisie des données, le manuel de saisie des dons, le manuel des politiques et procédures, et le document de procédure de bout en bout, et créer de nouveaux documents de procédure si nécessaire.
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Mettre à jour et créer des PPDC relatives aux dons récurrents et fournir des suggestions pour les dons d’autre nature.
Autres fonctions de soutien.
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Travailler en étroite collaboration avec l’administrateur(-trice) principal(e) des dons, Marketing numérique et apporter son aide dans le traitement des dons en ligne; avec l’administrateur(-trice) des dons, Dons majeurs et apporter son aide dans le traitement des dons majeurs; avec l’administrateur(-trice) des dons, Dons annuels et apporter son aide dans le traitement et la réception des dons annuels; avec l’assistant(e) à l’administration des dons et en assurer le remplacement en cas d’absence.
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Participer à l’audit financier annuel et à la préparation des déclarations fiscales annuelles pour les organismes de bienfaisance.
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Autres projets et tâches ad hoc confiés par le ou la responsable de l’administration des dons, la direction, Administration des dons et/ou la Cheffe de la direction financière.
Exigences :
- Diplôme d'études postsecondaires dans un domaine pertinent et un vif intérêt pour le perfectionnement de vos compétences et de votre formation en matière de collecte de fonds (par exemple, l'Association of Professional Fundraisers), associés à de solides connaissances de Blackbaud Raiser’s Edge ou d'autres bases de données pour le secteur à but non lucratif, ainsi que d'autres outils d'intégration de données tels qu'Import O’Matic. En règle générale, deux ou trois ans d'expérience pertinente seraient idéaux pour garantir la réussite du candidat retenu.
- Une excellente connaissance des exigences de l’Agence du revenu du Canada en matière de reçus de dons est requise, ainsi qu’une bonne maîtrise des outils d’analyse et de visualisation des données (Excel, Power BI) et des pratiques et procédures de collecte de fonds et de comptabilité.
- La maîtrise des applications Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) est requise. Une connaissance de base des langages de programmation tels que Python, JavaScript ou similaires serait un atout.
- Ce poste exige une attention méticuleuse aux détails et un haut degré de précision, ainsi que de solides compétences en matière d’organisation, d’analyse et de résolution de problèmes. En plus d’être autonome, vous devez posséder d’excellentes compétences en communication écrite et orale et aimer établir des relations. Vous devrez faire preuve d’adaptabilité, être réactif face à l’évolution des priorités et être à l’aise pour travailler sous pression et dans des délais serrés.
At NCC, we're committed to providing a healthy, safe, barrier free and inclusive, workplace, where respect and diversity are recognized assets. We strive for bold conservation achievements in which equity, diversity and inclusion (EDI) are the norm. We welcome applications from racialized persons/visible minorities, women, Indigenous persons, persons with disabilities, ethnic minorities, and persons of minority sexual orientations and gender identities, as well as from all qualified candidates with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities. NCC implements an employment equity program and encourages members of designated groups to self-identify.
Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. For a confidential inquiry, contact us by email at [email protected] to make any required arrangements. If you have questions regarding accessible employment at NCC, please email us at [email protected].
