Description du poste : English will follow
Résumé du poste
Poste : Assistant(e) administratif(ve)
Date de publication : 3 août 2026
Salaire : 52 000 $ à 62 400 $ CA par année
Description du poste
Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) proactif(ve) et minutieux(se) pour soutenir notre équipe de production dynamique. La personne idéale jouera un rôle clé dans le bon déroulement des opérations en préparant et en maintenant des rapports de production exacts, en créant des bons de commande pour les matériaux directs et indirects, en offrant un soutien administratif aux employés de différents départements et en contribuant à diverses tâches visant à améliorer le flux de travail et l’efficacité.
Responsabilités principales
- Préparer et distribuer les rapports hebdomadaires sur le statut des ordres de production afin de soutenir la planification, en utilisant la suite Microsoft Office et les systèmes ERP.
- Maintenir des dossiers exacts concernant la présence des employés, les vacances et les congés de maladie.
- Traiter la paie hebdomadaire du personnel de l’usine conformément aux politiques de l’entreprise et aux réglementations du travail.
- Utiliser les systèmes ERP pour le traitement de la paie, le contrôle des inventaires et la gestion des matériaux.
- Gérer la documentation liée aux achats, incluant les demandes de soumission, l’émission des bons de commande, les rapports de réception et les factures fournisseurs.
- Superviser les transactions de petite caisse et effectuer les conciliations.
- Maintenir des systèmes de classement organisés — numériques et physiques — pour assurer un accès facile et la conformité.
- S’assurer que les dossiers financiers et opérationnels sont prêts pour les audits et répondent aux exigences de rapports internes.
- Préparer et gérer la documentation d’exportation, incluant la complétion de tous les formulaires requis et la coordination de la soumission exacte des documents d’expédition et de douanes.
- Collaborer avec les départements internes pour faciliter la planification et l’exécution.
- Servir de liaison entre les opérations, les fournisseurs et les équipes corporatives afin d’améliorer la communication et de résoudre les enjeux efficacement.
Profil recherché
- DEC ou baccalauréat en administration, en gestion ou dans un domaine similaire.
- Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, démontrant une solide connaissance du milieu et une expertise pratique.
- Capacité éprouvée à gérer des informations confidentielles en RH et en paie avec un haut niveau d’éthique et de discrétion.
- Bilingue (français-anglais), avec une capacité démontrée à communiquer professionnellement avec des intervenants partout dans la province et à l’externe.
- Grande attention aux détails, capacité à travailler de façon autonome, à s’adapter aux priorités changeantes et à prendre en charge ses responsabilités.
- Expérience pratique avec des systèmes ERP. EPICOR est considéré comme un atout important.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive et SharePoint).
- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion de multiples priorités.
Ce que nous offrons
- Environnement de travail sécuritaire et dynamique.
- Équipe expérimentée et accueillante.
- Avantages sociaux disponibles après la période de probation (détails discutés lors du processus d’embauche).
- Type d’emploi : Temps plein (40 h par semaine).
- Test médical requis.
Avantages
- Assurance dentaire.
- Assurance santé étendue.
- Assurance vie.
- REER.
Lieu de travail
En présentiel à Cowansville, QC.
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Job Description:
We are looking for a proactive and detail-oriented Administrative Assistant to support our dynamic production team. The ideal candidate will play a key role in ensuring smooth operations by preparing and maintaining accurate production reports, creating purchase orders for direct and indirect materials, providing administrative support to employees across departments and assisting with various tasks to enhance workflow and efficiency
Main Responsibilities:
· Prepare and distribute weekly production order status reports to support production planning, using Microsoft Office Suite and ERP systems.
· Maintain accurate records of employee attendance, vacation, and sick leave.
· Process weekly payroll for plant personnel in compliance with company policies and labor regulations.
· Utilize ERP systems for payroll processing, inventory control, and materials management.
· Manage procurement documentation including quotation request, submit purchase orders, receiving reports, and vendor invoices.
· Oversee petty cash transactions and reconciliation.
· Maintain organized filing systems—both digital and physical—for easy retrieval and compliance.
· Ensure financial and operational records are audit-ready and support internal reporting requirements.
· Prepare and manage export documentation, including completing all required paperwork, and coordinating the accurate submission of shipping and customs documents.
· Collaborate with internal departments to facilitate planning and execution.
· Serve as a liaison between operations, vendors, and corporate teams to enhance communication and resolve issues efficiently.
Desired profile:
· DEC or Bachelor’s degree in administration, business or similar.
· Minimum of 5 years' experience in a similar role, demonstrating strong industry knowledge and practical expertise.
· Trusted to manage confidential HR and payroll information with a high level of confidentiality and ethical responsibility.
· Bilingual (French-English), with demonstrated ability to engage professionally with stakeholders province-wide and externally.
· Attention to detail, with a proven ability to work autonomously, adapt to changing priorities, and take ownership of responsibilities.
· Hands-on experience with ERP systems. EPICOR are considered a strong asset.
· Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, One Drive and SharePoint).
· Multitasking and organizational skills, with the ability to manage competing priorities.
What we offer:
· Safe and dynamic work environment.
· Experienced and welcoming team.
· Benefits available following a probationary period (details to be discussed during the hiring process)
· Employment type: Full-time (40 hrs per week).
· Medical test to pass.
Benefits:
· Dental Insurance.
· Extended health care.
· Life insurance.
· RRSP.
Job Location: In-person in Cowansville, QC.
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: $52,000.00-$62,400.00 per year
Benefits:
- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- Paid time off
- RRSP match
- Vision care
Work Location: In person
