A PROPOS DE RAND ACCESSORIES
Entreprise familiale depuis 5 générations, le Groupe Rand est un acteur incontournable dans l'univers du bijou fantaisie et des accessoires de mode, présent dans plus de 15 000 points de vente à travers le monde.
Le groupa Basé à Paris, avec des bureaux à Montréal, Milan, Madrid, Amsterdam..., nous concevons des collections personnalisées pour de grands retailler
Engagés dans une démarche responsable, nous créons des produits mode alliant qualité et innovation, toujours au service de la satisfaction de nos client.es. Plus de 1 000 talents passionnés dont 50 dans nos bureaux à Montréal sont œuvrent chaque jour au sein de la Famille Rand un esprit d’équipe inébranlable.
Rejoignez-nous dans un environnement respectueux, familial et bienveillant, où chacun peut s’épanouir et trouver sa place
Sous la supervision du comptable principal, le ou la commise comptable assure principalement la préparation, la vérification et l’émission des factures destinées aux clients de l’entreprise. La personne participe également à différentes tâches liées aux comptes clients, aux comptes fournisseurs et au soutien administratif du service de la comptabilité.
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PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Facturation et comptes clients
- Préparer, vérifier et générer les factures clients à partir des données de ventes, des bons de commande, des rapports de livraison et des ententes commerciales ;
- S’assurer que les prix, quantités, commissions, rabais, frais et conditions de paiement sont correctement appliqués ;
- Vérifier l’application appropriée des taxes de vente canadiennes et provinciales, notamment la TPS, la TVQ et la TVH ;
- Transmettre les factures aux clients dans les délais requis et selon leurs procédures respectives ;
- Téléverser les factures sur les portails clients lorsque nécessaire ;
- Émettre les notes de crédit et les ajustements après avoir obtenu les autorisations requises ;
- Effectuer le suivi des factures rejetées, contestées ou nécessitant une correction ;
- Maintenir à jour les dossiers clients, notamment les adresses de facturation, les modalités de paiement et les exigences particulières ;
- Répondre aux demandes des clients concernant les factures et fournir les documents justificatifs nécessaires ;
- Collaborer avec les équipes des ventes, de la logistique et du service à la clientèle afin de résoudre les écarts de facturation ;
Comptabilité générale et soutien administratif
- Saisir et vérifier différentes transactions dans le système comptable ;
- Participer au traitement et à la vérification des factures fournisseurs ;
- Effectuer la saisie des encaissements et aider à leur application aux comptes clients ;
- Préparer certaines conciliations de comptes et assurer le suivi des écarts ;
- Classer et archiver les factures, bons de commande, preuves de livraison et autres documents comptables ;
- Participer aux procédures de clôture mensuelle et annuelle ;
- Préparer différents rapports et fichiers de suivi dans Excel ;
- Fournir les documents requis dans le cadre des audits internes et externes ;
- Respecter les politiques, les procédures comptables et les contrôles internes de l’entreprise ;
- Accomplir toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement du service de la comptabilité.
Formation et expérience
- Diplôme d’études professionnelles, diplôme d’études collégiales ou formation équivalente en comptabilité, administration ou dans un domaine connexe ;
- D’une à trois années d’expérience dans un poste similaire, idéalement en facturation ou en comptes clients ;
- Bonne compréhension du cycle comptable et des principes de base en comptabilité ;
- Connaissance des taxes de vente canadiennes, notamment la TPS, la TVQ et la TVH ;
- Une expérience dans le commerce de détail, le commerce de gros, la distribution ou les concessions constitue un atout.
Compétences techniques
- Bonne maîtrise de Microsoft Excel et de la suite Microsoft Office ;
- Expérience avec un logiciel comptable ou un système ERP et Quickbooks;
- La connaissance de SAP constitue un atout ;
- Capacité à traiter un volume important de transactions avec précision ;
- Aisance avec la saisie, la validation et l’analyse de données ;
- Connaissance des portails de facturation clients et des processus EDI, un atout.
Compétences recherchées
- Grande rigueur et souci du détail ;
- Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités ;
- Autonomie, fiabilité et respect des échéanciers ;
- Bon esprit d’analyse et aptitude à résoudre les écarts ;
- Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique ;
- Esprit d’équipe et excellentes aptitudes en communication ;
- Discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels ;
- Orientation vers le service à la clientèle interne et externe.
Exigences linguistiques
- Bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit ;
- Bonne connaissance de l’anglais afin de communiquer avec des clients, fournisseurs et partenaires situés ailleurs au Canada et aux États-Unis.
Conditions et avantages
· Horaire de travail à l’année : du lundi au jeudi, de 9 h à 17 h, et le vendredi, de 9 h à 15 h.
· Mode de travail hybride : trois jours au bureau et deux jours en télétravail pendant l’hiver ; un jour en télétravail pendant l’été.
· Bureaux facilement accessibles en transport en commun ; stationnement sur place inclus.
· Environnement de travail stimulant.
· Évaluation annuelle du rendement.
· Accès aux installations de conditionnement physique situées dans l’immeuble.
· Régime d’assurance collective partiellement pris en charge par l’employeur.
Rand Accessories Inc. valorise la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures qualifiées seront considérées conformément aux lois applicables en matière d’emploi.
ENGLISH DESCRIPTION
REGARDING RAND ACCESSORIES
A family-owned company for five generations, the Rand Group is a leading player in the fashion jewelry and accessories industry, with a presence in more than 15,000 points of sale worldwide
Headquarters in Paris, with offices in Montreal, Milan, Madrid, Amsterdam, and other major cities, we design customized collections for leading retailers
Committed to a responsible approach, we create fashionable products that combine quality and innovation, always with customer satisfaction at the heart of everything we do.
More than 1,000 passionate employees in the group and 50 in Canada contribute every day to the success of the Rand Family, driven by an unwaver ing team spirit.
Join us in a respectful, family-oriented, and supportive environment where everyone can thrive and find their place.
Under the supervision of the Senior Accountant, the Accounting Clerk – Billing and Administrative Support is primarily responsible for preparing, reviewing, and issuing customer invoices. The incumbent also assists with accounts receivable, accounts payable, and various administrative duties within the Accounting Department.
This position requires strong attention to detail, excellent organizational skills, and a commitment to maintaining accurate financial records Main Duties and Responsibilities
Billing and Accounts Receivable
- Prepare, review, and generate customer invoices based on sales data, purchase orders, delivery reports, and commercial agreements;
- Ensure that prices, quantities, commissions, discounts, fees, and payment terms are applied correctly;
- Verify the proper application of Canadian federal and provincial sales taxes, including GST, QST, and HST;
- Send invoices to customers within the required deadlines and in accordance with their specific procedures;
- Upload invoices to customer portals when required;
- Issue credit notes and billing adjustments after obtaining the necessary approvals;
- Follow up on rejected, disputed, or incorrect invoices;
- Maintain accurate customer records, including billing addresses, payment terms, and specific invoicing requirements;
- Respond to customer inquiries regarding invoices and provide the necessary supporting documentation;
- Work closely with the Sales, Logistics, and Customer Service teams to resolve billing discrepancies;
- Assist with the follow-up of outstanding customer accounts and overdue payments;
- Participate in accounts receivable reconciliations and investigate discrepancies.
General Accounting and Administrative Support
- Enter and verify transactions in the accounting system;
- Assist with processing and reviewing supplier invoices;
- Record customer payments and assist with their application to the appropriate accounts;
- Prepare account reconciliations and follow up on discrepancies;
- File and archive invoices, purchase orders, proof of delivery, and other accounting documents;
- Participate in month-end and year-end closing procedures;
- Prepare reports and tracking files using Excel;
- Provide documentation required for internal and external audits;
- Comply with the company’s accounting policies, procedures, and internal controls;
- Perform any other related duties required to support the Accounting Department.
Education and Experience
- Diploma of Vocational Studies, college diploma, or equivalent training in accounting, business administration, or a related field;
- One to three years of experience in a similar position, preferably in billing or accounts receivable;
- Good understanding of the accounting cycle and basic accounting principles;
- Knowledge of Canadian sales taxes, including GST, QST, and HST;
- Experience in retail, wholesale, distribution, or concession operations is considered an asset.
Technical Skills
- Proficiency in Microsoft Excel and Microsoft Office;
- Experience using accounting software or an enterprise resource planning system;
- Knowledge of SAP is considered an asset;
- Ability to process a high volume of transactions accurately;
- Comfortable entering, reviewing, and analyzing data;
- Knowledge of customer billing portals and electronic data interchange processes is considered an asset.
Required Competencies
- Strong attention to detail and accuracy;
- Excellent organizational and time-management skills;
- Ability to work independently, reliably, and within established deadlines;
- Strong analytical and problem-solving abilities;
- Ability to work effectively in a fast-paced environment;
- Strong teamwork and communication skills;
- Discretion when handling confidential information;
- Commitment to providing excellent service to internal and external stakeholders.
Language Requirements
- Good command of French, both written and spoken;
- Good command of English to communicate with customers, suppliers, and business partners located elsewhere in Canada and in the United States.
RAND ACCESSORIES BENEFITS:
· Work schedule: Monday to Thursday 9:00–17:00, Friday 9:00–15:00, year-round.
· Hybrid model (3 days at the office, 2 days remote in winter and 1 day during the summer).
· Office easily accessed by public transit or parking on site included.
· Stimulating work environment.
· Work/personal life balance.
· Annual performance evaluation.
· Access to Gym facilities within our building premises.
· Group insurance is partially covered by the employer.
Benefits:
- Dental care
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Vision care
Work Location: In person
