Human Resources Coordinator (bilingual)
The Great Lakes Pilotage Authority (GLPA) is a federal Crown corporation established, pursuant to the Pilotage Act, in order to provide safe, efficient, reliable and comprehensive marine pilotage and related services in its region of responsibility.
Position Summary:
Reporting to the Director of Human Resources, the Human Resources Coordinator plays a strategic and key role in supporting the overall success of the Great Lakes Pilotage Authority (GLPA) by performing a wide array of human resources administrative functions. This position is responsible for contributing to the design of HR policies and for ensuring the effective implementation of programs and procedures that foster a productive, adaptable forward looking and compliant work environment.
The Human Resources Coordinator supports employees and management across various HR domains, including recruitment and onboarding, employee relations, compliance, training and development, records management and other functions where required (i.e. Payroll, etc). Acting as a first point of contact for HR-related inquiries, the coordinator provides timely and professional assistance to employees and managers, ensuring consistent and effective change management and communication across the organization.
The position requires a high level of confidentiality, discretion, organization, and attention to detail to support the HR department in meeting operational and strategic objectives.
Posting number: GLPA2024-05
Conditions of Employment:
$64,203 to $80,254/year
Scheduled for 37.5 hours per week
Group benefits paid for by the employer
Public Service Pension Plan
Full-time, permanent position
Work location the GLPA Head Office in Cornwall Ontario
Duties and Responsibilities
Recruitment:
- Coordinate full-cycle recruitment, including resource needs analysis, job postings, applicant screening, and interviews.
- Partner with hiring managers to develop effective recruitment strategies.
- Facilitate the onboarding process, including employment documentation, policy orientation, and workplace integration for new hires.
Payroll, Pension, and Benefits Administration
- Provide support as the designated backup for the Payroll and Benefits Analyst, ensuring continuity of operations during their absence or as needed.
- Process payroll with accuracy and ensure compliance with federal standards for wages, deductions, and remittances when required.
- Maintain HRIS systems for payroll updates and employee records, ensuring data accuracy and confidentiality when required.
- Assist in the implementation of HRIS and payroll software.
Training, Development, and Performance Management
- Design and deliver mandatory and developmental training programs, including safety, professional development, and compliance training.
- Coordinate performance management processes, including evaluation cycles and career progression plans.
- Maintain employee training records to ensure compliance.
Labour Relations
- Support the interpretation and application of five (5) collective agreements in collaboration with union representatives and management.
- Provide administrative support for grievances, arbitration, and collective bargaining preparations.
Employee Relations and Wellness
- Act as a trusted resource for employees, addressing concerns confidentially and professionally.
- Administer wellness programs, including the Employee and Family Assistance Program (EFAP) and workplace wellness initiatives.
- Manage case files for workplace accommodations and other employee-related matters.
HR Project Management
- Lead or contribute to HR initiatives such as diversity and inclusion programs, employee engagement surveys, and organizational restructuring efforts.
- Analyze HR data and metrics to identify trends and opportunities for improvement.
- Human factor concept participation, development and implementation in strategic objectives and related programs.
Compliance reporting:
- Monitor and interpret changes to federal employment regulations, ensuring HR practices align with legislation such as the Canada Labour Code, Employment Equity Act, and Pay Equity Act.
- Prepare and submit various compliance reports to federal institutions as required.
Qualifications:
- A degree or diploma in Business Administration, Human Resources Management, or a related field from a recognized institution.
- A Chartered Professional in Human Resources (CPHR) designation is considered an asset.
- Minimum of three (3) years of progressive experience in an HR role, including exposure to areas such as recruitment, payroll, benefits, and training.
- Experience in unionized environments and a general knowledge of collective agreements is an asset.
LANGUAGE REQUIREMENTS:
· Fluent in both official languages, written and spoken.
(Only candidates selected for an interview will be contacted.)
Coordonnateur(trice) des ressources humaines (bilingue)
L'Administration de pilotage des Grands Lacs (APGL) est une société d'État fédérale établie en vertu de la Loi sur le pilotage afin d'offrir des services de pilotage maritime et des services connexes sûrs, efficaces, fiables et complets dans sa région de responsabilité.
Résumé du poste :
Relevant du directeur des ressources humaines, le coordonnateur(trice) des ressources humaines joue un rôle stratégique et clé dans le soutien du succès global de l'Administration de pilotage des Grands Lacs (APGL) en assumant un vaste éventail de fonctions administratives en matière de ressources humaines. Ce poste est responsable de participer à la conception des politiques RH et d'assurer la mise en œuvre efficace des programmes et procédures qui favorisent un environnement de travail productif, adaptable, tourné vers l'avenir et conforme.
Le(la) coordonnateur(trice) des ressources humaines soutient les employés et la direction dans divers domaines des ressources humaines, notamment le recrutement et l'intégration, les relations avec les employés, la conformité, la formation et le développement, la gestion des dossiers et d'autres fonctions au besoin (c.-à-d. la paie, etc.). Agissant à titre de premier point de contact pour les demandes de renseignements liées aux RH, le coordonnateur(trice) fournit une aide professionnelle et opportune aux employés et aux gestionnaires, assurant ainsi une gestion du changement et une communication cohérente et efficace dans l'ensemble de l'organisation.
Le poste exige un haut niveau de confidentialité, de discrétion, d'organisation et d'attention aux détails pour soutenir le département des ressources humaines dans l'atteinte des objectifs opérationnels et stratégiques.
Numéro de poste : GLPA2024-05
Conditions d'emploi :
De 64 203 $ à 80 254 $/an
Horaire de 37,5 heures par semaine
Régime d’assurances collectives payées par l'employeur
Régime de retraite de la fonction publique
Poste permanent à temps plein
Lieu de travail : le siège social de l'APGL à Cornwall, en Ontario
Responsabilités principales
Recrutement:
- Coordonner le cycle complet de recrutement, y compris l'analyse des besoins en ressources, les offres d'emploi, la sélection des candidats et les entretiens.
- Collaborer avec les gestionnaires d'embauche pour élaborer des stratégies de recrutement efficaces.
- Facilitez le processus d'intégration, y compris la documentation d'emploi, l'orientation des politiques et l'intégration en milieu de travail pour les nouveaux employés.
Administration de la paie, des régimes de retraite et des avantages sociaux
- Fournir un soutien en tant que remplaçant désigné pour l'analyste de la paie et des avantages sociaux, en assurant la continuité des opérations pendant son absence ou au besoin.
- Traitez la paie avec précision et assurez-vous de la conformité aux normes fédérales en matière de salaires, de déductions et de versements au besoin.
- Tenir à jour les systèmes SIRH pour les mises à jour de la paie et les dossiers des employés, en assurant l'exactitude et la confidentialité des données au besoin.
- Aider à la mise en place du SIRH et des logiciels de paie.
Formation, perfectionnement et gestion du rendement
- Concevoir et offrir des programmes de formation obligatoires et de perfectionnement, y compris des formations sur la sécurité, le développement professionnel et la conformité.
- Coordonner les processus de gestion du rendement, y compris les cycles d'évaluation et les plans de progression de carrière.
- Tenir à jour les registres de formation des employés pour assurer la conformité.
Relations de travail
- Appuyer l'interprétation et l'application de cinq (5) conventions collectives en collaboration avec les représentants syndicaux et la direction.
- Fournir un soutien administratif pour les griefs, l'arbitrage et la préparation des négociations collectives.
Relations avec les employés et bien-être
- Agir à titre de ressource de confiance pour les employés, en répondant aux préoccupations de manière confidentielle et professionnelle.
- Administrer les programmes de mieux-être, y compris le Programme d'aide aux employés et à la famille (PAEF) et les initiatives de mieux-être en milieu de travail.
- Gérer les dossiers de cas pour les mesures d'adaptation en milieu de travail et d'autres questions liées aux employés.
Gestion de projet RH
· Diriger ou contribuer à des initiatives de RH telles que des programmes de diversité et d'inclusion, des sondages sur l'engagement des employés et des efforts de restructuration organisationnelle.
· Analysez les données et les indicateurs RH pour identifier les tendances et les opportunités d'amélioration.
· Participation, développement et mise en œuvre du concept de facteur humain dans les objectifs stratégiques et les programmes connexes.
Rapports de conformité :
· Surveiller et interpréter les modifications apportées à la réglementation fédérale en matière d'emploi, en veillant à ce que les pratiques en matière de ressources humaines soient conformes aux lois telles que le Code canadien du travail, la Loi sur l'équité en matière d'emploi et la Loi sur l'équité salariale.
· Préparer et soumettre divers rapports de conformité aux institutions fédérales, au besoin.
Qualifications:
· Un diplôme universitaire ou collégial en administration des affaires, en gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe d'un établissement reconnu.
· Le titre de Professionnel agréé en ressources humaines (CRHA) est considéré comme un atout.
· Minimum de trois (3) ans d'expérience progressive dans un rôle de RH, y compris une exposition à des domaines tels que le recrutement, la paie, les avantages sociaux et la formation.
· Une expérience en milieu syndiqué et une connaissance générale des conventions collectives sont un atout.
EXIGENCES LINGUISTIQUES :
· Maîtrise des deux langues officielles, à l'écrit et à l'oral.
(Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.)
Job Types: Full-time, Permanent
Pay: $64,203.00-$80,254.00 per year
Additional pay:
Benefits:
- Company pension
- Dental care
- Employee assistance program
- Extended health care
- Life insurance
- Paid time off
- Vision care
Schedule:
- Day shift
- Monday to Friday
Ability to commute/relocate:
- Cornwall, ON K6J 3P7: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Education:
Language:
- French (required)
- English (required)
Work Location: In person
Application deadline: 2025-01-31
