Lieu : Gatineau, QC
Relève de : Gestionnaire de clinique
Rémunération : 19,00 $ à 23,00 $ de l’heure (selon l’expérience)
Type d’emploi : Temps partiel (20-25 h/semaine) ou Temps plein
Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) de l'expérience patient(e) (CEP) hautement organisé(e), professionnel(le) et proactif(ve) pour rejoindre notre équipe de clinique multidisciplinaire. Ce rôle est essentiel pour assurer la fluidité des opérations de la clinique, l'efficacité du parcours patient(e) et une expérience exceptionnelle, du premier contact jusqu'à la fin du traitement.
En tant que premier point de contact pour nos patients, vous jouez un rôle critique dans la formation de l'expérience globale de la clinique. Le/la candidat(e) idéal(e) s'épanouit dans un environnement au rythme rapide, peut effectuer plusieurs tâches efficacement, apprend rapidement et fait preuve d'initiative sans nécessiter une supervision constante.
Le/la Coordonnateur(trice) de l'expérience patient(e) relève directement du Gestionnaire de clinique et travaille en étroite collaboration avec les praticien(ne)s et le personnel administratif pour soutenir les opérations quotidiennes de la clinique.
Responsabilités clés
- Accueillir et aider les patients avec professionnalisme et empathie
- Gérer la prise de rendez-vous, les confirmations et le flux de patients de manière efficace
- Traiter les appels entrants, les courriels et les demandes des patients(es) rapidement et professionnellement
- Traiter les paiements, les demandes d'assurance et la facturation directe avec précision
- Coordonner avec les praticien(ne)s pour assurer le bon déroulement des opérations de la clinique
- Tenir à jour des dossiers patients précis et confidentiels.
- Résoudre les conflits d'horaire et les préoccupations des patients avec assurance et professionnalisme
- Soutenir un environnement de clinique positif, organisé et axé sur l'esprit d'équipe
Ce que nous recherchons
Qualifications requises
- Minimum 2 ans d'expérience dans un rôle de réceptionniste ou administratif médical
- Capacité prouvée à apprendre rapidement et à s'adapter dans un environnement au rythme rapide
- Forte capacité à travailler de manière autonome tout en contribuant positivement à une équipe
- Excellentes compétences en résolution de problèmes et souci du détail
- Compétences exceptionnelles en organisation, gestion multitâche et gestion du temps
- Excellentes compétences en communication et en gestion professionnelle des appels téléphoniques
- Capacité de penser de manière autonome, de prendre des initiatives et de rester calme sous la pression
- Attitude professionnelle, courtoise et centrée sur le patient
- Maîtrise de l'anglais et du français (parlé et écrit)
- Aisance avec la technologie, y compris Google Workspace
Qualifications hautement souhaitées
- Expérience avec Jane EMR ou d'autres systèmes de dossier médical électronique
- Expérience avec la facturation directe d'assurance, incluant : Croix Bleue Medavie, Sun Life, Telus Santé, Provider Connect
- Familiarité avec les environnements de cliniques multidisciplinaires.
Expérience spécifique au lieu de travail
- Lieu de Gatineau : L'expérience en facturation CNESST est considérée comme un atout majeur
- Lieu d'Ottawa : L'expérience dans la gestion des réclamations d’accident de la route est considérée comme un atout majeur
- La flexibilité pour travailler occasionnellement entre les emplacements de Gatineau et d'Ottawa est considérée comme un atout
Exigences d’horaire
- Du lundi au vendredi (peut-être les samedis)
- Les horaires de travail varient selon l'emplacement :
Lieu d'Ottawa :
* 6 h 30 à 14 h 30
* 12 h 30 à 20 h 30
Lieu de Gatineau :
* 7 h 30 à 15 h 30
* 10 h 00 à 18 h 00
- La flexibilité pour travailler les quarts de matin, de jour et de soir en fonction des besoins opérationnels est requise.
Ce que nous offrons
- Rémunération concurrentielle à l'extrémité supérieure du marché (19 $ à 23 $ de l'heure selon l'expérience)
- Heures à temps plein avec possibilités d'heures supplémentaires facultatives
- Primes de rendement mensuelles/trimestrielles (100 $ à 400 $)
- Accueil et formation structurée rémunérés
- Plus de 2 000 $ annuellement en développement professionnel et cours de carrière offerts via une plateforme approuvée par la clinique selon les besoins
- Opportunités claires d'avancement de carrière vers des rôles de leadership et de gestion
- 10 jours de vacances payées annuellement
- Événements et sorties d'équipe parrainés par l'entreprise
- Accès aux installations de gym sur place en dehors des heures de travail
- Stationnement payé pour le personnel à temps plein
Opportunités d'avancement de carrière
Nous croyons fermement au développement de carrière et à la promotion interne. Les opportunités d'avancement peuvent inclure :
- Coordonnateur(trice) principal(e) de l'expérience patient(e)
- Gestionnaire de clinique
- Rôles opérationnels ou de leadership supplémentaires au sein de l'organisation
Comment postuler
Dans votre lettre de motivation, veuillez inclure :
- Trois raisons pour lesquelles vous seriez un atout majeur pour notre clinique
- Ce qui vous a incité(e) à postuler pour ce rôle
- Où vous vous voyez professionnellement dans les 5 prochaines années
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Location: Gatineau, QC
Reports To: Clinic Manager
Pay: $19.00–$23.00 per hour (based on experience)
Job Type: Part-time (20-25 hours/week) or Full-time
We are seeking a highly organized, professional, and proactive Patient Experience Coordinator (PEC) to join our multidisciplinary clinic team. This role is essential in ensuring smooth clinic operations, efficient patient flow, and an exceptional patient experience from first contact through treatment.
As the first point of contact for our patients, you play a critical role in shaping the overall clinic experience. The ideal candidate thrives in a fast-paced environment, can multitask effectively, learns quickly, and takes initiative without requiring constant supervision.
The Patient Experience Coordinator reports directly to the Clinic Manager and works closely with practitioners and administrative staff to support daily clinic operations.
Key Responsibilities
- Greet and assist patients with professionalism, warmth, and empathy
- Manage appointment scheduling, confirmations, and patient flow efficiently
- Handle incoming calls, emails, and patient inquiries promptly and professionally
- Process payments, insurance claims, and direct billing accurately
- Coordinate with practitioners to ensure smooth clinic operations
- Maintain accurate and confidential patient records using Jane EMR system
- Troubleshoot scheduling conflicts and patient concerns with confidence and professionalism
- Support a positive, organized, and team-oriented clinic environment
What We’re Looking ForRequired Qualifications
- Minimum 2 years of experience in a receptionist or medical administrative role
- Proven ability to learn quickly and adapt in a fast-paced environment
- Strong ability to work independently while contributing positively to a team
- Excellent problem-solving skills and attention to detail
- Outstanding organizational, multitasking, and time management skills
- Excellent communication and professional phone-handling skills
- Ability to think independently, take initiative, and remain calm under pressure
- Professional, courteous, and patient-focused attitude
- Fluent in English and French (spoken and written)
- Comfortable with technology, including Google Workspace
Highly Preferred Qualifications
- Experience with Jane EMR or other electronic medical record systems
- Experience with insurance direct billing, including:
- Medavie Blue Cross
- Sun Life
- Telus Health
- Provider Connect
- Familiarity with multidisciplinary clinic environments.
Location-Specific Experience
- Gatineau Location: Experience with CNESST billing is considered a strong asset
- Ottawa Location: Experience handling Motor Vehicle Accident (MVA) claims is considered a strong asset
- Flexibility to occasionally work between the Gatineau and Ottawa locations is considered an asset
Schedule Requirements
- Monday to Friday (maybe Saturday)
- Shift schedules vary by location:
Ottawa Location:
- 6:30 AM – 2:30 PM
- 12:30 PM – 8:30 PM
Gatineau Location:
- 7:30 AM – 3:30 PM
- 10:00 AM – 6:00 PM
Flexibility to work morning, daytime, and evening shifts based on operational needs is required.
What We Offer
- Competitive pay at the higher end of the market ($19–$23/hour based on experience)
- Full-time hours with optional overtime opportunities
- Monthly/quarterly performance incentives ($100–$400)
- Paid onboarding and structured training
- $2,000+ annually in professional development and career courses provided through clinic approved platform, as needed
- Clear opportunities for career growth into leadership and management roles
- 10 days paid vacation annually
- Company-sponsored team events and outings
- Access to on-site gym facilities outside working hours
- Paid parking for full-time staff
Career Growth Opportunities
We believe strongly in career development and promoting from within. Growth opportunities may include:
- Senior Patient Experience Coordinator
- Clinic Manager
- Additional operational or leadership roles within the organization
How to Apply
In your cover letter, please include:
- Three reasons why you would be a strong fit for our clinic
- What attracted you to apply for this role
- Where you see yourself professionally in the next 5 years
Pay: $19.00-$23.00 per hour
Benefits:
- Company events
- On-site parking
- Paid time off
Education:
- Secondary School (required)
Experience:
- receptionist: 1 year (preferred)
Language:
Work Location: In person
