OFFICE COORDINATOR
Promotex Productions Inc.
Montreal, QC, Head Office
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ENGLISH
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JOB TITLE
Office Coordinator (Bilingual EN/FR)
EMPLOYMENT TYPE
Full-time, onsite
LOCATION
Montréal, QC (9500 Meilleur, Suite 555)
SALARY RANGE
$44,000 – $50,000 per year, depending on experience. Compensation reviewed at 6 months.
ABOUT US
Promotex Productions is a full-service branded merchandise and apparel company serving clients including Lamborghini, Air Canada, the Montreal Canadiens, and Cirque du Soleil. We're a small, tight-knit team running on a modern ERP, working with vendors in Canada, the US, and China, with a warehouse in Florida and an HQ in Montreal.
THE ROLE
This is a hybrid role for someone who likes variety and wants real exposure to how a fast-moving merchandise business actually runs. You'll touch sourcing, reception, sample management, client presentations, shipment tracking, and even a weekly LinkedIn post.
You'll work directly with the Director of Operations & Systems, the Global Sales Director, and the sourcing team. There's structure, there's variety, and there's the chance to grow into more sourcing-focused work as you settle in.
WHAT YOU'LL DO
- Build pricing sheets, product presentations, and mockups for client meetings
- Assist the sourcing team with supplier data research and information tracking
- Answer phones warmly, route calls, manage daily administrative tasks
- Update the shipment tracking hub three times daily
- Coordinate courier pickups (FedEx, Planet, DLVRD) and prepare shipping documents
- Receive, label, and organize product samples
- Manage blind shipments and relabeling jobs
- Keep the office common areas (reception, kitchen, showroom, packing) presentable throughout the day
- Produce one LinkedIn post per week using AI tools, from product photos and sourcing wins
- Run the Wednesday team lunch coordination
WHAT YOU BRING
- Bilingual English and French (written and spoken) — required
- Strong organization and attention to detail
- Comfort working in an ERP or CRM
- Comfort with Excel or Google Sheets
- Comfortable shifting between client-facing and operational tasks throughout the day
- Clear, professional writing
- Legally authorized to work in Canada
NICE TO HAVE
- Experience with an ERP system
- Background in promotional products, merchandise, apparel, or e-commerce
- Familiarity with shipping platforms (FedEx, UPS)
- Comfort using AI writing tools like ChatGPT or Gemini
WHAT WE OFFER
- Salary $44,000 – $50,000 depending on experience, with a 6-month compensation review
- Full-time, Monday to Friday, 9:00 AM to 5:00 PM
- Onsite at our Montreal HQ
- Reports to the Director of Operations & Systems
- Real exposure to sourcing and client work — not a pure reception role
- Small team, fast pace, no two days the same
HOW TO APPLY
Send your resume and a short note to [email protected]. Tell us about one thing you've done that turned a messy workflow into something clean.
Promotex Productions Inc. is an equal opportunity employer. We comply with CNESST and Quebec employment standards.
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FRANÇAIS
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TITRE DU POSTE
Coordonnateur(trice) de bureau (Bilingue FR/EN)
TYPE D'EMPLOI
Temps plein, en présentiel
EMPLACEMENT
Montréal, QC (9500 Meilleur, bureau 555)
ÉCHELLE SALARIALE
44 000 $ à 50 000 $ par année, selon l'expérience. Révision salariale à 6 mois.
À PROPOS DE NOUS
Promotex Productions est une entreprise de marchandise promotionnelle et de vêtements à service complet. Nos clients incluent Lamborghini, Air Canada, les Canadiens de Montréal et le Cirque du Soleil. Nous sommes une petite équipe soudée qui utilise un ERP moderne, travaillant avec des fournisseurs au Canada, aux États-Unis et en Chine, avec un entrepôt en Floride et un siège social à Montréal.
LE POSTE
Il s'agit d'un poste hybride pour une personne qui aime la variété et qui souhaite avoir une exposition réelle au fonctionnement d'une entreprise de marchandise au rythme rapide. Vous toucherez à l'approvisionnement, à la réception, à la gestion des échantillons, aux présentations clients, au suivi des expéditions et même à une publication LinkedIn hebdomadaire.
Vous travaillerez directement avec le Directeur des Opérations et des Systèmes, la Directrice mondiale des ventes et l'équipe d'approvisionnement. Il y a de la structure, de la variété, et la possibilité d'évoluer vers des tâches plus axées sur l'approvisionnement au fur et à mesure que vous vous installerez dans le poste.
CE QUE VOUS FEREZ
- Préparer des grilles de prix, des présentations de produits et des maquettes pour les rencontres clients
- Assister l'équipe d'approvisionnement dans la recherche de données fournisseurs et le suivi des informations
- Répondre aux appels avec chaleur, acheminer les appels, gérer les tâches administratives quotidiennes
- Mettre à jour le tableau de suivi des expéditions trois fois par jour
- Coordonner les ramassages par messagerie (FedEx, Planet, DLVRD) et préparer les documents d'expédition
- Recevoir, étiqueter et organiser les échantillons de produits
- Gérer les expéditions anonymes et les travaux de réétiquetage
- Maintenir les aires communes du bureau (réception, cuisine, salle d'exposition, zone d'emballage) présentables tout au long de la journée
- Produire une publication LinkedIn par semaine à l'aide d'outils d'IA, à partir de photos de produits et de réussites d'approvisionnement
- Gérer la coordination du dîner d'équipe du mercredi
CE QUE VOUS APPORTEZ
- Bilingue français et anglais (écrit et parlé) — requis
- Solides compétences organisationnelles et souci du détail
- Aisance à travailler dans un ERP ou un CRM
- Aisance avec Excel ou Google Sheets
- Capacité à passer aisément entre des tâches orientées client et des tâches opérationnelles dans la même heure
- Communication écrite claire et professionnelle
- Autorisation légale de travailler au Canada
ATOUTS
- Expérience avec un système ERP
- Expérience dans les produits promotionnels, la marchandise, le vêtement ou le commerce électronique
- Familiarité avec les plateformes d'expédition (FedEx, UPS)
- Aisance avec les outils d'écriture par IA tels que ChatGPT ou Gemini
CE QUE NOUS OFFRONS
- Salaire de 44 000 $ à 50 000 $ selon l'expérience, avec une révision salariale à 6 mois
- Temps plein, du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 00
- En présentiel à notre siège social de Montréal
- Relève du Directeur des Opérations et des Systèmes
- Exposition réelle à l'approvisionnement et au travail client — ce n'est pas un poste de réception pur
- Petite équipe, rythme rapide, aucune journée pareille
POUR POSTULER
Envoyez votre CV et une courte note à [email protected]. Dites-nous une chose que vous avez faite où vous avez transformé un processus désordonné en quelque chose de clair.
Promotex Productions Inc. est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Nous respectons la CNESST et les normes d'emploi du Québec.
Pay: $44,000.00-$50,000.00 per year
Work Location: In person
