Numéro de poste: 50001034 / P2598B
Département: Finance
Niveau: GR08
Campus: Sir-George-Williams (centre-ville)
Salaire: $32,45 - $39,05 par heure
Syndicat/Association/Politiques RH: SESUC
Date limite de candidature: le 19 juin 2026
Nous encourageons vivement les personnes candidates à joindre une lettre de motivation exprimant leur intérêt et expliquant comment leur profil correspond au poste.
Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs de Montréal, l'Université Concordia est l'endroit où il faut être si vous cherchez à grandir, à contribuer et à innover dans un environnement dynamique et multiculturel.
Faites partie d'une communauté qui s'attaque aux grands défis de la société, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact réel sur la construction d'un monde plus durable.
En tant que membre de notre communauté, vous aurez accès à des avantages sociaux complets, à un régime de pension défini et à de nombreuses installations de bien-être sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de santé, ainsi qu'à une variété d'opportunités éducatives et culturelles.
NATURE DU POSTE
Sous l’autorité de l’administratrice ou de l’administrateur du département de finance, apporter un soutien administratif et logistique afin d’assurer le bon fonctionnement du département; agir à titre de personne-ressource de première ligne.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Apporter un soutien administratif et logistique au département; agir à titre de personne-ressource de première ligne et répondre aux demandes des membres du corps professoral, du personnel et de l’effectif étudiant. Assurer la liaison avec les départements et unités de la faculté, avec les services et unités de l’extérieur de la faculté ainsi qu’avec l’ensemble de la communauté universitaire.
• Rédiger la correspondance et distribuer le courrier.
• Tenir à jour le système de classement du département (version électronique et papier) et les dossiers étudiants. S’assurer de la bonne organisation des dossiers. Tenir à jour la liste générale des horaires de bureau.
• Fournir un soutien administratif pour les activités relatives au personnel enseignant (dont le comité départemental d’embauche, le comité départemental du personnel, le comité départemental de permanence et le comité d’embauche des professeurs à temps partiel); planifier les réunions; préparer, diffuser et téléverser divers documents (par exemple, dans SharePoint et dans Teams); rédiger les procès-verbaux; réserver les salles de réunion et effectuer toute autre tâche connexe.
• Planifier la surveillance d’examens, sous la supervision de l’administratrice ou de l’administrateur; préparer les affichages; tenir à jour la liste des surveillants; fournir des renseignements et offrir des formations; préparer les documents se rapportant au Service des ressources humaines et au Service de la paie et effectuer toute autre tâche connexe.
• Assurer un soutien administratif pour les activités et les programmes spéciaux relevant du département (par exemple, le Programme de gestion de portefeuilles Kenneth-Woods, le Programme de gestion de placements van Berkom, les cycles de séminaires du département et la venue de professeurs, chercheurs et étudiants invités).
• Veiller à ce que le matériel du département (comme les photocopieurs) soit en bon état de fonctionnement et assurer le maintien des stocks de fournitures de bureau.
• Assurer la liaison avec le Bureau des examens et coordonner les soumissions et la préparation des examens de mi-trimestre et de fin de trimestre. Se charger de tous les aspects du traitement et de la destruction des examens du département.
• Aider à l’organisation d’événements spéciaux et y assister (séances d’orientation, journées Portes ouvertes, cycles de conférences, etc.).
• Coordonner les demandes et les commandes de manuels; communiquer avec les éditeurs et la librairie de l’Université pour s’assurer de la livraison du matériel pédagogique en temps opportun.
• Informer le directeur ou la directrice du département de toutes les demandes de révision de notes reçues et s’assurer que les dates limites établies sont respectées.
• Coordonner les réservations de salles pour les membres du corps professoral et les séances de tutorat.
• Coordonner le processus d’évaluation des cours.
• Tenir à jour les listes de diffusion du département utilisées pour communiquer avec les professeurs à temps plein et à temps partiel.
• Seconder l’administrateur ou l’administratrice dans la mise à jour du site Web du département, en collaboration avec le conseiller ou la conseillère aux communications de l’École de gestion John-Molson.
• Distribuer le courrier, coordonner l’attribution des boîtes à lettres du département et en assurer la mise à jour.
• Veiller à ce que les bureaux des membres du corps professoral à temps partiel soient bien entretenus et équipés; signaler tout problème au Service de gestion immobilière ou à l’administrateur ou l’administratrice des installations de l’École de gestion John-Molson.
• S’acquitter d’autres tâches assignées par l’administrateur/l’administratrice ou le directeur/la directrice.
QUALIFICATIONS
• Diplôme d’études collégiale (DEC pré-universitaire de deux ans) et de deux à quatre ans d’expérience de travail connexe, y compris en service à la clientèle.
• Bonne connaissance (niveau 4) de l’anglais parlé et écrit pour expliquer les politiques, les procédures et les programmes. Connaissance de base (niveau 3) du français parlé pour comprendre les questions liées au travail et y répondre.
• Bonne connaissance (niveau intermédiaire) de Word, d’Excel et de PowerPoint.
• Excellent sens des relations interpersonnelles et de la communication.
• Capacité marquée à résoudre les problèmes.
• Minutie avérée.
• Sens de la collaboration et maîtrise des outils de productivité (comme SharePoint et Microsoft Teams).
• Excellent sens de l’organisation; aptitude à établir des priorités et à respecter les échéances.
• Aptitude à travailler de façon autonome et collaborative ainsi qu’en équipe.
• Connaissance du système de gestion pédagogique (SGP) et d’autres systèmes de Concordia est un atout.
• Connaissance des politiques et procédures de Concordia est un atout.
En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.
L'Université Concordia est un établissement d'enseignement supérieur de langue anglaise où la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions académiques et administratives de l'université, la maîtrise de l'anglais et du français, tel qu'indiqué, est requise.
IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletés langagières et informatiques seront évaluées.
Reconnaissance territoriale
L’Université Concordia est située en territoire autochtone non cédé. La nation Kanien’kehá:ka est la gardienne des terres et des eaux où nous nous trouvons actuellement. Le nom d’origine de ce territoire est Tiohtià:ke (ou Montréal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premières Nations. Aujourd’hui, la ville abrite une population diversifiée d’Autochtones et de gens d’autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passé, le présent et l’avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communauté montréalaise.
Équité en matière d’emploi
L’Université Concordia valorise la diversité au sein de son personnel et s’engage à promouvoir un accès égal à l’emploi. L’Université encourage toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorités visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d’orientations et d’identités sexuelles minoritaires, les personnes handicapées ainsi que toute autre personne pouvant contribuer à la diversité de notre communauté. À ce titre, elle invite les candidats faisant partie d’un des groupes désignés à s’identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demandé de remplir une enquête sur la diversité. Cette information est volontaire et toute information recueillie à cette fin est confidentielle et ne peut être consultée par les membres des comités de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les résultats seront regroupés et utilisés pour aider Concordia à réaliser son objectif, à savoir que tous les membres de sa communauté soient représentés et accueillis, mais aussi qu’ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyés dans leurs efforts pour participer à tous les volets de celle-ci.
Accessibilité
Concordia désire accroître la diversité parmi les membres de sa communauté. Nous nous efforçons de rendre nos procédures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l’on vous convoque à une entrevue et que vous prévoyez avoir besoin d’accommodements, écrivez-nous à l’adresse [email protected] . Votre demande sera traitée en toute confidentialité.
Statut d’immigrant
Si toutes les personnes qualifiées sont conviées à postuler, les citoyens canadiens et les résidents permanents auront toutefois priorité. Conformément aux exigences du gouvernement du Canada en matière de rapports, l’Université est tenue de recueillir de l’information sur le statut des candidats, à savoir s’ils sont résidents permanents ou citoyens canadiens.
