Hardt is a food-service equipment manufacturer located in the west-end of Montreal. This long-established, privately-owned organization has been consistently profitable and is planning for future growth. The Organization’s values are reflected in its operating principles: communicate actively; voice and seek to resolve concerns; work cooperatively and respectfully and strive for improvements continuously.
Hardt provides solutions to the supermarket and warehouse club industry and is the exclusive supplier of rotisseries and heated display cases to over 90% of the warehouse clubs in the US. The Company is actively customer-driven as indicated by its mission to provide “Responsive, Reliable Solutions.” Hardt is presently seeking a:
Payroll Coordinator (Part-time Temporary Position)
ROLE
The Payroll Coordinator is responsible for the accurate and timely administration of Hardt’s weekly payroll across Canada and the United States. This role oversees end-to-end payroll processing, including payroll changes, deductions, taxable benefits, remittances, vacation and statutory holiday tracking, payroll reconciliations, and payroll-related support for statutory leaves and CNESST files. This role reports to the Director of Human Resources.
KEY RESPONSIBILITIES & DELIVERABLES
Payroll Administration
- Prepare, process, and validate Hardt’s weekly Canadian payroll through Payworks and weekly U.S. payroll through Paychex, ensuring payroll is completed accurately and on time.
- Process payroll-related changes including new hires, terminations, salary changes, bonuses, taxable benefits, vacation pay, statutory holiday pay, and other payroll adjustments as required.
- Administer payroll-related deductions and adjustments, including retirement savings contributions, garnishments, and other authorized deductions, as applicable.
- Support payroll administration related to statutory leaves, CNESST files, and other employee leave situations by ensuring payroll records, earnings information, and required payroll adjustments are handled accurately and on time.
- Maintain payroll records, employee payroll data, and vacation balances accurately and confidentially.
- Work closely with Human Resources and Finance to ensure employee changes, compensation updates, and payroll information are reflected accurately and on time.
Payroll Compliance & Reporting
- Review payroll data for accuracy, investigate discrepancies, and perform payroll reconciliations as needed.
- Ensure payroll is administered in compliance with applicable legislative requirements, internal controls, and company policies.
- Ensure payroll remittances, records of employment, year-end payroll activities, and related payroll reporting are completed accurately and on time.
- Respond to payroll-related questions and maintain related documentation and supporting records as needed.
REPORTING STRUCTURE
Reports to: Director of Human Resources
Direct Reports: N/A
EDUCATION, LICENSES, CERTIFICATIONS
- Post-secondary education in payroll, administration, accounting, human resources, or a related field.
- Payroll Compliance Practitioner (PCP) certification, or equivalent payroll training is an asset.
QUALIFICATION AND EXPERIENCE
1. Experience: Minimum of 3 years of payroll administration experience, including experience processing Canadian
payroll. Exposure to U.S. payroll is an asset.
2. Languages: French is the primary working language. English would be beneficial to support U.S. payroll-related questions and communicate with external providers as needed.
3. Skills & Competencies:
- Strong working knowledge of Canadian payroll rules and legislative requirements, including deductions, taxable benefits, vacation pay, statutory holiday pay, remittances, records of employment, and year-end payroll activities.
- Experience with Payworks is strongly preferred but not mandatory; experience with Paychex is an asset.
- Strong attention to detail, accuracy, discretion, and organizational skills.
- Self-starter with the ability to work independently, identify issues, and take initiative to resolve them proactively.
- Ability to identify and resolve payroll discrepancies and maintain accurate payroll records.
MENTAL AND PHYSICAL REQUIREMENTS
- Strength Guidelines: Work is performed in an office environment with minimal physical exertion.
- Motion Parameters: Frequent sitting at a workstation, with prolonged computer use.
- Vision and Hearing Requirements: Must be able to work extensively on a computer and review detailed payroll information accurately.
- Psychological Demands: Requires attention to detail, sound judgment, and the ability to manage recurring payroll deadlines while handling confidential information.
WORKING ARRANGEMENT & TRAVEL EXPECTATIONS
- Typical schedule: Monday and Tuesday from 8:30 a.m. to 5:00 p.m. (15 hours per week). Depending on business needs, the successful candidate may also be required to work Thursdays from 8:30 a.m. to 5:00 p.m., for a maximum of 22.5 hours per week.
- Primary Work Location: 1400, 50e Avenue, Lachine, Québec, H8T 2V3.
- Work Arrangement: The first month of employment (training and orientation) must be completed on-site at Hardt's Lachine office. Following successful completion of training, a hybrid work arrangement may be available, subject to business needs. The incumbent must remain fully reachable during working hours and be available to work on-site whenever required.
- Travel Requirement: 0%
We thank all applicants for their interest; however, only qualified candidates will be contacted.
Hardt endorses an Equal Employment Opportunity Program and invites women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and persons with disabilities to apply. The masculine gender is used solely for the purpose of shortening the text.
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Hardt est une entreprise manufacturière spécialisée dans l’industrie alimentaire située dans l’ouest de Montréal. Hardt est une entreprise privée, établie depuis longtemps, qui est rentable et qui a de beaux projets pour l’avenir! Dans notre entreprise, les valeurs suivantes sont établies : communiquer activement, exprimer ses préoccupations et chercher à résoudre les problèmes, travailler de manière coopérative et dans le respect et s’efforcer d’apporter des améliorations continuellement.
Hardt fournit des solutions aux supermarchés ainsi qu’aux magasins à grandes surfaces, et est le fournisseur exclusif de rôtisseries et de réchauds à plus de 90% des grandes surfaces aux États-Unis. Notre entreprise est orientée vers nos clients, ce qui est bien démontré à travers notre mission de fournir des solutions fiables et qui répondent aux besoins de nos clients. Hardt est présentement à la recherche d’un(e):
Coordonnateur(trice) de la paie (temps partiel - temporaire)
RÔLE
Le ou la coordonnateur(trice) de la paie est responsable de l’administration exacte et en temps opportun de la paie hebdomadaire de Hardt au Canada et aux États-Unis. Ce poste assure la gestion complète du processus de paie, y compris les changements liés à la paie, les retenues, les avantages imposables, les remises gouvernementales, le suivi des vacances et des jours fériés, les conciliations de paie ainsi que le soutien lié à la paie pour les congés prévus par la loi et les dossiers de la CNESST. Ce poste relève de la directrice des ressources humaines.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET LIVRABLES
Administration de la paie
- Préparer, traiter et valider la paie hebdomadaire canadienne de Hardt dans Payworks ainsi que la paie hebdomadaire des États-Unis dans Paychex, en veillant à ce que la paie soit traitée avec exactitude et dans les délais.
- Traiter les changements liés à la paie, notamment les embauches, les cessations d'emploi, les modifications salariales, les primes, les avantages imposables, les indemnités de vacances, les indemnités pour les jours fériés et tout autre ajustement requis.
- Administrer les retenues et les ajustements liés à la paie, y compris les cotisations aux régimes d'épargne-retraite, les saisies sur salaire et les autres retenues autorisées, selon le cas.
- Soutenir l'administration de la paie relativement aux congés prévus par la loi, aux dossiers de la CNESST et aux autres situations de congé des employés en veillant à ce que les dossiers de paie, les renseignements sur les gains et les ajustements requis soient traités avec exactitude et en temps opportun.
- Maintenir de façon exacte et confidentielle les dossiers de paie, les renseignements sur la paie des employés ainsi que les soldes de vacances.
- Travailler en étroite collaboration avec les équipes des ressources humaines et des finances afin de s'assurer que les changements liés aux employés, les mises à jour de rémunération et les renseignements sur la paie sont reflétés avec exactitude et dans les délais.
Conformité et rapports de paie
- Vérifier l'exactitude des données de paie, enquêter sur les écarts et effectuer les conciliations de paie, au besoin.
- Veiller à ce que l'administration de la paie soit conforme aux exigences législatives applicables, aux contrôles internes et aux politiques de l'entreprise.
- S'assurer que les remises gouvernementales, les relevés d'emploi, les activités de fin d'année liées à la paie ainsi que les rapports connexes sont complétés avec exactitude et dans les délais.
- Répondre aux questions liées à la paie et maintenir la documentation ainsi que les dossiers justificatifs requis.
STRUCTURE HIÉRARCHIQUE
Supérieur immédiat : Directrice des ressources humaines
Subordonnés directs : Aucun
FORMATION, LICENCES ET CERTIFICATIONS
- Formation postsecondaire en paie, en administration, en comptabilité, en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
- Certification de Professionnel en conformité de la paie (PCP) ou une formation équivalente en paie consistue un atout.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
1. Expérience : Minimum de trois (3) années d'expérience en administration de la paie, incluant le traitement de la paie canadienne. Une expérience de la paie américaine constitue un atout.
2. Langues : Le français est la langue de travail principale. L'anglais est un atout afin de répondre aux questions liées à la paie américaine et de communiquer avec les fournisseurs externes, au besoin.
3. Compétences et aptitudes
- Excellente connaissance des règles de la paie canadienne et des exigences législatives applicables, notamment en matière de retenues, d'avantages imposables, d'indemnités de vacances, d'indemnités de jours fériés, de remises gouvernementales, de relevés d'emploi et d'activités de fin d'année.
- Une expérience avec Payworks est fortement souhaitée, sans être obligatoire ; une expérience avec Paychex constitue un atout.
- Grand souci du détail, précision, discrétion et excellentes aptitudes organisationnelles.
- Autonomie et capacité à travailler de façon indépendante, à cerner les problèmes et à prendre les initiatives nécessaires pour les résoudre de manière proactive.
- Capacité à identifier et à résoudre les écarts de paie et à maintenir des dossiers de paie exacts.
EXIGENCES PHYSIQUES ET MENTALES
- Exigences physiques : Le travail est effectué dans un environnement de bureau et exige un effort physique minimal.
- Mouvements requis : Travail principalement en position assise à un poste de travail, avec une utilisation prolongée d'un ordinateur.
- Exigences visuelles et auditives : Capacité à travailler de façon intensive à l'ordinateur et à examiner avec précision des renseignements détaillés relatifs à la paie.
- Exigences psychologiques : Le poste exige une grande attention aux détails, un bon jugement ainsi que la capacité à respecter des échéances récurrentes de paie tout en traitant des renseignements confidentiels.
CONDITIONS DE TRAVAIL ET DÉPLACEMENTS
- Horaire habituel : Les lundis et mardis de 8 h 30 à 17 h (15 heures par semaine). Selon les besoins de l'entreprise, la personne retenue pourrait également être appelée à travailler les jeudis de 8 h 30 à 17 h, pour un maximum de 22,5 heures par semaine.
- Lieu de travail principal : 1400, 50e Avenue, Lachine (Québec) H8T 2V3.
- Mode de travail : Le premier mois d'emploi (formation et intégration) doit être effectué en présentiel au bureau de Hardt à Lachine. Une fois la formation complétée avec succès, une formule de travail hybride pourrait être offerte, selon les besoins de l'entreprise. La personne titulaire du poste doit demeurer entièrement joignable pendant ses heures de travail et être disponible pour travailler sur place lorsque requis.
- Déplacements : 0 %
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés.
Hardt souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature. Le genre masculin est utilisé uniquement dans le but d’alléger le texte.
Pay: $27.50-$28.50 per hour
Benefits:
- Casual dress
- On-site parking
- Work from home
Ability to commute/relocate:
- Lachine, QC H8T 2V3: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Education:
- Secondary School (required)
Experience:
- Canadian payroll administration: 3 years (required)
Language:
- English (required)
- French (required)
Location:
- Lachine, QC H8T 2V3 (required)
Work Location: Hybrid remote in Lachine, QC H8T 2V3
