WHO WE ARE:
Lumenwerx, located in Ville Saint-Laurent, designs and manufactures architectural luminaires for the commercial, industrial and residential marketplace. Innovation, technology, performance and quality are our design principles. Our commitment is to provide our customers with leading-edge products and unsurpassed service.
Our employees are fundamental to our success. Our passion for product and service comes from our people, our teams and our culture.
WHAT WE ARE LOOKING FOR:
We are currently seeking an Human Resources Administrative Assistant for a maternity leave replacement. As an HR Administrative Assistant you will be the bridge between the production workers and the HR department. You will distinguish yourself by your rigor, your ability to organize your work according to the needs. Respect for confidentiality is essential. You also must have excellent communication in English and French with strong interpersonal skills. *The role requires extended hours two evenings per week, including Mondays and one other day at the employee’s convenience.
WHAT YOU WILL DO:
· Serve as the primary point of contact for production employees, responding to HR‑related inquiries and providing day‑to‑day support.
· Escalate all employee relations matters to HR Advisors as required, ensuring timely follow‑up and resolution.
· Collect, review, and process employee documentation, including vacation requests and internal job applications.
· Manage Personal Protection Equipement program (distribution and maintenance of inventory)
· Coordinate, facilitate, and support onboarding for new production employees, delivering orientation and information sessions while ensuring timely provision of tools, equipment, and a smooth introduction to the production environment.
· Support production operations by tracking absenteeism, internal movements, and workforce changes.
· Maintain and update HR records, reports, and tracking tools in accordance with company standards.
· Prepare and issue employee letters and official documentation as needed.
· Assist with factory recruitment activities, including coordination of candidates and hiring support.
· Contribute to various HR projects and initiatives, providing administrative and operational support as needed.
SKILLS AND KNOWLEDGE YOU SHOULD POSSESS:
· DEP or AEC – Secretarial studies, Administrative support or related field
· Excellent written and verbal skills in English and French
· Full proficiency in MS Office (Word; Excel; Outlook)
· Excellent organizational skills.
IN RETURN, WE OFFER YOU:
· New office, nicely design, open concept space, close to restaurants and shopping
· Flexible schedule
· Active social committee
· Free Parking, close to Cote-Vertu metro station
QUI NOUS SOMMES :
Lumenwerx, située à Ville Saint-Laurent, conçoit et fabrique des luminaires architecturaux pour le marché commercial, industriel, résidentiel et centre de soins. L'innovation, la technologie, la performance et la qualité sont nos principes de conception. Notre engagement est de fournir à nos clients des produits de pointe et un service inégalé.
Nos employés sont essentiels à notre succès. Notre passion pour le produit et le service vient de nos gens, de nos équipes et de notre culture.
CE QUE NOUS RECHERCHONS
Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) aux ressources humaines pour un remplacement de congé de maternité. À ce titre, vous serez le principal lien entre les employés de production et le département des ressources humaines.
Vous vous démarquerez par votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer efficacement vos priorités en fonction des besoins de l’entreprise. Le respect de la confidentialité est essentiel dans ce rôle. Vous devez également posséder d’excellentes aptitudes de communication en français et en anglais, ainsi que de solides compétences relationnelles.
Le poste exige des heures de travail prolongées deux soirs par semaine, incluant le lundi et un autre soir au choix de l’employé(e).
RESPONSABILITÉS
- Agir comme principal point de contact pour les employés de production, répondre aux questions liées aux ressources humaines et offrir un soutien quotidien.
- Acheminer aux conseillers RH toutes les situations relatives aux relations de travail nécessitant une intervention, en assurant un suivi rapide et efficace.
- Recueillir, vérifier et traiter divers documents des employés, notamment les demandes de vacances et les candidatures à des postes internes.
- Gérer le programme d’équipements de protection individuelle (EPI), incluant la distribution et le maintien des inventaires.
- Coordonner, animer et soutenir l’intégration des nouveaux employés de production en offrant les séances d’accueil et d’information, tout en veillant à la disponibilité des outils et équipements nécessaires ainsi qu’à une intégration harmonieuse dans l’environnement de production.
- Soutenir les opérations de production en effectuant le suivi de l’absentéisme, des mouvements internes et des changements d’effectifs.
- Maintenir à jour les dossiers RH, rapports et outils de suivi conformément aux normes de l’entreprise.
- Préparer et émettre les lettres aux employés ainsi que toute documentation officielle requise.
- Participer aux activités de recrutement en usine, notamment en coordonnant les candidatures et en soutenant le processus d’embauche.
- Contribuer à différents projets et initiatives RH en apportant un soutien administratif et opérationnel.
COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES RECHERCHÉES
- DEP ou AEC en secrétariat, soutien administratif ou dans un domaine connexe.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).
- Excellentes compétences organisationnelles.
VOS AVANTAGES :
· Nouveau bureau avec des espaces de travail collaboratifs et à proximité des restaurants et des commerces ;
· Comité social actif;
Stationnement gratuit, à proximité de la station de métro Côte-Vertu
Job Types: Full-time, Fixed term contract
Benefits:
- Casual dress
- Company events
- Dental care
- Employee assistance program
- Extended health care
- Flexible schedule
- On-site parking
- Paid time off
Ability to commute/relocate:
- Saint-Laurent, QC H4R 2C9: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)
Education:
- AEC / DEP or Skilled Trade Certificate (required)
Language:
- French (required)
- English (required)
Work Location: In person
