Relevant du superviseur de la réception, le ou la préposé(e) est au service de toute la clientèle qui vient à l’hôtel.
Le préposé à la clientèle et à la réception est chargé d'assurer la satisfaction de la clientèle interne et externe en traitant leurs demandes et besoins de manière courtoise, professionnelle et expéditive. Le préposé est également responsable de maximiser les revenus de location de chambres en appliquant des stratégies de vente incitatives afin d’atteindre les objectifs financiers du département. Il est également de la responsabilité du préposé de gérer efficacement toutes fonctions relevant de l’accueil, incluant le traitement d’appels téléphoniques, l'enregistrement et le départ des clients ainsi que de la comptabilité des comptes clients, conformément aux politiques et procédures de l'hôtel de la chaîne hôtelière Holiday Inn par IHG.
Responsabilités
Voici une liste des tâches et responsabilités essentielles du poste de préposé au service à la clientèle et à la réception. Le Holiday Inn St-Jean-sur-Richelieu Congrès, se réserve le droit de modifier les tâches et responsabilités du poste à sa discrétion.
- Suivre les politiques et procédures définies par IHG pour la chaîne Holiday Inn ;
- Maximiser les revenus et le taux d’occupation de l’hôtel en convertissant les demandes provenant de clients potentiels en réservations confirmées et garanties ;
- Se familiariser dès le début de votre quart de travail avec la disponibilité des chambres, les tarifs en vigueur ainsi que ceux affichés en ligne afin de mieux répondre aux besoins de la clientèle et de la direction d l’établissement ;
- Fournir une assistance rapide et personnalisée afin de répondre aux exigences, aux demandes et aux préoccupations des clients ;
- S'assurer que les informations exactes et opportunes sont fournies à nos clients et les informer des délais d'engagement ou des garanties de performance. Faire un suivi avec les clients après la prestation de services pour vous assurer que les problèmes / préoccupations sont résolus et ajuster les services en fonction des commentaires des clients afin d’anticiper les besoins futurs du client.
* Enregistrer avec précision tous les clients arrivant à l'hôtel conformément à la politique de crédit et d'identification ;
- Assigner les chambres selon le besoin des clients (membres IHG, groupes et demandes spéciales de la journée) ainsi que le statut des chambres selon l’entretien ménager et travaux de maintenance ;
- Communiquer aux départements concernés les détails des demandes de service aux chambres (par exemple, les demandes d'entretien ménager) et assurez-vous qu'elles sont correctement remplies ;
- Répondre aux appels téléphoniques de notre clientèle établie, potentielle ainsi que elle interne afin de créer des réservations de chambre, acheminer les appels aux personnes concernées et répondre aux besoins de l’interlocuteur ;
- Comprendre et utiliser les rapports disponibles dans Opera afin de maximiser les efforts déployés pour compléter vos tâches de manière précise et efficace ;
- Préparer les clés des clients en arrivées prévues et autres attentions telles que notées au dossier ou que vous jugez applicables ;
- S’assurer que chaque carte d'enregistrement des clients en maison sont correctement remplies et classées par numéro de chambre dans le bucket dédié à cet effet ;
- Effectuer une vérification du bucket avant chaque fin de quart de travail (numéro de chambre, nom du client, tarif(s), date de départ, initiales et signature nécessaires) ;
- Effectuer les paiements requis dès l’arrivée du client ou selon les consignes d’affranchissement des frais de séjour précisées (agence de voyage en ligne, formulaire d’autorisation au dossier, tarifs prépayés)
- Maintenir le montant de la caisse tel que fourni, assurer l’échange de devise américaine aux clients de l’hôtel ($1 pour 1$) et préparer les dépôts en espèces lorsque cela s’applique.
- Signaler les excédents et les pertes d’argent de la caisse quotidiennement à la direction ;
- Assister aux réunions du personnel, aux formations et aux séances d'orientation prévues ;
- Communiquer régulièrement avec le service d’entretien ménager afin de répondre aux demandes d’enregistrements anticipés, aux départs tardifs, aux chambres de jour, aux départs imprévus, aux séjours écourtés, aux changements de chambre et autres situations similaires ;
- Maintenir les relations de travail amicales et professionnelles afin d’adopter pleinement votre rôle de préposé au service à la clientèle et à la réception ainsi que présenter et maintenir une image positive de notre établissement (ex : éviter de discuter devant un client, dans la mesure du possible) ;
- Examiner et suivre les politiques et procédures établies, au quotidien ;
- Contrôler l’utilisation des clés maîtres conformément à la procédure établie ;
- Poster, envoyer par courriel ou télécopier tous les reçus de facturation demandés conformément à la politique de confidentialité ;
- Être responsable de l'entretien et de la propreté de votre espace de travail ainsi que de la façade du comptoir de la réception, ce qui inclut rangement et désinfection ;
- Signaler à votre superviseur immédiat toute réclamation ou problème de sécurité relatifs aux clients ou collègues qui se déroulent lors de votre quart de travail ;
- Faire des notations quotidiennes dans le rapport du quart de travail et faire le suivi au besoin ;
- Être préparé à répondre rapidement et efficacement en situation d’urgence telle qu’un incendie, un vol, une alerte à la bombe et autres exigences de sécurité, y compris la fourniture d'une assistance médicale d'urgence ;
- Se familiariser avec l'emplacement et la manière d'utiliser l'équipement d'extinction d'incendie ;
- Enregistrer et entrer tous les appels et messages de réveil dans la console téléphonique, et s’assurer qu'ils sont transmis au bon moment et à la bonne chambre ;
- Se familiariser avec les attractions et routes de la région, restaurants, magasins, etc. ;
- Connaître ou rechercher l’information reliée aux moyens de transport de la région ;
- Effectuer d'autres tâches qui peuvent être assignées par le gestionnaire / superviseur des services à la clientèle ;
- Effectuer d’autres tâches qui ont pour objectif de répondre aux besoins et excéder les attentes de notre clientèle, ce qui la fidélisera et contribuera à l’amélioration constante de la réputation de notre établissement hôtelier.
Responsabilités
Voici une liste des tâches et responsabilités essentielles du poste de préposé au service à la clientèle et à la réception. Le Holiday Inn St-Jean-sur-Richelieu Congrès, se réserve le droit de modifier les tâches et responsabilités du poste à sa discrétion.
- Suivre les politiques et procédures définies par IHG pour la chaîne Holiday Inn ;
- Maximiser les revenus et le taux d’occupation de l’hôtel en convertissant les demandes provenant de clients potentiels en réservations confirmées et garanties ;
- Se familiariser dès le début de votre quart de travail avec la disponibilité des chambres, les tarifs en vigueur ainsi que ceux affichés en ligne afin de mieux répondre aux besoins de la clientèle et de la direction d l’établissement ;
- Fournir une assistance rapide et personnalisée afin de répondre aux exigences, aux demandes et aux préoccupations des clients
- S'assurer que les informations exactes et opportunes sont fournies à nos clients et les informer des délais d'engagement ou des garanties de performance. Faire un suivi avec les clients après la prestation de services pour vous assurer que les problèmes / préoccupations sont résolus et ajuster les services en fonction des commentaires des clients afin d’anticiper les besoins futurs du client.
- Enregistrer avec précision tous les clients arrivant à l'hôtel conformément à la politique de crédit et d'identification ;
- Assigner les chambres selon le besoin des clients (membres IHG, groupes et demandes spéciales de la journée) ainsi que le statut des chambres selon l’entretien ménager et travaux de maintenance ;
- Communiquer aux départements concernés les détails des demandes de service aux chambres (par exemple, les demandes d'entretien ménager) et assurez-vous qu'elles sont correctement remplies ;
- Répondre aux appels téléphoniques de notre clientèle établie, potentielle ainsi que elle interne afin de créer des réservations de chambre, acheminer les appels aux personnes concernées et répondre aux besoins de l’interlocuteur ;
- Comprendre et utiliser les rapports disponibles dans Opera afin de maximiser les efforts déployés pour compléter vos tâches de manière précise et efficace ;
- Préparer les clés des clients en arrivées prévues et autres attentions telles que notées au dossier ou que vous jugez applicables ;
- S’assurer que chaque carte d'enregistrement des clients en maison sont correctement remplies et classées par numéro de chambre dans le bucket dédié à cet effet ;
- Effectuer une vérification du bucket avant chaque fin de quart de travail (numéro de chambre, nom du client, tarif(s), date de départ, initiales et signature nécessaires) ;
- Effectuer les paiements requis dès l’arrivée du client ou selon les consignes d’affranchissement des frais de séjour précisées (agence de voyage en ligne, formulaire d’autorisation au dossier, tarifs prépayés)
- Maintenir le montant de la caisse tel que fourni, assurer l’échange de devise américaine aux clients de l’hôtel ($1 pour 1$) et préparer les dépôts en espèces lorsque cela s’applique.
- Signaler les excédents et les pertes d’argent de la caisse quotidiennement à la direction ;
- Assister aux réunions du personnel, aux formations et aux séances d'orientation prévues ;
- Communiquer régulièrement avec le service d’entretien ménager afin de répondre aux demandes d’enregistrements anticipés, aux départs tardifs, aux chambres de jour, aux départs imprévus, aux séjours écourtés, aux changements de chambre et autres situations similaires ;
- Maintenir les relations de travail amicales et professionnelles afin d’adopter pleinement votre rôle de préposé au service à la clientèle et à la réception ainsi que présenter et maintenir une image positive de notre établissement (ex : éviter de discuter devant un client, dans la mesure du possible) ;
- Examiner et suivre les politiques et procédures établies, au quotidien ;
- Contrôler l’utilisation des clés maîtres conformément à la procédure établie ;
- Poster, envoyer par courriel ou télécopier tous les reçus de facturation demandés conformément à la politique de confidentialité ;
- Être responsable de l'entretien et de la propreté de votre espace de travail ainsi que de la façade du comptoir de la réception, ce qui inclut rangement et désinfection ;
- Signaler à votre superviseur immédiat toute réclamation ou problème de sécurité relatifs aux clients ou collègues qui se déroulent lors de votre quart de travail ;
- Faire des notations quotidiennes dans le rapport du quart de travail et faire le suivi au besoin ;
- Être préparé à répondre rapidement et efficacement en situation d’urgence telle qu’un incendie, un vol, une alerte à la bombe et autres exigences de sécurité, y compris la fourniture d'une assistance médicale d'urgence ;
- Se familiariser avec l'emplacement et la manière d'utiliser l'équipement d'extinction d'incendie ;
- Enregistrer et entrer tous les appels et messages de réveil dans la console téléphonique, et s’assurer qu'ils sont transmis au bon moment et à la bonne chambre ;
- Se familiariser avec les attractions et routes de la région, restaurants, magasins, etc. ;
- Connaître ou rechercher l’information reliée aux moyens de transport de la région ;
- Effectuer d'autres tâches qui peuvent être assignées par le gestionnaire / superviseur des services à la clientèle ;
- Effectuer d’autres tâches qui ont pour objectif de répondre aux besoins et excéder les attentes de notre clientèle, ce qui la fidélisera et contribuera à l’amélioration constante de la réputation de notre établissement hôtelier.
Type d'emploi : Temps partiel, Saisonnier
Rémunération : 22,00$ par heure
Heures prévues : au minimum 24.0 par semaine
Avantages :
- Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
- Stationnement sur place
Formation:
- École Secondaire (Souhaité)
Lieu du poste : En présentiel
