Company Overview
1 Clean Air is a dynamic and growing service company specializing in cleaning air ducts, dryer ducts, furniture, and carpets for residential, commercial, institutional, and government clients. With over 40years of experience, we are committed to quality service, innovation, and fostering a positive team environment.
Job Summary
We are seeking a detail-oriented, reliable, and personable Accounts Receivable / Accounts
Payable Clerk to join our team in a full-time, 100% in-office position. This multifaceted role handles core AR and AP functions, processes payroll, manages administrative tasks, and includes taking admin and sales-related calls. Ideal for someone who is organized with numbers, enjoys variety, and has an outgoing personality with strong people skills.
Key Responsibilities
Accounts Payable (AP)
- Receive, verify, code, and process vendor invoices accurately
- Prepare and execute payments (EFT, checks, etc.) while meeting deadlines
- Reconcile vendor statements, resolve discrepancies, and handle supplier inquiries
- Manage vendor onboarding and credit applications
- Track payment schedules to prevent late fees
Accounts Receivable (AR)
- Prepare, issue, and send customer invoices promptly
- Record and apply incoming payments (checks, EFT, credit cards)
- Monitor aging accounts, follow up on overdue balances via email/phone
- Reconcile customer accounts and prepare aging reports
- Process credit notes, refunds, and adjustments
Payroll Processing
- Collect and verify employee timesheets and payroll data
- Process bi-weekly/monthly payroll runs in QuickBooks (including calculations,
- deductions, bonuses, etc.)
- Maintain accurate employee payroll records and resolve payroll inquiries
Administrative, Customer & Sales Support
- Handle incoming and outgoing admin and sales-related calls with professionalism and enthusiasm
- Provide administrative assistance to finance/leadership (filing, document preparation,
- data entry)
- Manage petty cash and employee expense reimbursements Generate monthly reports and spreadsheets in Excel/QuickBooks
- Collaborate with other departments to verify transactions and support month-end processes
- Perform additional ad-hoc tasks as needed
Qualifications & Requirements
- College diploma (DEC) in Accounting, Business Administration, or related field (or
- equivalent experience)
- 1–3 years of experience in accounts payable, accounts receivable, and/or payroll (combined AP/AR/payroll experience strongly preferred)
- Effective on the phone with clients, vendors, and team membersessential for Quebec interactions (bilingual strongly preferred)
- Proficiency in QuickBooks (essential for payroll, AP/AR processing)
- Strong Microsoft Excel skills (pivot tables, VLOOKUP/XLOOKUP, SUMIFS, etc.)
- Excellent attention to detail, organizational abilities, and multitasking skills
- Outgoing personality and strong interpersonal skills — must be comfortable and
- Strong written and verbal communication in English (required); French proficiency
- Knowledge of Quebec payroll basics is an asset
- Reliable, proactive, and genuinely good with people
- Able to work 100% in-office at our Cantley, QC location
Aperçu de l’entreprise
1 Clean Air est une entreprise de services dynamique en pleine croissance, spécialisée dans le nettoyage de conduits d’air, de conduits de sécheuse, de meubles et de tapis pour des clients résidentiels, commerciaux, institutionnels et gouvernementaux. Forte de plus de 40 ans d’expérience, l’entreprise s’engage à offrir un service de qualité, à innover et à maintenir un environnement de travail positif.
Sommaire du poste
Nous sommes à la recherche d’un(e) commis aux comptes clients / comptes fournisseurs rigoureux(se), fiable et avenant(e) pour un poste à temps plein, 100 % en présentiel. Ce rôle polyvalent comprend les principales fonctions en comptes clients et fournisseurs, le traitement de la paie, diverses tâches administratives ainsi que la gestion d’appels administratifs et liés aux ventes. Idéal pour une personne organisée, à l’aise avec les chiffres, qui aime la diversité des tâches et possède d’excellentes habiletés relationnelles.
Responsabilités principales
Comptes fournisseurs (CF)
- Recevoir, vérifier, coder et traiter les factures fournisseurs avec exactitude
- Préparer et effectuer les paiements (TEF, chèques, etc.) en respectant les échéances
- Réconcilier les états de compte fournisseurs, résoudre les écarts et répondre aux demandes
- Gérer l’ouverture de comptes fournisseurs et les demandes de crédit
- Suivre les échéanciers de paiement afin d’éviter les frais de retard
Comptes clients (CC)
- Préparer, émettre et envoyer les factures aux clients rapidement
- Enregistrer et appliquer les paiements reçus (chèques, TEF, cartes de crédit)
- Effectuer le suivi des comptes en souffrance par courriel et téléphone
- Réconcilier les comptes clients et préparer les rapports d’ancienneté
- Traiter les notes de crédit, remboursements et ajustements
Traitement de la paie
- Recueillir et vérifier les feuilles de temps et les données de paie
- Traiter la paie aux deux semaines ou mensuellement dans QuickBooks (calculs, déductions, primes, etc.)
- Maintenir des dossiers de paie exacts et répondre aux questions des employés
Soutien administratif, service à la clientèle et ventes
- Répondre aux appels administratifs et liés aux ventes avec professionnalisme et enthousiasme
- Offrir un soutien administratif à l’équipe finance/direction (classement, préparation de documents, saisie de données)
- Gérer la petite caisse et les remboursements de dépenses des employés
- Produire des rapports mensuels et des tableaux dans Excel et QuickBooks
- Collaborer avec les autres départements pour valider les transactions et soutenir les processus de fin de mois
- Effectuer diverses tâches ponctuelles au besoin
Qualifications et exigences
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en comptabilité, administration des affaires ou domaine connexe (ou expérience équivalente)
- 1 à 3 ans d’expérience en comptes fournisseurs, comptes clients et/ou paie (expérience combinée CF/CC/paie fortement privilégiée)
- À l’aise au téléphone avec les clients, fournisseurs et collègues
- Excellentes aptitudes en communication écrite et orale en anglais (obligatoire) ; français fortement recommandé, essentiel pour les interactions au Québec
- Maîtrise de QuickBooks (essentiel pour la paie et le traitement CF/CC)
- Solides compétences en Microsoft Excel (tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV/XLOOKUP, SOMME.SI.ENS, etc.)
- Grande attention aux détails, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches
- Personnalité dynamique et excellentes habiletés interpersonnelles
- Connaissance des bases de la paie au Québec (un atout)
- Personne fiable, proactive et à l’aise avec les gens
- Capacité de travailler 100 % en présentiel à notre bureau de Cantley, QC
Pay: $45,000.00 per year
Education:
Experience:
- Accounts payable: 2 years (required)
- Accounts receivable: 2 years (required)
- Payroll: 1 year (required)
- QuickBooks: 1 year (preferred)
Language:
- English (required)
- French (required)
Work Location: In person
